Gestionarea schimbărilor în planul de proiect. Cum să vă pregătiți pentru schimbări imprevizibile?

Este o performanță rară ca proiectele să se desfășoare exact conform planului aprobat inițial. Evenimentele neprevăzute perturbă adesea cursul unui proiect, necesitând un proces structurat pentru a se adapta schimbărilor. Deși gestionarea modificărilor aduse planului de proiect nu este o sarcină descurajantă, este esențial ca orice organizație să aibă o procedură internă de gestionare a proiectelor bine definită, care să contureze acest proces.

Care sunt motivele de bază care pot determina un proiect să se schimbe și care sunt riscurile potențiale care însoțesc aceste schimbări?

Atunci când elaborează un plan de proiect, echipa face mai multe presupuneri bazate pe expertiza și înțelegerea sa. Aceste ipoteze rezultă dintr-o bună înțelegere a efectului pe care se dorește să îl aibă proiectul, a domeniului său de aplicare și a așteptărilor părților interesate. În această etapă se creează o cartă a proiectului, care este cel mai adesea o parte integrantă a planului de proiect. În cazul proiectelor cu o natură recurentă, planul de proiect este adesea mai rafinat decât în cazul proiectelor pe care organizația le implementează pentru prima dată. Acest lucru se datorează, fără îndoială, experienței anterioare a organizației. Desigur, fiecare plan de proiect este o presupunere particulară a modului în care dorim să se desfășoare lucrurile. Cu toate acestea, este imposibil să prezici totul și este adesea nerezonabil să încerci să faci acest lucru cu orice preț. Prin urmare, merită să adoptați principii organizaționale care descriu gestionarea modificărilor aduse planului de proiect. Nevoia de modificări poate apărea dintr-o mare varietate de motive, destul de comune: modificări de preț, întârzieri ale furnizorilor, schimbarea așteptărilor părților interesate care afectează domeniul de aplicare și rezultatele proiectului etc., sau competența insuficientă a managerului de proiect.

Ce procese și instrumente merită implementate pentru a eficientiza managementul schimbării în cadrul proiectului?

Gestionarea modificărilor aduse planului de proiect merită făcută cu instrumente practice. Fără îndoială, ar trebui să fim capabili să arătăm cum arată planul actual al proiectului, ce modificări propunem și cum va arăta acesta după modificare. În ceea ce privește calendarul proiectului, diagramele Gantt sunt esențiale pentru prezentarea clară a versiunilor curente și viitoare. Figura de mai jos arată planul actual și viitorul proiectului – o astfel de funcționalitate este disponibilă, printre altele, în software-ul de gestionare a proiectelor FlexiProject:

În practică, organizației i se recomandă să aibă o cerere specială de modificare a planului de proiect (așa-numita „cerere de modificare”). Atunci când un manager de proiect consideră că este rezonabil să solicite o modificare a planului de proiect – din cauza unor circumstanțe imperioase – merită să facă acest lucru prin intermediul unei cereri de modificare. Într-o astfel de cerere, managerul descrie, de exemplu, motivul schimbării, alternativele luate în considerare și impactul schimbării asupra calendarului, bugetului, obiectivelor și domeniului de aplicare al proiectului. Un exemplu de cerere de modificare a planului de proiect este prezentat în ilustrația de mai jos:

Ce măsuri ar trebui luate pentru a vă pregăti pentru schimbările imprevizibile ale proiectului?

Mai ales în cazul unui proiect complex, trebuie depuse eforturi pentru a elabora cel mai bun plan de proiect posibil. În practică, acest lucru se întâmplă adesea doar uneori. Multe echipe încep un proiect cu un plan slab. Într-adevăr, această abordare înseamnă că modificările la planul proiectului vor apărea destul de rapid. Chiar și cu un plan de proiect bun, merită să dezvoltați un registru de riscuri solid. Cu cât identificăm mai multe riscuri ale proiectului de la început, cu atât mai precis vom construi planul de proiect. Multe riscuri pot fi eliminate încă din etapa de planificare. Planul inițial al proiectului trebuie să fie aprobat în mod oficial. Faptul că un plan de proiect trebuie să fie supus aprobării vă obligă să vă asigurați că acesta este de înaltă calitate. Într-adevăr, doar unele lucruri pot fi prevăzute. Prin urmare, calendarul proiectului și proiecțiile bugetare trebuie să ia în considerare toate circumstanțele noi relevante. Atunci când previziunile deviază semnificativ de la planul actual, trebuie solicitată o modificare.

Ce măsuri trebuie luate atunci când apar modificări imprevizibile ale proiectului?

Fără îndoială, nu toate circumstanțele noi dintr-un proiect vor impune o modificare a planului proiectului. Multe circumstanțe noi care apar în cadrul unui proiect sunt fie riscuri, fie așa-numitele probleme ale proiectului. Prin urmare, merită cu siguranță să țineți un registru al riscurilor proiectului, precum și un registru al subiectelor. Un software bun de gestionare a proiectelor are de obicei ambele registre. Valoarea adăugată a registrului de riscuri și probleme din aplicația de gestionare a proiectelor constă în faptul că toate părțile interesate au o viziune paralelă asupra acestora. În cazul în care unele riscuri ale proiectului nu pot fi atenuate în mod adecvat, este util să se adopte o abordare proactivă și să se traseze efectele acestora asupra calendarului și bugetului proiectului ca previziuni. Acest lucru pregătește echipa pentru eventualele abateri și îi dă un sentiment de control. Fără îndoială, dacă aceste previziuni deviază semnificativ de la planul actual al proiectului și par inevitabile, ar trebui solicitată o modificare a planului proiectului.

Gestionarea eficientă a modificărilor planului de proiect

Gestionarea modificărilor aduse planului de proiect este esențială în implementarea oricărui proiect. Astfel de modificări ar trebui să fie bine justificate în cerere și apoi aprobate în mod oficial. Numai circumstanțele imperioase justifică o modificare a planului de proiect. Un program bun de gestionare a proiectelor ar trebui să aibă o „cerere de modificare” gata pregătită și capacitatea de a o aproba în mod oficial.