Gestionar el cambio en el plan del proyecto. ¿Cómo prepararse para los cambios imprevisibles?

Es raro que los proyectos se desarrollen exactamente según el plan aprobado inicialmente. Los imprevistos suelen alterar el curso de un proyecto, lo que hace necesario un proceso estructurado para adaptarse a los cambios. Aunque gestionar los cambios en el plan del proyecto no es una tarea desalentadora, es crucial que cualquier organización disponga de un procedimiento interno de gestión de proyectos bien definido que describa este proceso.

¿Cuáles son las razones subyacentes que pueden impulsar a un proyecto a cambiar, y cuáles son los riesgos potenciales que conllevan estos cambios?

Al elaborar un plan de proyecto, el equipo hace varias suposiciones basadas en su experiencia y conocimientos. Estas suposiciones surgen de una buena comprensión del efecto que pretende tener el proyecto, su alcance y las expectativas de las partes interesadas. En esta fase se crea una carta del proyecto, que suele ser parte integrante del plan del proyecto. En los proyectos de carácter recurrente, el plan del proyecto suele ser más refinado que en los proyectos que la organización ejecuta por primera vez. Esto se debe, sin duda, a la experiencia previa de la organización. Por supuesto, cada plan de proyecto es una suposición particular de cómo queremos que salgan las cosas. Sin embargo, es imposible predecirlo todo, y a menudo no es razonable tratar de hacerlo a toda costa. Por tanto, merece la pena adoptar principios organizativos que describan la gestión de los cambios en el plan del proyecto. La necesidad de cambios puede surgir por una gran variedad de razones, bastante comunes: cambios de precios, retrasos de los proveedores, expectativas cambiantes de las partes interesadas que afectan al alcance y los resultados del proyecto, etc., o competencia insuficiente del director del proyecto.

¿Qué procesos y herramientas merece la pena implantar para que la gestión del cambio del proyecto sea eficaz?

Merece la pena gestionar los cambios en el plan del proyecto con herramientas prácticas. Sin duda, debemos ser capaces de mostrar cómo es el plan de proyecto actual, qué cambios proponemos y cómo será después del cambio. En cuanto al calendario del proyecto, los diagramas de Gantt son fundamentales para mostrar claramente las versiones actual y futura. La siguiente figura muestra el plan de proyecto actual y futuro: esta funcionalidad está disponible en el software de gestión de proyectos FlexiProject, entre otros:

En la práctica, se recomienda que la organización disponga de una solicitud especial para modificar el plan del proyecto (la llamada «Solicitud de Cambio»). Cuando un director de proyecto considere razonable solicitar un cambio en el plan del proyecto -debido a circunstancias imperiosas-, vale la pena que lo haga con una Solicitud de Cambio. En dicha solicitud, el gestor describe, por ejemplo, el motivo del cambio, las alternativas consideradas y el impacto del cambio en el calendario, el presupuesto y los objetivos y el alcance del proyecto. En la siguiente ilustración se muestra un ejemplo de solicitud de modificación del plan del proyecto:

¿Qué pasos hay que dar para prepararse ante cambios imprevisibles en el proyecto?

Especialmente en un proyecto complejo, hay que esforzarse por desarrollar el mejor plan de proyecto posible. En la práctica, esto suele ocurrir sólo a veces. Muchos equipos comienzan un proyecto con un plan deficiente. De hecho, este enfoque significa que los cambios en el plan del proyecto se producirán con bastante rapidez. Incluso con un buen plan de proyecto, merece la pena elaborar un buen registro de riesgos. Cuantos más riesgos del proyecto identifiquemos al principio, con más precisión construiremos el plan del proyecto. Muchos riesgos pueden eliminarse ya en la fase de planificación. El plan inicial del proyecto debe ser aprobado formalmente. El hecho de que un plan de proyecto deba presentarse para su aprobación te obliga a asegurarte de que es de alta calidad. De hecho, sólo algunas cosas pueden preverse. Por tanto, el calendario del proyecto y las previsiones presupuestarias deben tener en cuenta todas las nuevas circunstancias pertinentes. Cuando las previsiones se desvíen significativamente del plan actual, debe solicitarse una modificación.

¿Qué medidas deben tomarse cuando se producen cambios imprevisibles en el proyecto?

Sin duda, no todas las nuevas circunstancias de un proyecto obligarán a cambiar el plan del proyecto. Muchas circunstancias nuevas que surgen en un proyecto son riesgos o los llamados problemas del proyecto. Por tanto, merece la pena llevar un registro de los riesgos del proyecto, así como un registro de los temas. Un buen software de gestión de proyectos suele tener ambos registros. El valor añadido del registro de riesgos y problemas en la aplicación de gestión de proyectos es que todas las partes interesadas tienen una visión paralela de los mismos. Si algunos riesgos del proyecto no pueden mitigarse adecuadamente, es útil adoptar un enfoque proactivo y trazar sus efectos sobre el calendario y el presupuesto del proyecto como previsiones. Esto prepara al equipo para posibles desviaciones y les da una sensación de control. Sin duda, si estas previsiones se desvían significativamente del plan actual del proyecto y parecen inevitables, debe solicitarse una modificación del plan del proyecto.

Gestión eficaz de los cambios en el plan del proyecto

Gestionar los cambios en el plan del proyecto es fundamental en la ejecución de cualquier proyecto. Tales cambios deben estar bien justificados en la solicitud y luego ser aprobados formalmente. Sólo circunstancias imperiosas justifican un cambio en el plan del proyecto. Un buen programa de gestión de proyectos debería tener una «solicitud de cambio» preparada y la posibilidad de aprobarla formalmente.