5 melhores softwares de gestão de projectos

Os Gabinetes de Gestão de Projectos (PMO) estão a ser criados num número crescente de organizações e empresas. Este tipo de unidade está normalmente presente nas organizações quando estas implementam muitos projectos complexos em simultâneo e se tornam cada vez mais importantes para atingir os objectivos comerciais da organização. No resto deste artigo, apresentaremos os 5 principais programas de software para um gabinete de gestão de projectos que podem melhorar significativamente o trabalho do PMO, melhorar a coordenação da equipa e contribuir para alcançar mais eficazmente os objectivos estabelecidos. Com o software certo, os gabinetes de gestão de projectos podem monitorizar melhor o progresso do trabalho, gerir recursos e minimizar os riscos do projeto.

1. FlexiProject

O FlexiProject é uma ferramenta abrangente de gestão de projectos e portfólios. A aplicação reúne funcionalidades úteis para o gestor de projeto, os membros da equipa de projeto, o PMO e a direção da empresa. O FlexiProject permite-te gerir projectos a um nível operacional e estratégico. As funcionalidades particularmente úteis para os PMO incluem a criação de modelos de projectos (juntamente com uma base de conhecimentos de modelos de documentos de projectos, melhores práticas, uma base de dados de potenciais riscos e itens de custo), um módulo flexível de geração de relatórios, relatórios automáticos de projectos que permitem a apresentação de relatórios de estado aos comités de direção, gestão da empresa, gestão do orçamento do projeto e gestão avançada de recursos. Neste sistema existe um módulo de pontuação para selecionar objetivamente as melhores ideias de projectos, um módulo para ligar objectivos estratégicos a projectos e KPIs, e existe a capacidade de construir caminhos de aprovação arbitrários. A gestão de carteiras de projectos e a criação de análises hipotéticas tornam este software muito útil para PMOs. O modelo de licenciamento atrativo funciona bem para muitas organizações.

2. Projeto Genius

O Genius Project é um dos mais antigos sistemas de gestão de projectos e portfólios ainda em desenvolvimento. A ferramenta permite-nos criar tarefas de projeto e acompanhá-las num gráfico de Gantt, entre outras coisas. Uma grande vantagem da ferramenta é a funcionalidade de orçamentação de projectos. Como um sistema raro, também pode criar e atribuir riscos e problemas aos projectos. O GeniusProject também dispõe de uma vasta capacidade de elaboração de relatórios, graças aos quais podemos mostrar a situação dos projectos de forma fácil e agradável. Estão também disponíveis numerosas integrações, graças às quais podemos descarregar ou enviar informações para outros sistemas. Devido às suas amplas capacidades, a aplicação será perfeita para o Project Management Office.

3. Planview

4. Formiga azul

O Blue Ant é um programa abrangente de gestão de projectos e carteiras. Oferece muitas possibilidades para uma configuração do sistema, que pode ser muito extensa e, portanto, não totalmente intuitiva. O sistema dispõe de um módulo para o calendário, o orçamento, os riscos do projeto, a gestão dos recursos e a gestão da carteira de projectos. Oferece, portanto, um conjunto completo de ferramentas para gerir projectos e carteiras de projectos nas empresas. O sistema pode ser utilizado por equipas de projeto, gestores de projeto, pessoal do gabinete de gestão de projectos e executivos da empresa. A capacidade de informar sobre a evolução dos projectos na empresa é uma caraterística muito vantajosa do ponto de vista do gabinete de gestão de projectos e da direção da empresa.

5. Smartsheet

O Smartsheet é um poderoso programa de gestão de projectos e portfólios. A ferramenta dispõe de um vasto conjunto de vistas que mostram os fluxos de trabalho, incluindo quadros Gantt e Kanban. A ferramenta também se distingue pela sua flexibilidade, para que a possas adaptar às tuas necessidades. Uma grande vantagem é a funcionalidade disponível de orçamentação de projectos e de acompanhamento de recursos. Estas duas características estão frequentemente ausentes de muitos sistemas de gestão de projectos. O Smartsheet também fornece extensas capacidades de criação de relatórios para que possamos ter rapidamente uma ideia da situação do projeto da empresa. Os portfólios de projectos também estão disponíveis na ferramenta, o que nos ajudará a ver a situação dos projectos sem entrar em pormenores.

Porquê escolher uma ferramenta do Gabinete de Gestão de Projectos?

A criação de um PMO é, na maioria das vezes, uma resposta a uma necessidade específica: por exemplo, quando uma empresa começa a implementar uma dúzia ou mais de projectos extensos durante o ano e começa a notar problemas relacionados com a eficiência da sua implementação, como atrasos ou falta de recursos. Alguns projectos têm um plano detalhado definido e outros não; alguns têm também um âmbito preciso e objectivos comerciais claramente definidos e outros definem-no de uma forma bastante concisa; alguns gestores de projectos realizam reuniões de arranque e outros avançam “de imediato”, etc. Consequentemente, um número crescente de projectos apresenta resultados insatisfatórios e muitos deles excedem significativamente o prazo. Torna-se então evidente que a empresa reconhece a necessidade de implementar uma ferramenta que normalize a gestão de projectos, automatize processos repetitivos, controle recursos e, simultaneamente, seja uma fonte de relatórios de progresso para o Conselho de Administração.

O que deves considerar ao escolher uma ferramenta deste tipo, tendo em conta as muitas soluções disponíveis no mercado?

É essencial concentrar-se nas funcionalidades que satisfazem as tuas necessidades e considerar se o sistema é intuitivo, escalável e capaz de crescer com a tua organização. Além disso, verifica se pode ser integrado com outras ferramentas utilizadas na tua empresa. Esperamos que esta classificação das soluções de apoio PMO comprovadas o ajude a escolher o sistema certo.