Řízení změn v plánu projektu. Jak se připravit na nepředvídatelné změny?

Jen zřídka se stává, že by se projekty vyvíjely přesně podle původně schváleného plánu. Průběh projektu často naruší nepředvídané události, což vyžaduje strukturovaný proces pro přizpůsobení se změnám. Přestože řízení změn v plánu projektu není náročný úkol, je pro každou organizaci zásadní, aby měla dobře definovaný interní postup řízení projektů, který tento proces popisuje.

Jaké jsou základní důvody, které mohou vést ke změně projektu, a jaká jsou potenciální rizika, která jsou s těmito změnami spojena?

Při sestavování plánu projektu tým vychází z několika předpokladů založených na jeho odborných znalostech a porozumění. Tyto předpoklady vycházejí z dobrého pochopení zamýšleného účinku projektu, jeho rozsahu a očekávání zúčastněných stran. V této fázi se vytváří projektová charta, která je nejčastěji nedílnou součástí plánu projektu. U projektů, které se opakují, je plán projektu často propracovanější než u projektů, které organizace realizuje poprvé. To je nepochybně dáno předchozími zkušenostmi organizace. Každý projektový plán je samozřejmě určitým předpokladem toho, jak chceme, aby věci dopadly. Není však možné předvídat vše a často je nerozumné se o to snažit za každou cenu. Proto je vhodné přijmout organizační zásady, které popisují řízení změn v plánu projektu. Potřeba změn může vzniknout z nejrůznějších důvodů, které jsou zcela běžné: změny cen, zpoždění dodavatelů, měnící se očekávání zainteresovaných stran ovlivňující rozsah projektu a jeho výstupy atd. nebo nedostatečné kompetence projektového manažera.

Jaké procesy a nástroje je vhodné zavést, aby bylo řízení změn v projektu efektivní?

Řízení změn v plánu projektu se vyplatí provádět pomocí praktických nástrojů. Nepochybně bychom měli být schopni ukázat, jak vypadá současný plán projektu, jaké změny navrhujeme a jak bude vypadat po změně. Pokud jde o harmonogram projektu, Ganttovy grafy jsou klíčové pro přehledné zobrazení aktuální a budoucí verze. Na obrázku níže je zobrazen aktuální a budoucí plán projektu – tato funkce je k dispozici mimo jiné v softwaru pro řízení projektů FlexiProject:

V praxi se doporučuje, aby organizace měla zvláštní žádost o změnu v plánu projektu (tzv. „žádost o změnu“). Pokud projektový manažer považuje za rozumné požádat o změnu v plánu projektu – z důvodu závažných okolností – je vhodné, aby tak učinil prostřednictvím žádosti o změnu. V takové žádosti manažer například popíše důvod změny, zvažované alternativy a dopad změny na harmonogram projektu, rozpočet a cíle a rozsah projektu. Příklad žádosti o změnu plánu projektu je uveden na obrázku níže:

Jaké kroky je třeba podniknout, abyste se připravili na nepředvídatelné změny projektu?

Zejména u složitých projektů je třeba usilovat o vytvoření co nejlepšího plánu projektu. V praxi se to často stává jen někdy. Mnoho týmů zahajuje projekt se špatným plánem. Tento přístup totiž znamená, že ke změnám v plánu projektu dojde poměrně rychle. I s dobrým projektovým plánem je vhodné vytvořit řádný registr rizik. Čím více rizik projektu na začátku identifikujeme, tím přesněji sestavíme plán projektu. Mnohá rizika lze eliminovat již ve fázi plánování. Počáteční plán projektu musí být formálně schválen. Skutečnost, že projektový plán musí být předložen ke schválení, vás nutí zajistit jeho vysokou kvalitu. Předvídat lze skutečně jen některé věci. Harmonogram projektu a rozpočtové projekce proto musí zohlednit všechny nové relevantní okolnosti. Pokud se prognózy výrazně odchylují od stávajícího plánu, je třeba požádat o změnu.

Jaká opatření je třeba přijmout, když dojde k nepředvídatelným změnám projektu?

Ne všechny nové okolnosti projektu si nepochybně vynutí změnu plánu projektu. Mnoho nových okolností, které se v projektu objeví, jsou buď rizika, nebo tzv. problémy projektu. Rozhodně se tedy vyplatí vést si registr projektových rizik a také registr námětů. Dobrý software pro řízení projektů má obvykle oba registry. Přidanou hodnotou registru rizik a problémů v aplikaci pro řízení projektu je, že všechny zúčastněné strany mají na ně paralelní pohled. Pokud některá rizika projektu nelze dostatečně zmírnit, je užitečné zaujmout proaktivní přístup a zakreslit jejich dopady na harmonogram a rozpočet projektu jako prognózy. Tým se tak připraví na případné odchylky a získá pocit kontroly. Pokud se tyto prognózy výrazně odchylují od stávajícího plánu projektu a zdají se být nevyhnutelné, je nepochybně třeba požádat o změnu plánu projektu.

Efektivní řízení změn plánu projektu

Řízení změn v plánu projektu je při realizaci každého projektu velmi důležité. Tyto změny by měly být v žádosti dobře odůvodněny a poté formálně schváleny. Změnu plánu projektu odůvodňují pouze závažné okolnosti. Dobrý program řízení projektů by měl mít připravenou „žádost o změnu“ a možnost ji formálně schválit.