Kompleksowe projekty, quick wins (małe projekty) i codzienne zadania operacyjne skutecznie realizowane w jednym, zintegrowanym narzędziu

W praktyce organizacje realizują równolegle szereg przedsięwzięć o różnym stopniu kompleksowości. Są to duże, kompleksowe projekty strategiczne jak też mniejsze inicjatywy (quick wins), które pozwalają stosunkowo szybko dostarczać rezultaty. I wreszcie menedżerowie zlecają swoim podwładnym szereg zadań, nad którymi chcą mieć odpowiednią kontrolę.

Dlaczego jeden zintegrowany program do zarządzania projektami, quick wins i zadaniami operacyjnymi?

Przede wszystkim w większych organizacjach zdarza się, że duże, kompleksowe i strategiczne projekty realizowane są w zaawansowanych programach do zarządzania projektami i portfelami projektów. Jednym z takich programów jest MS Project Server, ale jest też wiele innych. Te programy są jednak tak rozbudowane, że realizacja z ich wykorzystaniem mniejszych projektów typu quick wins wydaje się mało praktyczna. Realizacja quick wins najczęściej nie wymaga opracowania rozbudowanej karty projektu, wykresu Gantta, rejestru ryzyk czy też mechanizmów zarządzania zmianami w planie projektu. Dlatego do tego typu projektów wykorzystywane są mniej zaawansowane programy np. typu Trello. I wreszcie menedżerowie zlecają swoim podwładnym dziesiątki operacyjnych spraw, nad którymi też chcą mieć odpowiednią kontrolę. W tym celu wykorzystywany jest w firmach np. Microsoft Planner. Teoretycznie wszystko jest w porządku, ale w praktyce mamy sytuację, kiedy w organizacji wykorzystuję się równolegle narzędzia: MS Project Server, Redmine oraz MS Planner. Takie podejście, pomimo że „da się z nim żyć” generuje jednak szereg problemów i nieefektywności.

Jeszcze gorszą wydaje się być sytuacja odwrotna. Polega ona na tym, że organizacja posiada jeden program do zarządzania projektami i wszystkie typy projektów niezależnie od ich kompleksowości są w takim programie realizowane.

Nieefektywności wynikające z korzystania z różnych narzędzi do realizacji projektów, quick wins i zadań operacyjnych

• Nie ma jednej, zintegrowanej listy projektów realizowanych w organizacji
• Trudno określić poziom zaangażowania w pracę projektową strategicznych zasobów organizacyjnych
• Pracownicy muszą się przełączać pomiędzy różnymi programami
• Utrudniona jest praca PMO
• Pracownicy skarżą się, że są zbyt mocno obciążeni pracą a żaden pojedynczy system nie jest w stanie tego jednoznacznie potwierdzić

Jak skutecznie zaadresować realizację kompleksowych projektów, quick wins oraz zadań operacyjnych w organizacji?

Z punktu widzenia pojedynczego pracownika, nie ma dla niego istotnego znaczenia czy realizuje on zadanie wchodzące w skład dużego projektu, projektu typu Quick Win czy też jest zadanie zlecone mu przez przełożonego. Najwygodniej dla tego pracownika, gdyby miał on jedną listę zadań, które musi zrealizować, a lista znajdowałaby się w jednym programie informatycznym. Jeśli przyjmiemy, że to założenie jest prawdziwe, to organizacja powinna poszukać programu, w którym skutecznie będzie mogła realizować równie duże strategiczne projekty, projekty Quick Win oraz zadania operacyjne. Jednym z takich programów jest program do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject. Co zatem oferuje FlexiProject, aby spełnić powyżej opisane wymagania.

Konfiguracja programu do zarządzania projektami z punktu widzenia ogólnej dojrzałości projektowej

Zanim przejdziemy do szczegółowego omówienia jak FlexiProject wspiera realizację projektów strategicznych, Quick Win i operacyjnych zobaczmy, jak FlexiProject można dostosować do poziomu dojrzałości projektowej firmy. Otóż we FlexiProject administrator systemu może sam zdecydować, z jakich modułów programu w danej chwili organizacja chce korzystać. FlexiProject posiada moduł strategii, który pozwala zapisać cele strategiczne firmy, a następnie powiązać je z KPI i z projektami. Można z dużą pewnością założyć, że nie wszystkie organizacje potrzebują takiej funkcjonalności. Jeśli tak jest, to administrator programu może tę funkcję wyłączyć, tak jak pokazano to na poniżej ilustracji.

