Ein einziges integriertes Tool ermöglicht die effiziente Abwicklung komplexer Projekte, Quick Wins (kleine Projekte) und alltäglicher betrieblicher Aufgaben

In der Praxis führen Organisationen mehrere Projekte von unterschiedlicher Komplexität parallel durch. Dazu gehören große, komplexe strategische Projekte und kleinere Initiativen (Quick Wins), die relativ schnell Ergebnisse liefern. Schließlich delegieren Führungskräfte mehrere Aufgaben an ihre Untergebenen, über die sie eine angemessene Kontrolle ausüben wollen.

Warum sollten Sie ein integriertes Programm für die Verwaltung von Projekten, Quick Wins und operativen Aufgaben verwenden?

Erstens werden große, komplexe und strategische Projekte in größeren Organisationen mit fortschrittlicher Projekt- und Portfoliomanagement-Software durchgeführt. Ein solches Programm ist MS Project Server, aber es gibt noch viele andere. Diese Programme sind jedoch so anspruchsvoll, dass es unpraktisch erscheint, kleinere Quick-Wins-Projekte mit ihnen durchzuführen. Die Umsetzung von Quick Wins erfordert in den meisten Fällen nicht die Entwicklung einer ausgefeilten Projektcharta, eines Gantt-Diagramms, eines Risikoregisters oder von Mechanismen zur Verwaltung von Änderungen im Projektplan. Daher werden für diese Art von Projekten weniger anspruchsvolle Programme wie Trello verwendet. Schließlich delegieren Manager Dutzende von operativen Aufgaben an Untergebene. Zu diesem Zweck wird in Unternehmen zum Beispiel Microsoft Planner eingesetzt. Theoretisch ist alles in Ordnung, aber in der Praxis haben wir eine Situation, in der die Organisation MS Project Server, Redmine und MS Planner Tools parallel verwendet. Auch wenn man damit leben kann“, führt ein solcher Ansatz doch zu mehreren Problemen und Ineffizienzen.

Noch schlimmer ist die umgekehrte Situation, wenn die Organisation ein einziges Projektmanagementprogramm hat und alle Arten von Projekten, unabhängig von ihrer Komplexität, in einem solchen Programm implementiert werden.

Ineffizienzen, die sich aus der Verwendung unterschiedlicher Tools zur Umsetzung von Projekten, Quick Wins und operativen Aufgaben ergeben

• Es gibt keine einheitliche, integrierte Liste der in der Organisation durchgeführten Projekte
• Es ist schwierig, den Grad der Beteiligung der strategischen Organisationsressourcen an der Projektarbeit zu bestimmen.
• Mitarbeiter müssen zwischen verschiedenen Programmen wechseln
• Die Arbeit des PMO wird behindert
• Arbeitnehmer klagen über Arbeitsüberlastung, und kein einziges System kann dies bestätigen

Wie können Sie komplexe Projekte, Quick Wins und operative Aufgaben in einem Unternehmen effektiv umsetzen?

Aus der Sicht eines einzelnen Mitarbeiters spielt es keine Rolle, ob er eine Aufgabe ausführt, die Teil eines Großprojekts oder eines Quick-Win-Projekts ist, oder ob es sich um eine Aufgabe handelt, die ihm von seinem Vorgesetzten übertragen wurde. Für diesen Mitarbeiter wäre es am bequemsten, wenn er eine einzige Liste mit den zu erledigenden Aufgaben hätte, die sich in einem einzigen IT-Programm befinden würde. Nehmen wir an, dass diese Annahme gültig ist. In diesem Fall sollte das Unternehmen nach einem Programm suchen, das große strategische Projekte, Quick-Win-Projekte und operative Aufgaben effizient abwickelt. Ein solches Programm ist das Projekt- und Portfoliomanagementprogramm FlexiProject. Was bietet FlexiProject also, um die oben beschriebenen Anforderungen zu erfüllen?

Konfiguration der Projektmanagementsoftware unter dem Gesichtspunkt der allgemeinen Projektreife

Bevor im Detail erörtert wird, wie FlexiProject die Umsetzung von strategischen, Quick-Win- und operativen Aufgaben unterstützt, wollen wir sehen, wie FlexiProject auf den Projektreifegrad eines Unternehmens zugeschnitten werden kann. In FlexiProject kann der Systemadministrator jederzeit entscheiden, welche Programmmodule die Organisation nutzen möchte. FlexiProject verfügt über ein Strategiemodul, das es Ihnen ermöglicht, die strategischen Ziele des Unternehmens aufzuschreiben und sie dann mit KPIs und Projekten zu verknüpfen. Es kann mit großer Sicherheit davon ausgegangen werden, dass nicht alle Organisationen diese Funktionalität benötigen. Wenn dies der Fall ist, kann der Programmadministrator diese Funktion deaktivieren, wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

Wenn das Strategiemodul deaktiviert ist, ist es für die Benutzer in den linken Hauptmenüs des Systems nicht mehr sichtbar, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

In den obigen Abbildungen sind die Module „Ressourcen“ und „Arbeitszeit“ im Hauptmenü zu sehen. Wenn die Organisation, wie bei der Strategie, keine Projektressourcen verwalten oder Arbeitszeiten erfassen muss, kann sie diese und andere Module deaktivieren. Die Abbildung zeigt die Programmansicht ohne Strategie, Ressourcen und Arbeitszeit.

