Como criar um calendário de projeto? Aprende com um exemplo prático!

O calendário é a base para a execução de qualquer projeto. Nem todos os calendários são apresentados num diagrama de Gantt com um caminho crítico, mas todos os calendários têm uma lista de tarefas a realizar no projeto, uma responsabilidade definida de quem as deve realizar e em que prazo. De seguida, descreve um exemplo prático de construção de um calendário de projeto utilizando o FlexiProject.

Maximiza a clareza do projeto com uma Carta de Projeto

Assegura-te de que compreendes claramente os resultados do projeto e os resultados comerciais. A melhor forma de obter esta clareza é preencher uma Carta de Projeto, um documento que serve de bússola, orientando a direção do projeto e garantindo o seu sucesso.

Muitas equipas de projeto iniciam um projeto sem desenvolver uma boa Carta de Projeto ou mesmo sem criar um bom calendário – começam a agir e a implementar o projeto. Este é um erro grave e a razão mais comum para o potencial fracasso do projeto.

Para construíres um bom horário, tens de saber o que queres alcançar. O Project Charter é o documento básico e um dos mais importantes do projeto. Nesta fase, o conceito é formado, definindo os objectivos de negócio do projeto, o âmbito, as etapas, os prazos críticos, os riscos e os custos. Durante o preenchimento da Carta de Projeto, surgem muitas questões e preocupações, e as suas respostas asseguram que o projeto se torna cada vez mais cristalizado.

Nesta fase, as várias partes interessadas no projeto também podem dar a sua opinião muito importante – todos concordam que o projeto deve ser exatamente assim e não assim. Quando tivermos a certeza de que temos uma Carta de Projeto bem elaborada, esta deve ser formalmente aprovada pelas regras de uma determinada empresa. Penso que também vale a pena acrescentar que a Carta do Projeto deve ser actualizada durante a sua execução para refletir sempre a forma atual do projeto. Um exemplo de um Project Charter do sistema FlexiProject é apresentado na ilustração seguinte:

Identifica os principais produtos que o projeto deverá fornecer

Existe um método para criar um plano de projeto chamado Planeamento baseado no produto. Envolve a definição dos produtos/resultados que o projeto irá fornecer e, em seguida, a construção das fases, etapas, tarefas e marcos para fornecer esses produtos. Trata-se de um método muito eficaz, embora na prática, muitas vezes, a definição dos produtos e a estrutura das tarefas que conduzem à sua realização sejam feitas em paralelo. Esta abordagem iterativa funciona muito bem na prática. Assim, depois de completar a Carta do Projeto, criamos uma lista de produtos que o projeto deve entregar e descrevemos de forma concisa para que não haja ambiguidade. A ilustração seguinte mostra a lista de produtos criados no FlexiProject:

Na ilustração acima, podes ver que cada produto tem uma tarefa associada no calendário do projeto, garantindo que esse produto será criado e colocado num local específico. É claro que esta ligação às tarefas programadas só será feita quando começarmos a construir a estrutura de tarefas do projeto, descrita na secção seguinte. Esta abordagem garante que nenhum produto ficará “órfão”, como se pode ver com os dois penúltimos produtos da lista, que não estão ligados a nenhuma tarefa agendada – neste caso, deve acender-se imediatamente uma luz vermelha na cabeça do gestor de projeto de que o calendário do projeto não está completo.

A ilustração seguinte, por outro lado, mostra como, na prática, no sistema de gestão de projectos FlexiProject, podes ligar um produto a uma tarefa específica. No cartão do produto, temos um campo “horário” que, quando clicado, nos mostra a estrutura do horário – seleccionamos uma determinada tarefa, clicamos em OK e temos um produto associado ao horário.

Outra ilustração abaixo mostra como, na própria estrutura do calendário, podes ver quais as tarefas a que foram especificamente atribuídos resultados do projeto – depois aparece o símbolo de “pacote/caixa” na linha dessa tarefa. Esta abordagem conforta o gestor de projeto, que não se esqueceu de nada.

