Uma ferramenta integrada gere eficazmente projectos complexos, ganhos rápidos (pequenos projectos) e tarefas operacionais diárias

Na prática, as organizações implementam vários projectos de complexidade variável em paralelo. Estes incluem projectos estratégicos grandes e complexos e iniciativas mais pequenas (ganhos rápidos) para obter resultados relativamente rápidos. Por último, os gestores delegam nos seus subordinados várias tarefas sobre as quais pretendem ter um controlo adequado.

Porquê utilizar um programa integrado para gerir projectos, ganhos rápidos e tarefas operacionais?

Em primeiro lugar, os projectos grandes, complexos e estratégicos são implementados em organizações de maior dimensão utilizando software avançado de gestão de projectos e de carteiras. Um desses programas é o MS Project Server, mas existem muitos outros. No entanto, estes programas são tão sofisticados que parece impraticável implementar pequenos projectos de ganhos rápidos utilizando-os. A implementação de ganhos rápidos não exige, na maioria das vezes, o desenvolvimento de uma carta de projeto elaborada, de um diagrama de Gantt, de um registo de riscos ou de mecanismos para gerir as alterações ao plano do projeto. Por conseguinte, este tipo de projeto utiliza programas menos sofisticados, como o Trello. Por último, os gestores delegam dezenas de questões operacionais aos seus subordinados. Para este efeito, por exemplo, o Microsoft Planner é utilizado nas empresas. Teoricamente, tudo está bem, mas na prática, temos uma situação em que a organização utiliza o MS Project Server, o Redmine e as ferramentas do MS Planner em paralelo. No entanto, embora “se possa viver com isso”, esta abordagem gera vários problemas e ineficiências.

Pior ainda, é a situação oposta quando a organização tem um programa de gestão de projectos e todos os tipos de projectos, independentemente da sua complexidade, são implementados nesse programa.

Ineficiências resultantes da utilização de diferentes ferramentas para implementar projectos, ganhos rápidos e tarefas operacionais

• Não existe uma lista única e integrada de projectos implementados na organização
• É um desafio determinar o nível de envolvimento dos recursos organizacionais estratégicos no trabalho do projeto
• Os funcionários têm de alternar entre diferentes programas
• O trabalho do PMO é dificultado
• Os trabalhadores queixam-se de que estão sobrecarregados de trabalho e nenhum sistema único pode confirmar esse facto

Como é que se lida eficazmente com a implementação de projectos complexos, ganhos rápidos e tarefas operacionais numa organização?

Do ponto de vista de um trabalhador individual, não importa se está a executar uma tarefa que faz parte de um grande projeto, de um projeto Quick Win ou de uma tarefa que lhe foi atribuída pelo seu supervisor. Seria mais conveniente para esse empregado se tivesse uma única lista de tarefas que precisa de completar, que estaria num único programa informático. Suponhamos que esta hipótese é válida. Nesse caso, a organização deve procurar um programa para lidar eficazmente com grandes projectos estratégicos, projectos Quick Win e tarefas operacionais. Um desses programas é o programa de gestão de projectos e carteiras FlexiProject. Então, o que é que o FlexiProject oferece para satisfazer os requisitos descritos acima?

Configurar o software de gestão de projectos na perspetiva da maturidade global do projeto

Antes de uma discussão detalhada de como o FlexiProject suporta a implementação de tarefas estratégicas, de ganho rápido e operacionais, vamos ver como o FlexiProject pode ser adaptado ao nível de maturidade do projeto de uma empresa. No FlexiProject, o administrador do sistema pode decidir quais os módulos do programa que a organização pretende utilizar em qualquer altura. O FlexiProject tem um módulo de estratégia, que lhe permite escrever os objectivos estratégicos da empresa e depois ligá-los a KPIs e projectos. Pode presumir-se com um elevado grau de certeza que nem todas as organizações necessitam dessa funcionalidade. Se o fizerem, o administrador do programa pode desativar esta função, como mostra a ilustração abaixo.

Se o módulo Estratégia for desativado, deixa de ser visível para os utilizadores nos menus principais esquerdos do sistema, como mostra a ilustração seguinte.

