Egy integrált eszköz hatékonyan kezeli az összetett projekteket, a gyors győzelmeket (kis projektek) és a napi operatív feladatokat.

A gyakorlatban a szervezetek több, különböző összetettségű projektet hajtanak végre párhuzamosan. Ezek közé tartoznak a nagy, összetett stratégiai projektek és a kisebb kezdeményezések (quick wins), amelyek viszonylag gyorsan eredményt hoznak. Végül a vezetők számos olyan feladatot delegálnak beosztottjaiknak, amelyek felett megfelelő ellenőrzést szeretnének gyakorolni.

Miért érdemes egyetlen integrált programot használni a projektek, a gyorsgyőzelmek és az operatív feladatok kezelésére?

Először is, a nagy, összetett és stratégiai projekteket a nagyobb szervezetekben fejlett projekt- és portfóliókezelő szoftverek segítségével valósítják meg. Az egyik ilyen program az MS Project Server, de sok más is létezik. Ezek a programok azonban annyira kifinomultak, hogy nem tűnik praktikusnak a kisebb, gyors győzelmeket hozó projektek megvalósítása velük. A gyors győzelmek megvalósítása a legtöbbször nem igényli egy bonyolult projekt charta, Gantt-diagram, kockázati nyilvántartás vagy a projekttervben bekövetkező változások kezelésére szolgáló mechanizmusok kidolgozását. Ezért az ilyen típusú projektek kevésbé kifinomult programokat használnak, mint például a Trello. Végül a vezetők több tucat operatív kérdést delegálnak a beosztottakra. Erre a célra például a Microsoft Planner-t használják a vállalatoknál. Elméletileg minden rendben van, de a gyakorlatban olyan helyzet áll elő, hogy a szervezet párhuzamosan használja az MS Project Server, a Redmine és az MS Planner eszközöket. Azonban, bár „együtt lehet élni vele”, egy ilyen megközelítés számos problémát és hatástalanságot generál.

Még rosszabb az ellenkezője, amikor a szervezetnek egyetlen projektmenedzsment programja van, és minden típusú projektet – összetettségétől függetlenül – egy ilyen programban valósítanak meg.

A projektek, a gyorsgyőzelmek és az operatív feladatok végrehajtásához használt különböző eszközök használatából eredő hatékonysági hiányosságok.

• Nincs egységes, integrált lista a szervezetben végrehajtott projektekről.
• Kihívást jelent a stratégiai szervezeti erőforrások projektmunkába való bevonásának szintjének meghatározása.
• Az alkalmazottaknak váltaniuk kell a különböző programok között
• A PMO munkáját akadályozzák
• A munkavállalók arra panaszkodnak, hogy túlterheltek a munkával, és ezt egyetlen rendszer sem tudja megerősíteni.

Hogyan lehet hatékonyan kezelni az összetett projektek, a gyors győzelmek és az operatív feladatok végrehajtását egy szervezeten belül?

Az egyes munkavállalók szempontjából nem számít, hogy egy nagy projekt részét képező feladatot, egy Quick Win projektet vagy a felettesük által rájuk bízott feladatot hajtanak-e végre. Az adott munkavállaló számára az lenne a legkényelmesebb, ha egyetlen listát kapna az elvégzendő feladatokról, amely egyetlen informatikai programban lenne. Tegyük fel, hogy ez a feltételezés érvényes. Ebben az esetben a szervezetnek olyan programot kell keresnie, amely hatékonyan kezeli a nagy stratégiai projekteket, a Quick Win projekteket és az operatív feladatokat. Az egyik ilyen program a FlexiProject projekt- és portfóliókezelő program. Mit kínál tehát a FlexiProject a fent leírt követelmények teljesítéséhez?

A projektmenedzsment szoftver konfigurálása az általános projektérettség szempontjából

Mielőtt részletesen tárgyalnánk, hogyan támogatja a FlexiProject a stratégiai, a gyorsnyertes és az operatív feladatok végrehajtását, nézzük meg, hogyan lehet a FlexiProjectet a vállalat projekt érettségi szintjéhez igazítani. A FlexiProjectben a rendszergazda bármikor eldöntheti, hogy a szervezet mely programmodulokat kívánja használni. A FlexiProject rendelkezik egy stratégiai modullal, amely lehetővé teszi, hogy leírja a vállalat stratégiai céljait, majd összekapcsolja azokat a KPI-kkel és a projektekkel. Nagy bizonyossággal feltételezhető, hogy nem minden szervezetnek van szüksége ilyen funkcióra. Ha mégis, a programadminisztrátor kikapcsolhatja ezt a funkciót, ahogy az alábbi ábrán látható.