Identifica as fases, etapas e marcos do projeto

Depois de identificar os resultados do projeto – o que, como dissemos anteriormente, acontece muitas vezes em paralelo na prática – identificamos as principais fases do projeto. Isto é importante para imaginares os grandes “blocos de construção” em que consistirá o nosso projeto. Por exemplo, no caso de projectos de Desenvolvimento de Novos Produtos, a primeira fase pode ser “Desenvolvimento de Conceitos” e a segunda fase pode ser “Preparação de Casos de Negócio”, etc.

Depois de definir as fases do projeto, podemos dividir cada fase em etapas e adicionar marcos. Esta última vale a pena ser colocada após a conclusão de cada fase, para que seja resumida formalmente e para que possamos passar à fase seguinte. Esta concentração na estrutura geral do projeto no início faz muito sentido na prática.

Identifica as tarefas do projeto

Uma vez desenvolvida a estrutura global do calendário, identificamos as tarefas específicas do projeto, como mostra a ilustração seguinte.

Cria ligações lógicas/dependências entre diferentes tarefas

Ao estabelecer ligações ou dependências lógicas entre as tarefas do teu projeto, podes programar eficazmente o projeto, manter a ordem e assegurar uma progressão lógica. Esta abordagem também beneficia os responsáveis por tarefas que dependem de outros, uma vez que serão notificados quando a tarefa anterior estiver concluída e poderão começar o seu trabalho. Além disso, quaisquer atrasos na tarefa anterior serão imediatamente visíveis no diagrama de Gantt, proporcionando uma visibilidade clara:

Atribui responsabilidades pela execução de tarefas individuais e respectivas datas de conclusão

Depois de construir toda a estrutura do calendário e de descrever os produtos e as dependências lógicas entre as tarefas, podemos determinar a responsabilidade e as datas de execução das tarefas individuais, a sua intensidade de trabalho e a sua duração. Nesta altura, será vantajoso estabelecer relações entre as tarefas – se existirem, o sistema vigiará as datas das tarefas dependentes para que não se sobreponham.

Completa o calendário com campos adicionais que te ajudarão a geri-lo melhor no futuro

Esta é uma funcionalidade útil oferecida pelo sistema FlexiProject porque permite uma grande flexibilidade no planeamento e detalhamento do cronograma. Nomeadamente, o sistema de gestão de projectos FlexiProject permite-te criar colunas no calendário com o nome que quiseres.

Suponha que um gestor de projeto pretende dar prioridade a tarefas individuais, ou seja, mostrar quais as tarefas prioritárias e quais as essenciais e de rotina. Em seguida, constrói uma coluna adicional “Prioridade” e define os campos possíveis para seleção. Além disso, se o gerente de projeto quiser ver fluxos de projeto equivalentes a células organizacionais na empresa, ele constrói uma coluna “departamento” da empresa e a utiliza no cronograma. Se o fizeres, é fácil filtrar o calendário e ver quais as tarefas atribuídas ao departamento de vendas, quais as atribuídas ao departamento de produção e quais as suas prioridades.

Além disso, o sistema FlexiProject permite-te apresentar um gráfico de Gantt colorido, por exemplo, por prioridade ou departamento da empresa. Esta abordagem é prática na medida em que muitas pessoas são aprendizes visuais e, ao verem, por exemplo, uma tarefa a laranja, sabem imediatamente que é a tarefa de maior prioridade – a ilustração seguinte mostra um gráfico de Gantt colorido por prioridade:

Aprova o plano de programação para controlar os desvios na fase de execução

O calendário assim construído pode ser guardado como a chamada linha de base, ou o plano base do projeto, ao qual nos referiremos mais tarde durante a implementação e analisaremos os desvios. No gráfico de Gantt, tal como na ilustração abaixo, o plano de base será apresentado com uma linha preta fina ao lado de cada tarefa e o progresso atual do projeto com uma barra azul mais grossa:

Enquanto elaboras o calendário, anota os riscos que te ocorrem e os custos potenciais

Durante a elaboração do calendário, surgem frequentemente potenciais riscos do projeto, que vale a pena registar imediatamente para que não nos “escapem”. O sistema FlexiProject permite-nos registar os riscos do projeto a partir do nível da tarefa do projeto, o que é muito conveniente neste caso. Se identificarmos um risco específico e o atribuirmos a uma determinada tarefa, então, na linha dessa tarefa, veremos um triângulo com um ponto de exclamação, como na ilustração seguinte:

Do conceito à conclusão: construir um calendário eficaz