Gérer les changements dans le plan du projet. Comment se préparer à des changements imprévisibles ?

Il est rare que les projets se déroulent exactement selon le plan initialement approuvé. Des événements imprévus perturbent souvent le déroulement d’un projet, ce qui nécessite un processus structuré pour s’adapter aux changements. Si la gestion des modifications apportées au plan du projet n’est pas une tâche insurmontable, il est essentiel pour toute organisation de disposer d’une procédure interne de gestion de projet bien définie qui décrit ce processus.

Quelles sont les raisons sous-jacentes qui peuvent inciter un projet à changer et quels sont les risques potentiels liés à ces changements ?

Lors de l’élaboration d’un plan de projet, l’équipe émet plusieurs hypothèses fondées sur son expertise et sa compréhension. Ces hypothèses découlent d’une bonne compréhension de l’effet que le projet est censé avoir, de sa portée et des attentes des parties prenantes. Une charte de projet est créée à ce stade, qui fait le plus souvent partie intégrante du plan de projet. Dans les projets récurrents, le plan de projet est souvent plus précis que dans les projets que l’organisation met en œuvre pour la première fois. Cela est sans doute dû à l’expérience antérieure de l’organisation. Bien entendu, chaque plan de projet est une hypothèse particulière sur la façon dont nous voulons que les choses se passent. Cependant, il est impossible de tout prévoir et il est souvent déraisonnable d’essayer de le faire à tout prix. Il est donc utile d’adopter des principes organisationnels qui décrivent la gestion des modifications apportées au plan du projet. La nécessité d’apporter des modifications peut résulter d’une grande variété de raisons, assez courantes : changements de prix, retards des fournisseurs, évolution des attentes des parties prenantes affectant la portée du projet et les produits à livrer, etc. ou compétences insuffisantes du gestionnaire de projet.

Quels sont les processus et les outils qui méritent d'être mis en œuvre pour rendre la gestion du changement efficace ?

La gestion des modifications apportées au plan du projet vaut la peine d’être réalisée à l’aide d’outils pratiques. Il ne fait aucun doute que nous devrions être en mesure de montrer à quoi ressemble le plan du projet actuel, quelles sont les modifications que nous proposons et à quoi il ressemblera après les changements. En ce qui concerne le calendrier du projet, les diagrammes de Gantt sont essentiels pour montrer clairement les versions actuelles et futures. La figure ci-dessous montre le plan du projet actuel et futur – une telle fonctionnalité est disponible dans le logiciel de gestion de projet FlexiProject, entre autres :

Dans la pratique, il est recommandé à l’organisation d’introduire une demande spéciale de modification du plan du projet (appelée « demande de modification »). Lorsqu’un chef de projet estime qu’il est raisonnable de demander une modification du plan du projet – en raison de circonstances impérieuses – il est utile qu’il le fasse par le biais d’une demande de modification. Dans une telle demande, le gestionnaire décrit, par exemple, la raison du changement, les alternatives envisagées et l’impact du changement sur le calendrier, le budget, les objectifs et la portée du projet. L’illustration ci-dessous présente un exemple de demande de modification du plan du projet :

Quelles sont les mesures à prendre pour se préparer à des changements imprévisibles dans le cadre d'un projet ?

En particulier dans le cas d’un projet complexe, il convient de s’efforcer d’élaborer le meilleur plan de projet possible. Dans la pratique, cela ne se produit souvent qu’à l’occasion. De nombreuses équipes démarrent un projet avec un mauvais plan. En effet, cette approche signifie que des changements seront apportés assez rapidement au plan du projet. Même avec un bon plan de projet, il vaut la peine d’élaborer un registre des risques solide. Plus nous identifierons de risques dès le départ, plus nous serons en mesure d’élaborer le plan du projet avec précision. De nombreux risques peuvent déjà être éliminés au stade de la planification. Le plan initial du projet doit être formellement approuvé. Le fait qu’un plan de projet doive être soumis pour approbation vous oblige à vous assurer de sa qualité. En effet, seules certaines choses peuvent être prévues. Par conséquent, le calendrier du projet et les projections budgétaires doivent tenir compte de toutes les nouvelles circonstances pertinentes. Lorsque les prévisions s’écartent sensiblement du plan actuel, une modification doit être demandée.

Quelles sont les mesures à prendre lorsque des changements imprévisibles interviennent dans le cadre d'un projet ?

Il ne fait aucun doute que toutes les nouvelles circonstances relatives à un projet n’obligent pas à modifier le plan du projet. De nombreuses circonstances nouvelles qui surviennent dans le cadre d’un projet sont soit des risques, soit ce que l’on appelle des problèmes liés au projet. Il est donc tout à fait utile de tenir un registre des risques du projet ainsi qu’un registre des thèmes. Un bon logiciel de gestion de projet possède généralement les deux registres. La valeur ajoutée du registre des risques et des problèmes dans l’application de gestion de projet est que toutes les parties prenantes en ont une vision parallèle. Si certains risques ne peuvent pas être atténués de manière adéquate, il est utile d’adopter une approche proactive et de prévoir leurs effets sur le calendrier et le budget du projet. Cela prépare l’équipe à d’éventuels écarts et lui donne un sentiment de contrôle. Incontestablement, si ces prévisions s’écartent sensiblement du plan de projet actuel et semblent inévitables, une modification du plan de projet doit être demandée.

Gestion efficace des modifications du plan de projet

La gestion des modifications apportées au plan du projet est essentielle à la mise en œuvre de tout projet. De telles modifications doivent être bien justifiées dans la demande, puis formellement approuvées. Seules des circonstances impérieuses justifient une modification du plan du projet. Un bon programme de gestion de projet doit disposer d’une « demande de changement » prête à l’emploi et de la possibilité de l’approuver formellement.