Verwaltung von Änderungen im Projektplan. Wie kann man sich auf unvorhersehbare Veränderungen vorbereiten?

Es ist ein seltenes Kunststück, dass sich Projekte genau so entwickeln, wie es der ursprünglich genehmigte Plan vorsieht. Unvorhergesehene Ereignisse stören oft den Verlauf eines Projekts, so dass ein strukturierter Prozess erforderlich ist, um Änderungen berücksichtigen zu können. Die Verwaltung von Änderungen am Projektplan ist zwar keine schwierige Aufgabe, doch ist es für jede Organisation von entscheidender Bedeutung, über ein gut definiertes internes Projektmanagementverfahren zu verfügen, das diesen Prozess umreißt.

Was sind die Gründe, die ein Projekt zu Veränderungen veranlassen können, und welche potenziellen Risiken sind mit diesen Veränderungen verbunden?

Bei der Erstellung eines Projektplans geht das Team von mehreren Annahmen aus, die auf seinem Fachwissen und Verständnis basieren. Diese Annahmen ergeben sich aus einem guten Verständnis der Wirkung, die das Projekt haben soll, seines Umfangs und der Erwartungen der Beteiligten. In dieser Phase wird eine Projektcharta erstellt, die meist ein integraler Bestandteil des Projektplans ist. Bei wiederkehrenden Projekten ist der Projektplan oft ausgefeilter als bei Projekten, die die Organisation zum ersten Mal durchführt. Dies ist zweifellos auf die bisherigen Erfahrungen der Organisation zurückzuführen. Natürlich ist jeder Projektplan eine bestimmte Annahme darüber, wie wir die Dinge angehen wollen. Es ist jedoch unmöglich, alles vorherzusagen, und es ist oft unvernünftig, dies um jeden Preis zu versuchen. Daher lohnt es sich, Organisationsprinzipien zu übernehmen, die den Umgang mit Änderungen am Projektplan beschreiben. Die Notwendigkeit von Änderungen kann aus einer Vielzahl von Gründen entstehen, die recht häufig vorkommen: Preisänderungen, Verzögerungen bei Lieferanten, veränderte Erwartungen der Interessengruppen, die sich auf den Projektumfang und die Ergebnisse auswirken, usw. oder unzureichende Kompetenz des Projektmanagers.

Welche Prozesse und Tools sind es wert, implementiert zu werden, um das Änderungsmanagement von Projekten effektiv zu gestalten?

Es lohnt sich, Änderungen am Projektplan mit praktischen Tools zu verwalten. Zweifellos sollten wir in der Lage sein zu zeigen, wie der aktuelle Projektplan aussieht, welche Änderungen wir vorschlagen und wie er nach der Änderung aussehen wird. Was den Projektzeitplan betrifft, so sind Gantt-Diagramme von zentraler Bedeutung, um die aktuellen und zukünftigen Versionen klar darzustellen. Die Abbildung unten zeigt den aktuellen und den zukünftigen Projektplan – eine solche Funktion ist unter anderem in der Projektmanagement-Software FlexiProject verfügbar:

In der Praxis wird der Organisation empfohlen, einen speziellen Antrag auf eine Änderung des Projektplans zu stellen (sog. „Change Request“). Wenn ein Projektmanager es für sinnvoll hält, eine Änderung des Projektplans zu beantragen – aufgrund zwingender Umstände – lohnt es sich für ihn, dies mit einem Änderungsantrag zu tun. In einem solchen Antrag beschreibt der Manager z.B. den Grund für die Änderung, die in Betracht gezogenen Alternativen und die Auswirkungen der Änderung auf den Zeitplan, das Budget sowie die Projektziele und den Projektumfang. Ein Beispiel für einen Änderungsantrag zum Projektplan finden Sie in der folgenden Abbildung:

Welche Schritte sollten unternommen werden, um sich auf unvorhersehbare Projektänderungen vorzubereiten?

Insbesondere bei einem komplexen Projekt sollten Sie sich bemühen, den bestmöglichen Projektplan zu entwickeln. In der Praxis passiert das oft nur manchmal. Viele Teams beginnen ein Projekt mit einem schlechten Plan. Dieser Ansatz bedeutet in der Tat, dass Änderungen am Projektplan recht schnell vorgenommen werden. Auch mit einem guten Projektplan lohnt es sich, ein solides Risikoregister zu erstellen. Je mehr Projektrisiken wir von Anfang an erkennen, desto genauer können wir den Projektplan erstellen. Viele Risiken können bereits in der Planungsphase beseitigt werden. Der ursprüngliche Projektplan muss formell genehmigt werden. Die Tatsache, dass ein Projektplan zur Genehmigung vorgelegt werden muss, zwingt Sie dazu, eine hohe Qualität zu gewährleisten. In der Tat können nur einige Dinge vorhergesehen werden. Daher müssen der Projektzeitplan und die Budgetprojektionen alle relevanten neuen Umstände berücksichtigen. Wenn die Prognosen erheblich vom aktuellen Plan abweichen, sollte eine Änderung beantragt werden.

Welche Maßnahmen sollten ergriffen werden, wenn unvorhersehbare Projektänderungen auftreten?

Zweifellos erzwingen nicht alle neuen Umstände bei einem Projekt eine Änderung des Projektplans. Viele neue Umstände, die bei einem Projekt auftreten, sind entweder Risiken oder sogenannte Projektprobleme. Es lohnt sich also auf jeden Fall, ein Register der Projektrisiken sowie ein Register der Themen zu führen. Gute Projektmanagement-Software verfügt in der Regel über beide Register. Der Mehrwert des Registers der Risiken und Probleme in der Projektmanagement-Anwendung besteht darin, dass alle Beteiligten eine parallele Sicht auf sie haben. Wenn einige Projektrisiken nicht angemessen gemildert werden können, ist es hilfreich, proaktiv vorzugehen und ihre Auswirkungen auf den Projektzeitplan und das Budget als Prognosen darzustellen. Dies bereitet das Team auf mögliche Abweichungen vor und gibt ihm ein Gefühl der Kontrolle. Wenn diese Prognosen erheblich vom aktuellen Projektplan abweichen und unvermeidbar erscheinen, sollte zweifellos eine Änderung des Projektplans beantragt werden.

Effektives Management von Projektplanänderungen

Der Umgang mit Änderungen am Projektplan ist bei der Umsetzung eines jeden Projekts von entscheidender Bedeutung. Solche Änderungen sollten im Antrag gut begründet und dann formell genehmigt werden. Nur zwingende Umstände rechtfertigen eine Änderung des Projektplans. Ein gutes Projektmanagementprogramm sollte über einen vorgefertigten ‚Änderungsantrag‘ und die Möglichkeit verfügen, diesen formell zu genehmigen.