Un singur instrument integrat gestionează în mod eficient proiectele complexe, câștigurile rapide (proiecte mici) și sarcinile operaționale de zi cu zi.

În practică, organizațiile implementează în paralel mai multe proiecte de complexitate variabilă. Acestea includ proiecte strategice mari și complexe și inițiative mai mici (câștiguri rapide) pentru a obține rezultate relativ rapide. În cele din urmă, managerii deleagă subordonaților lor mai multe sarcini asupra cărora doresc să aibă un control adecvat.

De ce să folosiți un singur program integrat pentru a gestiona proiectele, câștigurile rapide și sarcinile operaționale?

În primul rând, proiectele mari, complexe și strategice sunt puse în aplicare în organizațiile mai mari cu ajutorul unui software avansat de gestionare a proiectelor și portofoliilor. Un astfel de program este MS Project Server, dar există multe altele. Cu toate acestea, aceste programe sunt atât de sofisticate, încât pare nepractic să se implementeze proiecte mai mici cu câștiguri rapide cu ajutorul lor. Implementarea câștigurilor rapide nu necesită, de cele mai multe ori, dezvoltarea unei carți de proiect elaborate, a unei diagrame Gantt, a unui registru de riscuri sau a unor mecanisme de gestionare a modificărilor în planul proiectului. Prin urmare, acest tip de proiect folosește programe mai puțin sofisticate, cum ar fi Trello. În cele din urmă, managerii deleagă zeci de probleme operaționale subordonaților. În acest scop, de exemplu, în companii se folosește Microsoft Planner. Teoretic, totul este în regulă, dar, în practică, avem o situație în care organizația utilizează în paralel MS Project Server, Redmine și instrumentele MS Planner. Cu toate acestea, deși „se poate trăi cu ea”, o astfel de abordare generează mai multe probleme și ineficiențe.

Chiar mai rău, este situația opusă atunci când organizația are un singur program de management al proiectelor, iar toate tipurile de proiecte, indiferent de complexitatea lor, sunt implementate într-un astfel de program.

Ineficiența rezultată din utilizarea unor instrumente diferite pentru implementarea proiectelor, a câștigurilor rapide și a sarcinilor operaționale.

• Nu există o listă unică și integrată a proiectelor implementate în organizație
• Este dificil de determinat nivelul de implicare a resurselor organizaționale strategice în activitatea de proiect
• Angajații trebuie să treacă de la un program la altul
• Activitatea PMO este îngreunată
• Angajații se plâng că sunt suprasolicitați de muncă și niciun sistem nu poate confirma acest lucru

Cum abordați în mod eficient implementarea proiectelor complexe, câștigurile rapide și sarcinile operaționale într-o organizație?

Din punctul de vedere al unui angajat individual, nu contează dacă acesta îndeplinește o sarcină care face parte dintr-un proiect mare, un proiect Quick Win sau o sarcină care i-a fost atribuită de către șeful său. Ar fi mai convenabil pentru acel angajat dacă ar avea o singură listă de sarcini pe care trebuie să le îndeplinească, care s-ar afla într-un singur program IT. Să presupunem că această ipoteză este valabilă. În acest caz, organizația ar trebui să caute un program care să se ocupe în mod eficient de proiectele strategice mari, de proiectele Quick Win și de sarcinile operaționale. Un astfel de program este programul FlexiProject de gestionare a proiectelor și portofoliilor. Deci, ce oferă FlexiProject pentru a îndeplini cerințele descrise mai sus?

Configurarea software-ului de management de proiect din perspectiva maturității generale a proiectului

Înainte de o discuție detaliată despre modul în care FlexiProject sprijină implementarea sarcinilor strategice, de câștig rapid și operaționale, să vedem cum FlexiProject poate fi adaptat la nivelul de maturitate al proiectului unei companii. În FlexiProject, administratorul de sistem poate decide în orice moment ce module de program dorește să utilizeze organizația. FlexiProject are un modul de strategie, care vă permite să scrieți obiectivele strategice ale companiei și apoi să le legați de KPI și de proiecte. Se poate presupune cu un grad ridicat de certitudine că nu toate organizațiile au nevoie de o astfel de funcționalitate. În acest caz, administratorul programului poate dezactiva această funcție, așa cum se arată în ilustrația de mai jos.

