Változások kezelése a projekttervben. Hogyan készüljünk fel a kiszámíthatatlan változásokra?

Ritkán fordul elő, hogy a projektek pontosan az eredetileg jóváhagyott terv szerint alakulnak. Az előre nem látható események gyakran megzavarják a projekt menetét, ami strukturált folyamatot tesz szükségessé a változásokhoz való alkalmazkodáshoz. Bár a projektterv módosításainak kezelése nem ijesztő feladat, minden szervezet számára létfontosságú, hogy rendelkezzen egy jól meghatározott belső projektmenedzsment eljárással, amely felvázolja ezt a folyamatot.

Melyek azok a mögöttes okok, amelyek egy projektet változtatásra késztethetnek, és milyen lehetséges kockázatokkal járhatnak ezek a változtatások?

A projektterv készítésekor a csapat számos feltételezést tesz a szakértelmére és a megértésére alapozva. Ezek a feltételezések a projekt tervezett hatásának, hatókörének és az érdekelt felek elvárásainak megfelelő megértéséből fakadnak. Ebben a szakaszban készül el a projekt charta, amely a legtöbbször a projektterv szerves részét képezi. A visszatérő jellegű projektek esetében a projektterv gyakran finomabb, mint azoknál a projekteknél, amelyeket a szervezet először hajt végre. Ez kétségtelenül a szervezet korábbi tapasztalatainak köszönhető. Természetesen minden projektterv egy konkrét feltételezés arról, hogy hogyan szeretnénk, hogy a dolgok hogyan alakuljanak. Azonban lehetetlen mindent előre jelezni, és gyakran ésszerűtlen mindenáron erre törekedni. Ezért érdemes olyan szervezési elveket elfogadni, amelyek leírják a projektterv módosításainak kezelését. A módosítások szükségessége a legkülönbözőbb okok miatt merülhet fel, amelyek meglehetősen gyakoriak: árváltozások, beszállítói késedelmek, az érdekelt felek változó elvárásai, amelyek hatással vannak a projekt hatókörére és a teljesítendő feladatokra stb., vagy a projektmenedzser elégtelen kompetenciája.

Milyen folyamatokat és eszközöket érdemes bevezetni, hogy a projektváltozások kezelése hatékony legyen?

A projektterv módosításainak kezelését érdemes gyakorlati eszközökkel végezni. Kétségtelen, hogy meg kell tudnunk mutatni, hogyan néz ki a jelenlegi projektterv, milyen változtatásokat javasolunk, és hogyan fog kinézni a változtatás után. Ami a projekt ütemezését illeti, a Gantt-diagramok kulcsfontosságúak a jelenlegi és a jövőbeli verziók egyértelmű bemutatásában. Az alábbi ábra a jelenlegi és a jövőbeli projekttervet mutatja – ilyen funkció többek között a FlexiProject projektmenedzsment szoftverben is rendelkezésre áll:

A gyakorlatban a szervezetnek ajánlott a projektterv módosítására külön kérvényt benyújtani (ún. „Change Request”). Ha egy projektvezető úgy ítéli meg, hogy indokolt a projektterv módosítását kérni – kényszerítő körülmények miatt -, akkor ezt érdemes egy Változtatási kérelemmel megtennie. Egy ilyen kérelemben a menedzser leírja például a változtatás okát, a figyelembe vett alternatívákat, valamint a változtatás hatását a projekt ütemtervére, költségvetésére, céljaira és hatókörére. Az alábbi ábrán egy példa látható a projektterv módosítási kérelmére:

Milyen lépéseket kell tenni az előre nem látható projektváltozásokra való felkészülés érdekében?

Különösen egy összetett projekt esetében a lehető legjobb projektterv kidolgozására kell törekedni. A gyakorlatban ez gyakran csak néha fordul elő. Sok csapat rossz tervvel kezdi a projektet. Ez a megközelítés azt jelenti, hogy a projekttervben meglehetősen gyorsan történnek változások. Még egy jó projektterv esetén is érdemes kidolgozni egy megbízható kockázati nyilvántartást. Minél több projektkockázatot azonosítunk a kezdet kezdetén, annál pontosabban fogjuk felépíteni a projekttervet. Sok kockázat már a tervezési szakaszban kiküszöbölhető. Az eredeti projekttervet hivatalosan jóvá kell hagyni. Az a tény, hogy a projekttervet jóváhagyásra kell benyújtani, arra kényszeríti Önt, hogy biztosítsa annak magas minőségét. Valójában csak néhány dolgot lehet előre látni. Ezért a projekt ütemtervének és költségvetési előrejelzéseinek figyelembe kell venniük minden releváns új körülményt. Ha az előrejelzések jelentősen eltérnek a jelenlegi tervtől, akkor módosítást kell kérni.

Milyen lépéseket kell tenni, ha előre nem látható projektváltozások következnek be?

Kétségtelen, hogy nem minden új körülmény kényszeríti ki a projektterv módosítását. A projekt során felmerülő számos új körülmény vagy kockázat, vagy úgynevezett projektprobléma. Ezért mindenképpen érdemes nyilvántartást vezetni a projektkockázatokról, valamint a témákról. A jó projektmenedzsment szoftver általában mindkét regiszterrel rendelkezik. A projektmenedzsment alkalmazásban a kockázatok és problémák nyilvántartásának hozzáadott értéke az, hogy minden érdekelt fél párhuzamos képet kap róluk. Ha egyes projektkockázatokat nem lehet megfelelően csökkenteni, akkor hasznos, ha proaktív megközelítést alkalmazunk, és előrejelzésként megrajzoljuk a projekt ütemtervére és költségvetésére gyakorolt hatásukat. Ez felkészíti a csapatot az esetleges eltérésekre, és a kontroll érzetét kelti bennük. Kétségtelen, hogy ha ezek az előrejelzések jelentősen eltérnek a jelenlegi projekttervtől, és elkerülhetetlennek tűnnek, akkor a projektterv módosítását kell kérni.

A projektterv módosításainak hatékony kezelése

A projektterv módosításainak kezelése kritikus fontosságú bármely projekt megvalósítása során. Az ilyen változtatásokat a kérelemben jól meg kell indokolni, majd hivatalosan jóvá kell hagyni. Csak kényszerítő körülmények indokolják a projektterv módosítását. Egy jó projektmenedzsment programnak rendelkeznie kell egy kész „módosítási kérelemmel”, és annak formális jóváhagyásának lehetőségével.