Un unico strumento integrato gestisce in modo efficiente progetti complessi, quick wins (piccoli progetti) e attività operative quotidiane.

In pratica, le organizzazioni realizzano in parallelo diversi progetti di varia complessità. Si tratta di progetti strategici grandi e complessi e di iniziative più piccole (quick wins) per ottenere risultati in tempi relativamente brevi. Infine, i manager delegano ai loro subordinati diversi compiti sui quali vogliono avere un controllo adeguato.

Perché utilizzare un unico programma integrato per gestire progetti, risultati rapidi e attività operative?

In primo luogo, i progetti grandi, complessi e strategici vengono implementati nelle grandi organizzazioni utilizzando software avanzati di gestione dei progetti e del portafoglio. Uno di questi programmi è MS Project Server, ma ce ne sono molti altri. Tuttavia, questi programmi sono così sofisticati che sembra poco pratico implementare progetti più piccoli e rapidi utilizzando questi programmi. L’implementazione dei quick wins il più delle volte non richiede lo sviluppo di una carta di progetto elaborata, di un diagramma di Gantt, di un registro dei rischi o di meccanismi per gestire le modifiche al piano di progetto. Pertanto, questo tipo di progetto utilizza programmi meno sofisticati come Trello. Infine, i manager delegano decine di questioni operative ai loro subordinati. A questo scopo, ad esempio, nelle aziende si utilizza Microsoft Planner. In teoria, tutto va bene, ma in pratica abbiamo una situazione in cui l’organizzazione utilizza in parallelo MS Project Server, Redmine e MS Planner. Tuttavia, anche se “ci si può convivere”, questo approccio genera diversi problemi e inefficienze.

Ancora peggio è la situazione opposta quando l’organizzazione ha un unico programma di gestione dei progetti e tutti i tipi di progetti, indipendentemente dalla loro complessità, vengono implementati in tale programma.

Inefficienze derivanti dall'utilizzo di strumenti diversi per l'implementazione di progetti, interventi rapidi e attività operative.

• Non esiste un elenco unico e integrato dei progetti implementati nell’organizzazione.
• È difficile determinare il livello di coinvolgimento delle risorse organizzative strategiche nel lavoro di progetto.
• I dipendenti devono passare da un programma all’altro
• Il lavoro del PMO è ostacolato
• I dipendenti si lamentano di essere sovraccaricati di lavoro e nessun sistema può confermarlo.

Come si fa ad affrontare in modo efficace l'implementazione di progetti complessi, di successi rapidi e di attività operative in un'organizzazione?

Dal punto di vista di un singolo dipendente, non importa se sta svolgendo un compito che fa parte di un grande progetto, di un progetto Quick Win o di un compito assegnatogli dal suo supervisore. Sarebbe più comodo per il dipendente avere un unico elenco di compiti da completare, da inserire in un unico programma informatico. Supponiamo che questa ipotesi sia valida. In questo caso, l’organizzazione dovrebbe cercare un programma in grado di gestire efficacemente grandi progetti strategici, progetti Quick Win e attività operative. Uno di questi è il programma di gestione di progetti e portfolio FlexiProject. Quindi, cosa offre FlexiProject per soddisfare i requisiti sopra descritti?

Configurazione del software di gestione del progetto dal punto di vista della maturità complessiva del progetto.

Prima di una discussione dettagliata su come FlexiProject supporta l’implementazione di compiti strategici, rapidi e operativi, vediamo come FlexiProject può essere adattato al livello di maturità del progetto di un’azienda. In FlexiProject, l’amministratore di sistema può decidere in qualsiasi momento quali moduli di programma l’organizzazione desidera utilizzare. FlexiProject dispone di un modulo strategico che consente di scrivere gli obiettivi strategici dell’azienda e di collegarli a KPI e progetti. Si può ipotizzare con un alto grado di certezza che non tutte le organizzazioni abbiano bisogno di questa funzionalità. In tal caso, l’amministratore del programma può disattivare questa funzione, come mostrato nell’illustrazione seguente.

Se il modulo Strategia è disattivato, non è più visibile agli utenti nei menu principali di sinistra del sistema, come mostrato nella seguente figura.

