Gestão de riscos na construção: processo, registo e exemplos

O que é a gestão de riscos na construção?

A gestão de riscos na construção é o processo contínuo de identificar, avaliar e controlar os eventos que poderiam ameaçar o prazo, o orçamento, a qualidade ou a segurança de um investimento de construção. Abrange todo o ciclo de vida do empreendimento: das análises prévias e das licenças, passando pelos trabalhos, até às receções e ao período de garantia, e o seu coração prático é um registo de riscos com responsáveis e planos de resposta. É uma disciplina dentro da tarefa mais ampla de saber como gerir projetos de construção, e aquela a que mais frequentemente se atribui a culpa quando uma obra derrapa.

A construção é, além disso, um ambiente mais difícil para o risco do que a maioria dos setores. O projeto decorre no terreno, não num pavilhão controlado; depende do tempo, das condições do terreno e de decisões administrativas que ninguém na obra controla por completo; e envolve dezenas de partes com interesses diferentes, do dono de obra aos projetistas até aos subempreiteiros das várias especialidades. Cada um destes fatores pode descarrilar um cronograma por si só, e na prática atuam ao mesmo tempo.

O que está em jogo é mensurável. Uma vez que 37% das empresas do inquérito da KPMG atribuem as derrapagens de orçamento ou de prazo a uma gestão de riscos fraca, o registo de riscos merece ser tratado como uma ferramenta básica de controlo do investimento, a par do cronograma e do orçamento, e não como uma formalidade preenchida antes de uma auditoria.

Tipos de riscos nos projetos de construção

Uma resposta sensata começa por nomear a categoria, porque tipos de risco diferentes exigem ferramentas diferentes. Os projetos de construção trabalham, na maioria das vezes, com sete grupos.

Os riscos de cronograma resultam da natureza sequencial de uma obra: o atraso de uma tarefa viaja pela cadeia de dependências até às seguintes, que é exatamente o que o método do caminho crítico na construção foi feito para expor, e a acumulação de pequenos atrasos desloca a entrega. Os riscos financeiros são as subidas de preço dos materiais entre a proposta e a execução, a liquidez com prazos de pagamento longos e o custo das paragens. Os riscos de terreno e projeto incluem condições geotécnicas diferentes dos estudos, choques entre especialidades e erros de documentação que só surgem em obra. Os riscos meteorológicos e ambientais cobrem tanto as paragens de inverno ou de chuva como os requisitos ambientais que travam uma frente de trabalho.

Os riscos administrativos são os atrasos de licenças, decisões e aprovações, sobre os quais o dono de obra tem uma influência limitada e que podem congelar toda a sequência de arranque. Os riscos de subempreiteiros e de fornecimento incluem a indisponibilidade de equipas, a insolvência de um empreiteiro e as entregas atrasadas de elementos de longo prazo. Por fim, os riscos contratuais: penalizações, reclamações, disputas de âmbito e cláusulas que transferem a responsabilidade. A segurança no trabalho é uma categoria própria; na prática de sistema, os requisitos de segurança e saúde e de conformidade gerem-se melhor como tarefas do plano, com responsável, prazo e aprovação formal, para não existirem apenas num dossiê.

Este mapa de categorias é o ponto de partida do passo mais importante do processo: uma identificação que não começa do zero.

O processo de gestão de riscos na construção, passo a passo

As metodologias diferem no nome, mas o núcleo do processo é comum e é composto por quatro passos repetidos de forma cíclica durante toda a duração do investimento.

Identificar riscos: comece por uma lista, não por uma página em branco

A identificação clássica é um workshop de equipa: uma revisão da documentação, do um modelo de cronograma de construção e do contrato para ver o que poderia correr mal. Um workshop, porém, só vale tanto quanto a memória dos seus participantes, e a maioria dos riscos de construção é dolorosamente repetitiva: geotecnia, licenças, entregas e subempreiteiros regressam em cada investimento.