 

W przypadku, kiedy moduł Strategia zostanie wyłączony, wówczas przestaje on dla użytkowników być widoczny na lewym, głównym menu systemu, co pokazano na poniższej ilustracji.

 

Zobaczmy jeszcze, że na powyższych ilustracjach na głównym menu widoczne są moduły zasoby oraz czas pracy. Jeśli podobnie jak strategii organizacja w danej chwili nie potrzebuje zarządzać zasobami projektowymi ani rejestrować czasu pracy to też może te moduły wyłączyć jak również inne. Poniższa ilustracja pokazuje widok programu bez strategii, zasobów i czasu pracy.

Dlaczego takie dostosowanie wyglądu całego systemu do jej poziomu dojrzałości projektowej jest takie ważne?  Przede wszystkim z punktu widzenia przyjazności i intuicyjności programu dla użytkownika a przez to łatwości jego wdrożenia. Kolejny aspekt to rozwój organizacji w zakresie zarządzania projektami i rosnące potrzeby w zakresie kolejnych funkcjonalności systemu. Wówczas nie potrzebujemy nowego systemu. Po prostu wraz ze wzrostem potrzeb administrator systemu sam może dołożyć kolejne funkcje.

Konfiguracja programu FlexiProject do realizacji kompleksowych, strategicznych projektów

Program do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject pozwala na skuteczną realizację dużych, kompleksowych projektów. W tym zakresie program oferuje następujące funkcjonalności:

1. Scoring – selekcja pomysłów na projekty
2. Karta Projektu / Karta Zamknięcia Projektu
3. Harmonogram projektu oraz Wykres Gantta
4. Ryzyka
5. Produkty
6. Plan i zarządzanie zmianami w planie
7. Zarządzanie zasobami
8. Rejestracja czasu pracy
9. Strategia
10. Portfele projektów
11. Automatyczne przeglądy projektowe

Analizując powyżej przedstawione funkcje, widzimy, że FlexiProject oferuje pełen zestaw funkcjonalności, aby skutecznie zaplanować i zrealizować kompleksowy, strategiczny projekt. Dla takiego projektu organizacja może sama zaprojektować w programie dedykowaną kartę projektu czy też widok okresowego raportu.

Konfiguracja programu dla realizacji projektu Quick Win

Projekty Quick Win to małe przedsięwzięcia, których realizacja nie wymaga tylu funkcji co projekty strategiczne. Można założyć, co oczywiście może się pomiędzy firmami różnić, że projekt typu Quick Win wymaga tylko:

1. Prostej karty projektu
2. Listy zadań / tablicy Kanban
3. Czatu do komunikacji projektowej
4. Prostego raportu podsumowującego status realizacji

Uruchamiając nowy projekt typu Quick Win we FlexiProject kierownik projektu sam, decyduje, z jakich funkcji programu chce skorzystać – tylko te, które wybierze, będą dostępne dla zespołu projektowego. Tak jak na poniższej ilustracji, kierownik projektu wybiera funkcje, z których chce skorzystać przy realizacji Quick Win.

 

Dla takich przedsięwzięć we FlexiProject można zaprojektować bardzo prostą kartę projektu czy też format bardzo prostego okresowego raportu. Z punktu widzenia członka zespołu projektowego system ma bardzo prosty wygląd, tak jak pokazano na poniższej ilustracji.

Zarządzanie codziennymi zadaniami operacyjnymi niewynikającymi z projektów

Olbrzymią zaletą programu do zarządzania projektami FlexiProject jest możliwość definiowania i delegowania zadań operacyjnych niewynikających z projektów. Ta funkcja jest dedykowana głównie dla kadry menedżerskiej firmy. Jeśli kierownik działu chce zlecić określone zadanie swojemu podwładnemu to może to zrobić przy wykorzystaniu programu FlexiProject. Wówczas na jego liście zadań pojawi się zakładka „oddelegowane”, gdzie będzie mógł nadzorować status realizacji zleconych zadań. Dodatkowo każdy użytkownik może w programie FlexiProject zapisywać swoje prywatne zadania, widoczne tylko dla niego.

Zalety realizacji projektów strategicznych, quick wins oraz zadań operacyjnych w jednym, zintegrowanym programie do zarządzania projektami

Najważniejszą zaletą jest wygoda użytkownika, który wszystkie zadania ma  łatwo dostępne w jednym miejscu. Kolejna to fakt, że zarząd firmy oraz Biuro Zarządzania Projektami w jednym miejscu widzi skalę różnych działań realizowanych przez organizację. Kolejne to ograniczenie nadmiernej biurokracji a przez to duża wygoda pracy z programem, jego intuicyjność oraz łatwość wdrożenia.