Nelle illustrazioni precedenti, i moduli delle risorse e dell’orario di lavoro sono visibili nel menu principale. Se, come nel caso della strategia, l’organizzazione non ha bisogno di gestire le risorse del progetto o di registrare i tempi di lavoro, può disattivare questi e altri moduli. L’illustrazione mostra la vista del programma senza strategia, risorse e tempo di lavoro.

Perché è necessario adattare l’aspetto dell’intero sistema al livello di maturità organizzativa del progetto? Questo è importante dal punto di vista della facilità d’uso e dell’intuitività del programma e, quindi, della facilità di implementazione. Un altro aspetto è lo sviluppo dell’organizzazione in termini di gestione dei progetti e la crescente necessità di maggiori funzionalità del sistema. Allora non abbiamo bisogno di un nuovo sistema. Al crescere delle esigenze, l’amministratore di sistema può aggiungere altre funzioni.

Configurare il programma FlexiProject per l'implementazione di progetti complessi e strategici.

Il programma di gestione dei progetti e del portafoglio di FlexiProject consente di realizzare efficacemente progetti complessi e di grandi dimensioni. A questo proposito, il programma offre le seguenti funzionalità:

1. punteggio – selezione delle idee di progetto
2. la Scheda progetto / Scheda chiusura progetto
3. pianificazione del progetto e diagramma di Gantt
4. I rischi
5. prodotti
6. pianificare e programmare la gestione del cambiamento
7. gestione delle risorse
8. registrazione del tempo
9. strategia
10. portafogli di progetti
11. revisioni automatizzate dei progetti

Analizzando le funzioni presentate sopra, possiamo notare che FlexiProject offre una serie completa di funzionalità per pianificare ed eseguire efficacemente un progetto complesso e strategico. L’organizzazione può progettare una scheda di progetto dedicata o una vista di rapporto periodico nel programma per tale progetto.

Configurazione del programma per l'implementazione del progetto Quick Win

I progetti Quick Win sono piccoli progetti che non richiedono un numero di funzioni pari a quello dei progetti strategici. Si può ipotizzare, cosa che ovviamente può variare da un’azienda all’altra, che un progetto Quick Win richieda solo:

1. una semplice carta del progetto
2. un elenco di attività / una lavagna Kanban
3. una chat room per la comunicazione del progetto
4. un semplice rapporto che riepiloga lo stato di avanzamento del progetto

Quando si lancia un nuovo progetto Quick Win in FlexiProject, il project manager decide quali funzioni del programma vuole utilizzare: solo quelle scelte da lui saranno disponibili per il team di progetto. Come nell’illustrazione seguente, il project manager seleziona le funzioni che desidera utilizzare per l’implementazione di Quick Win.

Per tali progetti in FlexiProject è possibile creare una carta di progetto molto semplice o un formato per un semplice rapporto periodico. Dal punto di vista di un membro del team di progetto, il sistema ha un aspetto molto semplice, come mostrato nella seguente illustrazione.

Gestione delle attività operative quotidiane non derivanti da progetti

Un notevole vantaggio del software di gestione dei progetti FlexiProject è la possibilità di definire e delegare compiti operativi non derivanti dai progetti. Questa funzione è dedicata principalmente ai dirigenti dell’azienda. Se un responsabile di reparto vuole delegare un compito specifico a un suo subordinato, può farlo utilizzando FlexiProject. A questo punto, nel suo elenco di attività apparirà una scheda “delegati”, dove potrà controllare lo stato delle attività delegate. Inoltre, ogni utente può salvare in FlexiProject i propri compiti privati, visibili solo a lui.

Vantaggi dell'implementazione di progetti strategici, quick win e attività operative in un unico programma di gestione dei progetti integrato

Il vantaggio più importante è la comodità dell’utente, che ha a disposizione tutte le attività in un unico posto. Inoltre, il management dell’azienda e il Project Management Office possono vedere la portata delle varie attività dell’organizzazione in un unico luogo. Un’altra è la riduzione dell’eccessiva burocrazia e quindi la grande comodità di lavorare con il programma, la sua intuitività e la facilità di implementazione.