Warum ist eine solche Anpassung des Erscheinungsbildes des Gesamtsystems an den organisatorischen Reifegrad des Projekts notwendig? Dies ist wichtig im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit und Intuitivität des Programms und damit auf eine einfache Implementierung. Ein weiterer Aspekt ist die Entwicklung der Organisation in Bezug auf das Projektmanagement und der wachsende Bedarf an mehr Systemfunktionen. Dann brauchen wir kein neues System. Wenn der Bedarf wächst, kann der Systemverwalter weitere Funktionen hinzufügen.

Konfigurieren Sie das Programm FlexiProject für die Durchführung komplexer, strategischer Projekte

Das Projekt- und Portfoliomanagementprogramm von FlexiProject ermöglicht die effektive Durchführung von großen, komplexen Projekten. In diesem Zusammenhang bietet das Programm die folgenden Funktionalitäten:

1. Scoring – Auswahl der Projektideen
2. die Projektkarte / Projektabschlusskarte
3. Projektzeitplan und Gantt-Diagramm
4. Risiken
5. Produkte
6. Änderungsmanagement planen und durchführen
7. Ressourcenmanagement
8. Zeiterfassung
9. Strategie
10. Projektportfolios
11. automatisierte Projektprüfungen

Die Analyse der oben vorgestellten Funktionen zeigt, dass FlexiProject ein komplettes Set von Funktionalitäten bietet, um ein komplexes, strategisches Projekt effektiv zu planen und durchzuführen. Die Organisation kann für ein solches Projekt eine eigene Projektkarte oder eine periodische Berichtsansicht im Programm erstellen.

Programmkonfiguration für Quick Win Projektdurchführung

Quick-Win-Projekte sind kleine Projekte, die nicht so viele Funktionen erfordern wie strategische Projekte. Es kann davon ausgegangen werden, dass ein Quick-Win-Projekt nur einen geringen Aufwand erfordert, was natürlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein kann:

1. eine einfache Projektcharta
2. eine Aufgabenliste/Kanban-Tafel
3. ein Chatroom für die Projektkommunikation
4. einen einfachen Bericht, der den Status der Fertigstellung zusammenfasst

Beim Start eines neuen Quick Win Projekts in FlexiProject entscheidet der Projektleiter, welche Funktionen des Programms er nutzen möchte – nur die von ihm ausgewählten stehen dem Projektteam zur Verfügung. Wie in der folgenden Abbildung wählt der Projektleiter die Funktionen aus, die er für die Quick Win-Implementierung verwenden möchte.

Für solche Projekte kann in FlexiProject eine sehr einfache Projektcharta oder ein einfaches Format für einen periodischen Bericht erstellt werden. Aus der Sicht eines Projektmitarbeiters sieht das System sehr einfach aus, wie die folgende Abbildung zeigt.

Bewältigung alltäglicher operativer Aufgaben, die sich nicht aus Projekten ergeben

Ein wesentlicher Vorteil der Projektmanagement-Software FlexiProject ist die Möglichkeit, operative Aufgaben, die nicht aus Projekten resultieren, zu definieren und zu delegieren. Diese Funktion ist vor allem für die Führungskräfte des Unternehmens gedacht. Wenn ein Abteilungsleiter eine bestimmte Aufgabe an seinen Untergebenen delegieren möchte, kann er dies mit FlexiProject tun. Dann erscheint in seiner Aufgabenliste eine Registerkarte „Delegiert“, auf der er den Status der delegierten Aufgaben überwachen kann. Darüber hinaus kann jeder Benutzer seine privaten Aufgaben in FlexiProject speichern, die nur für ihn sichtbar sind.

Vorteile der Umsetzung von strategischen Projekten, Quick Wins und operativen Aufgaben in einem integrierten Projektmanagementprogramm

Der wichtigste Vorteil ist die Bequemlichkeit des Benutzers, der alle Aufgaben an einem Ort zur Verfügung hat. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Unternehmensleitung und das Project Management Office den Umfang der verschiedenen Aktivitäten des Unternehmens an einem Ort sehen können. Ein weiterer Grund ist der Abbau von übermäßiger Bürokratie und damit die große Bequemlichkeit bei der Arbeit mit dem Programm, seine Intuitivität und die einfache Implementierung.