Vejamos ainda que, nas ilustrações acima, os módulos de recursos e de tempo de trabalho são visíveis no menu principal. Se, tal como a estratégia, a organização não precisar de gerir os recursos do projeto ou de registar o tempo de trabalho, pode desativar estes e outros módulos. A ilustração mostra a visão do programa sem estratégia, recursos e tempo de trabalho.

Por que razão é necessária uma tal adaptação da aparência de todo o sistema ao nível organizacional de maturidade do projeto? Isto é importante do ponto de vista da facilidade de utilização e da intuitividade do programa e, portanto, da facilidade de implementação. Outro aspeto é o desenvolvimento da organização em termos de gestão de projectos e a necessidade crescente de mais funcionalidades do sistema. Nesse caso, não precisamos de um novo sistema. À medida que as necessidades aumentam, o administrador do sistema pode acrescentar mais funções.

Configurar o programa FlexiProject para a implementação de projectos complexos e estratégicos

O programa de gestão de projectos e portfólio do FlexiProject permite a implementação eficaz de projectos grandes e complexos. Neste sentido, o programa oferece as seguintes funcionalidades:

1. pontuação – seleção de ideias de projectos
2. o Cartão de Projeto / Cartão de Encerramento do Projeto
3. calendário do projeto e diagrama de Gantt
4. Riscos
5. produtos
6. planear e planear a gestão da mudança
7. gestão de recursos
8. registo de tempo
9. estratégia
10. carteiras de projectos
11. revisões automatizadas de projectos

Analisando as funções apresentadas acima, podemos ver que o FlexiProject oferece um conjunto completo de funcionalidades para planear e executar um projeto complexo e estratégico de forma eficaz. A organização pode conceber um cartão de projeto dedicado ou uma vista de relatório periódica no programa para esse projeto.

Configuração do programa para a implementação do projeto Quick Win

Os projectos Quick Win são pequenos projectos que não requerem tantas funções como os projectos estratégicos. Pode presumir-se, o que obviamente pode variar de empresa para empresa, que um projeto Quick Win requer apenas:

1. uma carta de projeto simples
2. uma lista de tarefas / quadro Kanban
3. uma sala de chat para comunicação de projectos
4. um relatório simples que resume o estado da conclusão

Ao lançar um novo projeto Quick Win no FlexiProject, o gestor de projeto decide quais as funcionalidades do programa que pretende utilizar – apenas as que ele escolher estarão disponíveis para a equipa de projeto. Como na ilustração abaixo, o gerente de projeto seleciona as funções que deseja utilizar para a implementação do Quick Win.

Para tais projectos no FlexiProject, pode ser concebida uma carta de projeto muito simples ou um formato para um relatório periódico simples. Do ponto de vista de um membro da equipa de projeto, o sistema tem um aspeto muito simples, como mostra a ilustração seguinte.

Gerir as tarefas operacionais quotidianas não decorrentes de projectos

Uma vantagem considerável do software de gestão de projectos FlexiProject é a capacidade de definir e delegar tarefas operacionais não decorrentes de projectos. Esta funcionalidade é principalmente dedicada aos gestores da empresa. Se um gestor de departamento quiser delegar uma tarefa específica ao seu subordinado, pode fazê-lo utilizando o FlexiProject. Em seguida, aparecerá um separador “delegados” na sua lista de tarefas, onde poderá supervisionar o estado das tarefas delegadas. Além disso, cada utilizador pode guardar as suas tarefas privadas no FlexiProject, que são visíveis apenas para ele.

Vantagens da implementação de projectos estratégicos, ganhos rápidos e tarefas operacionais num programa integrado de gestão de projectos

A vantagem mais importante é a comodidade do utilizador, que tem todas as tarefas prontamente disponíveis num único local. Outra é que a direção da empresa e o Gabinete de Gestão de Projectos podem ver a escala das várias actividades da organização num único local. Outra é a redução da burocracia excessiva e, portanto, a grande conveniência de trabalhar com o programa, a sua intuitividade e facilidade de implementação.