Por isso, no FlexiProject uma lista de riscos típicos para um dado tipo de projeto pode fazer parte do modelo a partir do qual uma obra nova arranca. A equipa não descobre as ameaças do zero; revê uma base recolhida em investimentos anteriores e amplia-a com as especificidades da nova: um terreno invulgar, um dono de obra exigente, um novo tipo de estrutura. A identificação parte da experiência de toda a empresa, não da memória de um único diretor de obra.

Avaliar riscos: uma matriz adaptada à sua organização

Os riscos identificados avaliam-se por probabilidade de ocorrência e impacto no projeto, e o resultado posiciona-os numa matriz de riscos que decide o que abordar de imediato e o que apenas vigiar. O problema é que muitas ferramentas impõem um formato de matriz rígido que não corresponde ao padrão da empresa.

O FlexiProject deixa-o configurar as dimensões da matriz por si próprio: uma organização que trabalha numa escala 3×3 não tem de se dobrar à 5×5 de outrem. O efeito é prático: todas as obras avaliam os riscos por um único padrão comum, pelo que os registos de investimentos diferentes se podem comparar entre si e a escalada tem limiares claros.

Responder: responsáveis e planos de resposta no registo

A cada risco significativo responde-se com uma de quatro estratégias: evitamento (uma mudança de tecnologia ou de sequência de trabalhos), transferência (um seguro, uma cláusula contratual que passa o risco para a parte que o controla melhor), mitigação (folgas de tempo para a cura do betão, um segundo fornecedor de elementos críticos) ou aceitação consciente com uma reserva. Uma estratégia sem destinatário, contudo, continua a ser uma declaração.

No registo do FlexiProject, cada risco tem um responsável e um plano de resposta, e a pessoa atribuída a um risco é notificada disso. Isto fecha a falha mais comum das folhas de cálculo: a linha que todos viram e pela qual ninguém respondia. Quando um risco se materializa, não começa a discussão sobre quem deve reagir; executa-se o plano preparado.

Monitorizar: revisões sobre dados, não sobre a memória

Um registo atualizado uma só vez, no arranque da obra, fica desatualizado mais depressa do que o cronograma. Por isso os riscos voltam à mesa com um ritmo constante de revisões de projeto, por exemplo de duas em duas semanas para obras em execução, e o material para a revisão vem diretamente do sistema: estados dos riscos, responsáveis, categorias e alterações desde a última reunião, lidos ao lado do o diagrama de Gantt de construção que a equipa já acompanha, tudo a partir dos mesmos dados com que a equipa trabalha todos os dias. Um risco volta à reunião de coordenação antes de se materializar, e não como explicação de por que razão o orçamento foi ultrapassado.

Um registo de riscos que sobrevive a uma só obra

A maior diferença entre uma gestão de riscos madura e uma improvisada não está num projeto isolado, mas no que acontece ao conhecimento depois de ele terminar. Numa empresa típica, o registo morre com o projeto: o ficheiro vai parar a um arquivo e as lições às cabeças de pessoas que podem justamente sair.

No FlexiProject, os riscos são também descritos no documento de encerramento do projeto: o que se materializou, o que funcionou, o que faltou. Estas conclusões alimentam a base de conhecimento da organização, e a lista atualizada de riscos típicos regressa ao modelo de projeto a partir do qual arrancará a obra seguinte. O ciclo fecha-se: a identificação no décimo investimento é realmente melhor do que no primeiro, porque assenta em experiência documentada e não na memória rotativa da equipa.

Para a administração, é uma mudança qualitativa: a gestão de riscos deixa de ser um custo formal de obras isoladas e torna-se um ativo da empresa que cresce a cada projeto concluído.

O risco ao nível do portefólio: a vista para o PMO e a administração

Uma empresa que conduz uma dúzia de obras não pode gerir o risco lendo uma dúzia de registos separados. Precisa de uma vista agregada: que investimentos carregam as ameaças mais graves, em que categorias os problemas se acumulam e onde os mesmos riscos se repetem em vários projetos ao mesmo tempo, por exemplo a dependência de um único fornecedor de estrutura metálica em três obras em simultâneo.

