Zarządzanie zmianami w planie projektu. Jak przygotować się na nieprzewidywalne zmiany?

Niewiele jest projektów, które są realizowane ze 100% zgodnością z początkowo zatwierdzonym planem. Ponieważ w trakcie realizacji projektu często pojawiają się nieprzewidziane zdarzenia, które istotnie wpływają na plan projektu, to potrzebny jest proces pozwalający na jego zmianę. Zarządzanie zmianami w planie projektu nie jest trudnym procesem, ale w każdej organizacji taki proces powinien być opisany w wewnętrznej procedurze zarzadzania projektami.

Jakie przyczyny mogą powodować zmiany w projekcie i jakie ryzyka są związane z ich wprowadzeniem?

Budując plan projektu, zespół projektowy przyjmuje szereg założeń. Założenia te wynikają z dobrego zrozumienia efektu, jaki ma przynieść projekt, jego zakresu oraz oczekiwań interesariuszy. Na tym etapie powstaje karta projektu, która najczęściej jest integralnym elementem planu projektu. W projektach, które mają powtarzalny charakter plan projektu, jest często bardziej dopracowany niż w projektach, które organizacja realizuje po raz pierwszy. Niewątpliwe wynika to z doświadczenia zdobytego wcześniej przez organizację. Oczywiście każdy plan projektu jest pewnym założeniem, że chcemy, aby tak potoczyła się rzeczywistość. Nie ma jednak możliwości przewidzenia wszystkiego, a często nie jest racjonalne, aby starać się za wszelką cenę to zrobić. Dlatego zdecydowanie warto przyjąć w organizacji zasady opisujące zarządzanie zmianami w planie projektu. Potrzeba zmian może wynikać z bardzo różnych przyczyn, z których dość popularnymi są: zmiany cen, opóźnienia dostawców, zmiana oczekiwań interesariuszy wpływające na zmianę zakresu i produktów projektu itp. czy też niewystarczające kompetencje kierownika projektu.

Jakie procesy i narzędzia warto wprowadzić, aby zarządzanie zmianami w projekcie było skuteczne?

Zarządzanie zmianami w planie projektu warto realizować za pomocą skutecznych narzędzi. Niewątpliwie powinniśmy mieć możliwość, aby pokazać, jak wygląda obecny plan projektu, jakie proponujemy do niego zmiany i jak będzie wyglądał po zmianie. Z pewnością, jeśli chodzi o harmonogram projektu, to czytelnym jest pokazanie jego obecnej i przyszłej wersji na wykresie Gantta. Na rysunku poniżej pokazano obecny i przyszły plan projektu – taką funkcjonalność posiada m.in. program do zarządzania projektami FlexiProject:

W praktyce rekomendowanym jest, aby w organizacji istniał specjalny wniosek o zmianę w planie projektu (tzw. “Change Request”). W momencie, kiedy kierownik projektu uznaje za zasadne ubieganie się o zmianę w planie projektu – z powodu istotnych okoliczności – warto, aby to zrobił przy pomocy change request. W takim wniosku kierownik opisuje np. powód zmiany, rozważane alternatywy, a także wpływ zmiany na harmonogram projektu, budżet projektu oraz cele i zakres projektu. Przykładowy wniosek o zmianę w planie projektu pokazano na ilustracji poniżej:

Jakie kroki należy podjąć, aby przygotować się na nieprzewidywalne zmiany w projekcie?

Szczególnie na kompleksowym projekcie należy dołożyć starań, aby opracować jak najlepszy plan projektu. W praktyce często tak się nie dzieje. Wiele zespołów rozpoczyna realizację projektu ze słabym planem. Z pewnością takie podejście powoduje, że zmiany w planie projektu pojawią się dość szybko. Nawet posiadając dobry plan projektu, warto zwrócić uwagę na opracowanie dobrego rejestru ryzyk. Im więcej ryzyk projektowych zidentyfikujemy na początku, tym dokładniej zbudujemy plan projektu. Wiele ryzyk da się wyeliminować już na etapie planowania. Ważne jest, aby początkowy plan projektu został formalnie zatwierdzony. Sam fakt, że należy przedłożyć plan projektu do akceptacji, wymusza na zadbanie o wysoką jego jakość. Z pewnością nie wszystko da się przewidzieć. Dlatego wszystkie istotne nowe okoliczności należy uwzględniać w prognozach harmonogramu i budżetu projektu. W momencie, kiedy istotnie odchylają się prognozy od aktualnego planu, należy wystąpić o zmianę planu.

Jakie działania podjąć, gdy pojawią się nieprzewidywalne zmiany w projekcie?

Bez wątpienia nie wszystkie nowe okoliczności w projekcie będą wymuszać zmianę w planie projektu. Wiele nowych okoliczności, które pojawiają się na projekcie to albo ryzyka, albo tzw. problemy projektowe (project issues). Zdecydowanie zatem warto prowadzić zarówno rejestr ryzyk projektowych, jak również rejestr problemów. Doby program do zarządzania projektami najczęściej posiada oba takie rejestry. Wartością dodaną ewidencji ryzyk i problemów w aplikacji do zarządzania projektami jest to, że wszyscy zainteresowani mają do nich równoległy wgląd. Jeżeli niektórych ryzyk projektowych nie da się odpowiednio zmitygować, to ich skutki warto nanieść na harmonogram i budżet projektu jako prognozy. Bezsprzecznie, jeżeli te prognozy istotnie odchylają się od bieżącego planu projektu i wydają się być nieuniknione, to należy wystąpić o zmianę w planie projektu.

Skuteczne zarządzanie zmianami w planie projektu

Zarządzanie zmianami w planie projektu to bardzo ważny proces w realizacji każdego projektu. Takie zmiany powinny być dobrze uzasadnione we wniosku o zmianę w następnie formalnie zatwierdzone. Tylko istotne okoliczności uzasadniają zmianę w planie projektu. Dobry program do zarządzania projektami powinien posiadać zarówno gotowy „wniosek o zmianę” jak też możliwość jego formalnej akceptacji.