Ha a Stratégia modul le van tiltva, akkor a rendszer bal oldali főmenüiben nem lesz látható a felhasználók számára, ahogy az a következő ábrán látható.

Lássuk továbbá, hogy a fenti ábrákon az erőforrás és a munkaidő modulok a főmenüben láthatóak. Ha a szervezetnek – a stratégiához hasonlóan – nincs szüksége a projekt erőforrásainak kezelésére vagy a munkaidő nyilvántartására, akkor kikapcsolhatja ezeket és más modulokat. Az ábra a program nézetét mutatja stratégia, erőforrások és munkaidő nélkül.

Miért van szükség a teljes rendszer megjelenésének ilyen mértékű, a projekt érettségi szintjéhez való igazítására? Ez fontos a program felhasználóbarát és intuitív jellege, és ezáltal a könnyű megvalósíthatósága szempontjából. Egy másik szempont a szervezet fejlődése a projektmenedzsment terén, valamint az egyre nagyobb rendszerfunkciók iránti növekvő igény. Akkor nincs szükségünk új rendszerre. Az igények növekedésével a rendszergazda további funkciókat adhat hozzá.

A FlexiProject program konfigurálása komplex, stratégiai projektek megvalósításához

A FlexiProject projekt- és portfóliómenedzsment programja lehetővé teszi a nagy, összetett projektek hatékony megvalósítását. E tekintetben a program a következő funkciókat kínálja:

1. pontozás – a projektötletek kiválasztása
2. a projektkártya / projektzáró kártya
3. projekt ütemterv és Gantt diagram
4. Kockázatok
5. termékek
6. változásmenedzsment tervezése és tervezése
7. erőforrás-gazdálkodás
8. időfelvétel
9. stratégia
10. projektportfóliók
11. automatizált projektfelülvizsgálatok

A fent bemutatott funkciókat elemezve láthatjuk, hogy a FlexiProject teljes körű funkciókat kínál egy komplex, stratégiai projekt hatékony megtervezéséhez és végrehajtásához. A szervezet kialakíthat egy külön projektkártyát vagy egy időszakos jelentés nézetet a programban egy ilyen projekt számára.

Programkonfiguráció a Quick Win projekt megvalósításához

A Quick Win projektek olyan kis projektek, amelyek nem igényelnek annyi funkciót, mint a stratégiai projektek. Feltételezhető, hogy egy Quick Win projekthez csak a következőkre van szükség, ami természetesen vállalatonként eltérő lehet:

1. egy egyszerű projekt charta
2. feladatlista / Kanban tábla
3. chat szoba a projekt kommunikációhoz
4. egy egyszerű jelentés, amely összefoglalja a befejezés állapotát

Amikor egy új Quick Win projektet indít a FlexiProjectben, a projektmenedzser dönti el, hogy a program mely funkcióit kívánja használni – csak az általa kiválasztott funkciók lesznek elérhetőek a projektcsapat számára. Az alábbi ábrán látható módon a projektmenedzser kiválasztja azokat a funkciókat, amelyeket a Quick Win végrehajtásához használni szeretne.

Az ilyen projektekhez a FlexiProjectben egy nagyon egyszerű projekt chartát vagy egy egyszerű időszakos jelentés formátumát lehet megtervezni. A projektcsapat tagjainak szemszögéből nézve a rendszer nagyon egyszerűen néz ki, ahogyan az a következő ábrán látható.

A projektekből nem eredő napi szintű operatív feladatok irányítása

A FlexiProject projektmenedzsment szoftver jelentős előnye, hogy a nem projektekből eredő operatív feladatok meghatározására és delegálására is képes. Ez a funkció elsősorban a vállalat vezetőinek szól. Ha egy osztályvezető egy adott feladatot szeretne delegálni a beosztottjának, akkor ezt a FlexiProject segítségével teheti meg. Ezután a feladatlistáján megjelenik egy „delegált” fül, ahol felügyelheti a delegált feladatok állapotát. Ezenkívül minden felhasználó elmentheti a saját feladatait a FlexiProjectben, amelyek csak számára láthatók.

A stratégiai projektek, a gyorsgyőzelmek és az operatív feladatok egyetlen integrált projektmenedzsment programban történő végrehajtásának előnyei

A legfontosabb előnye a felhasználó kényelme, akinek minden feladat egy helyen könnyen elérhető. A másik, hogy a vállalat vezetése és a Projektmenedzsment Iroda egy helyen láthatja a szervezet különböző tevékenységeinek nagyságrendjét. A másik a túlzott bürokrácia csökkentése, és ezáltal a programmal való munka nagyfokú kényelme, intuitivitása és könnyű megvalósíthatósága.