În cazul în care modulul Strategy este dezactivat, acesta încetează să mai fie vizibil pentru utilizatori în meniurile principale din stânga ale sistemului, după cum se arată în ilustrația următoare.

Să mai vedem că, în ilustrațiile de mai sus, modulele de resurse și timp de lucru sunt vizibile în meniul principal. Dacă, ca și în cazul strategiei, organizația nu are nevoie să gestioneze resursele proiectului sau să înregistreze timpul de lucru, poate dezactiva aceste module și altele. Ilustrația prezintă vizualizarea programului fără strategie, resurse și timp de lucru.

De ce este necesară o astfel de adaptare a aspectului întregului sistem la nivelul organizațional de maturitate a proiectului? Acest lucru este important din punctul de vedere al ușurinței de utilizare și al intuitivității programului și, prin urmare, al ușurinței de implementare. Un alt aspect este dezvoltarea organizației în ceea ce privește managementul proiectelor și nevoia tot mai mare de funcționalitate a sistemului. Atunci nu avem nevoie de un nou sistem. Pe măsură ce nevoile cresc, administratorul de sistem poate adăuga mai multe funcții.

Configurarea programului FlexiProject pentru implementarea de proiecte complexe, strategice

Programul FlexiProject de gestionare a proiectelor și portofoliilor permite implementarea eficientă a proiectelor mari și complexe. În acest sens, programul oferă următoarele funcționalități:

1. punctaj – selecția ideilor de proiecte
2. Cardul de proiect / Cardul de închidere a proiectului
3. programarea proiectului și diagrama Gantt
4. Riscuri
5. produse
6. planificați și planificați managementul schimbării
7. gestionarea resurselor
8. înregistrarea timpului
9. strategie
10. portofolii de proiecte
11. revizuiri automate ale proiectelor

Analizând funcțiile prezentate mai sus, putem observa că FlexiProject oferă un set complet de funcționalități pentru a planifica și executa eficient un proiect complex și strategic. Organizația poate concepe o fișă de proiect dedicată sau o vizualizare de raport periodic în program pentru un astfel de proiect.

Configurarea programului pentru implementarea proiectului Quick Win

Proiectele Quick Win sunt proiecte mici care nu necesită atât de multe funcții ca proiectele strategice. Se poate presupune, ceea ce desigur poate varia de la o companie la alta, că un proiect Quick Win necesită doar:

1. o cartă de proiect simplă
2. o listă de sarcini / tablă Kanban
3. o cameră de chat pentru comunicarea proiectului
4. un raport simplu care să rezume stadiul de finalizare

Atunci când lansează un nou proiect Quick Win în FlexiProject, managerul de proiect decide ce caracteristici ale programului dorește să utilizeze – doar cele pe care le alege vor fi disponibile echipei de proiect. Ca în ilustrația de mai jos, managerul de proiect selectează funcțiile pe care dorește să le utilizeze pentru implementarea Quick Win.

Pentru astfel de proiecte în FlexiProject, se poate concepe o cartă de proiect foarte simplă sau un format pentru un raport periodic simplu. Din punctul de vedere al unui membru al echipei de proiect, sistemul are un aspect foarte simplu, așa cum se arată în ilustrația următoare.

Gestionarea sarcinilor operaționale de zi cu zi care nu decurg din proiecte

Un avantaj considerabil al software-ului de gestionare a proiectelor FlexiProject este capacitatea de a defini și de a delega sarcini operaționale care nu decurg din proiecte. Această funcție este dedicată în principal managerilor companiei. Dacă un director de departament dorește să delege o anumită sarcină unui subordonat, el poate face acest lucru cu ajutorul FlexiProject. Apoi, în lista sa de sarcini va apărea o filă „delegat”, în care va putea supraveghea starea sarcinilor delegate. În plus, fiecare utilizator își poate salva sarcinile private în FlexiProject, care sunt vizibile doar pentru el.

Avantajele implementării proiectelor strategice, a proiectelor cu câștiguri rapide și a sarcinilor operaționale într-un singur program integrat de management de proiect

Cel mai important avantaj este confortul utilizatorului, care are la dispoziție toate sarcinile într-un singur loc. Un alt aspect este că managementul companiei și biroul de management al proiectului pot vedea într-un singur loc amploarea diferitelor activități ale organizației. Un alt aspect este reducerea birocrației excesive și, prin urmare, confortul deosebit al lucrului cu programul, intuitivitatea și ușurința de implementare.