Gestione dei cambiamenti nel piano di progetto. Come prepararsi a cambiamenti imprevedibili?

È raro che i progetti si svolgano esattamente secondo il piano inizialmente approvato. Gli eventi imprevisti spesso sconvolgono il corso di un progetto, rendendo necessario un processo strutturato per accogliere i cambiamenti. Anche se la gestione delle modifiche al piano di progetto non è un compito scoraggiante, è fondamentale per qualsiasi organizzazione avere una procedura interna di gestione del progetto ben definita che delinei questo processo.

Quali sono le ragioni di fondo che possono spingere un progetto a cambiare e quali sono i rischi potenziali che derivano da questi cambiamenti?

Quando costruisce un piano di progetto, il team fa diverse ipotesi basate sulla propria esperienza e comprensione. Queste ipotesi derivano da una buona comprensione dell’effetto che il progetto è destinato ad avere, della sua portata e delle aspettative degli stakeholder. In questa fase viene creata una carta del progetto, che nella maggior parte dei casi è parte integrante del piano del progetto. Nei progetti di natura ricorrente, il piano di progetto è spesso più raffinato rispetto ai progetti che l’organizzazione realizza per la prima volta. Questo è senza dubbio dovuto all’esperienza precedente dell’organizzazione. Naturalmente, ogni piano di progetto è una particolare ipotesi di come vogliamo che le cose vadano. Tuttavia, è impossibile prevedere tutto e spesso è irragionevole cercare di farlo a tutti i costi. Pertanto, vale la pena adottare principi organizzativi che descrivano la gestione delle modifiche al piano di progetto. La necessità di apportare modifiche può sorgere per un’ampia varietà di motivi, piuttosto comuni: variazioni di prezzo, ritardi dei fornitori, cambiamento delle aspettative degli stakeholder che influiscono sull’ambito del progetto e sui risultati da raggiungere, ecc.

Quali sono i processi e gli strumenti da implementare per rendere efficace la gestione del cambiamento del progetto?

Gestire le modifiche al piano di progetto è un’operazione che vale la pena fare con strumenti pratici. Indubbiamente, dovremmo essere in grado di mostrare l’aspetto del piano di progetto attuale, le modifiche che proponiamo e l’aspetto che assumerà dopo la modifica. Per quanto riguarda la pianificazione del progetto, i diagrammi di Gantt sono fondamentali per mostrare chiaramente le versioni attuali e future. La figura sottostante mostra il piano di progetto attuale e futuro – questa funzionalità è disponibile, tra l’altro, nel software di gestione dei progetti FlexiProject:

In pratica, si raccomanda all’organizzazione di presentare una richiesta speciale di modifica del piano di progetto (la cosiddetta “Richiesta di modifica”). Quando un project manager ritiene ragionevole richiedere una modifica del piano di progetto, a causa di circostanze impellenti, è opportuno che lo faccia con una Richiesta di Cambiamento. In tale richiesta, il manager descrive, ad esempio, il motivo della modifica, le alternative prese in considerazione e l’impatto della modifica sulla tempistica, sul budget, sugli obiettivi e sullo scopo del progetto. Un esempio di richiesta di modifica al piano del progetto è mostrato nell’illustrazione seguente:

Quali sono le misure da adottare per prepararsi a cambiamenti imprevedibili del progetto?

Soprattutto in un progetto complesso, è necessario impegnarsi per sviluppare il miglior piano di progetto possibile. In pratica, questo accade solo a volte. Molti team iniziano un progetto con un piano scadente. In effetti, questo approccio significa che le modifiche al piano del progetto avverranno piuttosto rapidamente. Anche con un buon piano di progetto, vale la pena sviluppare un valido registro dei rischi. Più rischi di progetto identifichiamo all’inizio, più accuratamente costruiremo il piano di progetto. Molti rischi possono essere eliminati già in fase di pianificazione. Il piano iniziale del progetto deve essere approvato formalmente. Il fatto che un piano di progetto debba essere presentato per l’approvazione ti obbliga a garantire che sia di alta qualità. In effetti, solo alcune cose possono essere previste. Pertanto, le proiezioni del calendario e del budget del progetto devono tenere conto di tutte le nuove circostanze rilevanti. Quando le previsioni si discostano in modo significativo dal piano attuale, è necessario richiedere una modifica.

Quali sono le azioni da intraprendere quando si verificano cambiamenti imprevedibili nel progetto?

Indubbiamente, non tutte le nuove circostanze di un progetto costringeranno a modificare il piano del progetto. Molte nuove circostanze che si presentano in un progetto sono rischi o cosiddetti problemi del progetto. Vale quindi la pena di tenere un registro dei rischi del progetto e un registro degli argomenti. Un buon software di gestione dei progetti di solito dispone di entrambi i registri. Il valore aggiunto del registro dei rischi e dei problemi nell’applicazione di gestione del progetto è che tutti gli stakeholder ne hanno una visione parallela. Se alcuni rischi del progetto non possono essere adeguatamente mitigati, è utile adottare un approccio proattivo e tracciare i loro effetti sul calendario e sul budget del progetto come previsioni. Questo prepara il team a potenziali deviazioni e gli dà un senso di controllo. Indubbiamente, se queste previsioni si discostano in modo significativo dall’attuale piano del progetto e sembrano inevitabili, è necessario richiedere una modifica al piano del progetto.

Gestione efficace delle modifiche al piano di progetto

La gestione delle modifiche al piano di progetto è fondamentale per l’attuazione di qualsiasi progetto. Tali modifiche devono essere ben giustificate nella richiesta e quindi approvate formalmente. Solo le circostanze più importanti giustificano una modifica al piano del progetto. Un buon programma di gestione del progetto dovrebbe avere una “richiesta di modifica” già pronta e la possibilità di approvarla formalmente.