No FlexiProject, os riscos de todos os projetos são visíveis ao nível do portefólio e em relatórios construídos a partir dos dados do registo, sem montar resumos à mão antes de uma reunião. O PMO e a administração veem o quadro completo e podem reagir ao nível do portefólio: deslocar recursos, renegociar um contrato-quadro, suster o arranque do próximo investimento antes de um risco partilhado se materializar em todos de uma vez.

A escala do que está em jogo está bem documentada: a análise da McKinsey a 532 grandes projetos de capital mostra derrapagens de custo em média de pelo menos 79% face ao orçamento da fase de viabilidade e atrasos em média de 52%. Uma só obra com uma derrapagem destas dói; um portefólio em que ninguém reparou num risco partilhado pode ameaçar a empresa. A camada de portefólio existe para apanhar esse cenário mais cedo.

Perguntas frequentes

Quais são os principais tipos de riscos nos projetos de construção?

A prática da construção trabalha, na maioria das vezes, com sete categorias: riscos de cronograma, financeiros, de terreno e projeto, meteorológicos e ambientais, administrativos (licenças e decisões), de subempreitada e fornecimento, e contratuais. A segurança no trabalho é tratada à parte, gerida como requisitos com responsáveis e prazos no plano de obra.

O que é um registo de riscos na construção?

Um registo de riscos é uma lista de ameaças identificadas mantida durante toda a duração do investimento, com uma avaliação de probabilidade e impacto, um responsável e um plano de resposta para cada uma. Num sistema de gestão de projetos, o registo é uma ferramenta viva: os responsáveis recebem notificações, os estados são atualizados de forma contínua e os dados alimentam revisões e relatórios em vez de resumos preparados à parte.

Com que frequência devem ser revistos os riscos de construção?

A boa prática é um ritmo constante ligado às revisões de projeto, por exemplo de duas em duas semanas para obras em execução e mensalmente para investimentos em preparação. Seja qual for o ritmo, a revisão deve apoiar-se em dados atuais do registo e não na memória dos participantes, e terminar com decisões: o que escalamos, o que fechamos, onde acionamos um plano de resposta.

A matriz de riscos pode ser adaptada ao padrão da nossa empresa?

No FlexiProject, sim: as dimensões da matriz de avaliação de riscos são configuradas pela própria organização, pelo que uma empresa que trabalha numa escala 3×3 ou noutra escala interna não tem de adotar um formato imposto. Com uma matriz de avaliação comum a toda a empresa, os registos de obras diferentes são comparáveis e os limiares de escalada inequívocos para todas as equipas.

A gestão de riscos na construção decide-se na mecânica diária, não nas declarações: se a identificação arranca de uma lista recolhida em obras anteriores ou de uma página em branco; se a avaliação usa uma matriz adaptada ao padrão da empresa; se cada risco tem um responsável com plano de resposta e notificação; e se as revisões acontecem com um ritmo constante sobre os dados do registo. Igualmente importante é o que acontece ao conhecimento depois da entrega: as lições dos documentos de encerramento devem regressar aos modelos para que cada novo investimento arranque de um nível mais alto, e a vista de portefólio deve mostrar à administração onde as ameaças se acumulam entre obras. As estatísticas da KPMG e da McKinsey mostram que o que está em jogo são dezenas de pontos percentuais de orçamento e de prazo, pelo que o registo de riscos merece o mesmo estatuto que a linha de base e o orçamento do investimento. O FlexiProject liga estes elementos num único sistema: um registo com matriz configurável, listas de riscos típicos nos modelos de projeto, responsáveis e planos de resposta com notificações, documentos de encerramento que alimentam a base de lições e os riscos de todas as obras agregados no portefólio e nos relatórios. Se na sua empresa os riscos ainda vivem em folhas de cálculo abertas antes de uma auditoria, passá-los para um sistema será provavelmente a apólice de seguro mais barata que pode contratar para todo o portefólio de investimentos. Como o escolher, um guia de compra de software de gestão de projetos de construção ajuda-o a delinear.