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Un outil intégré permet de gérer efficacement les projets complexes, les gains rapides (petits projets) et les tâches opérationnelles quotidiennes.

Dans la pratique, les organisations mettent en œuvre en parallèle plusieurs projets de complexité variable. Il s’agit notamment de grands projets stratégiques complexes et d’initiatives plus modestes (quick wins) permettant d’obtenir des résultats relativement rapidement. Enfin, les managers délèguent à leurs subordonnés plusieurs tâches sur lesquelles ils souhaitent exercer un contrôle adéquat.

Pourquoi utiliser un programme intégré pour gérer les projets, les gains rapides et les tâches opérationnelles ?

Tout d’abord, les grands projets complexes et stratégiques sont mis en œuvre dans les grandes organisations à l’aide de logiciels avancés de gestion de projets et de portefeuilles. L’un de ces programmes est MS Project Server, mais il en existe beaucoup d’autres. Toutefois, ces programmes sont tellement sophistiqués qu’il semble peu pratique de les utiliser pour mettre en œuvre des projets à gains rapides de moindre envergure. Le plus souvent, la mise en œuvre de gains rapides ne nécessite pas l’élaboration d’une charte de projet élaborée, d’un diagramme de Gantt, d’un registre des risques ou de mécanismes de gestion des changements dans le plan du projet. Par conséquent, ce type de projet utilise des programmes moins sophistiqués tels que Trello. Enfin, les dirigeants délèguent des dizaines de questions opérationnelles à leurs subordonnés. À cette fin, par exemple, Microsoft Planner est utilisé dans les entreprises. En théorie, tout va bien, mais dans la pratique, nous avons une situation où l’organisation utilise en parallèle les outils MS Project Server, Redmine et MS Planner. Cependant, bien que « l’on puisse s’en accommoder », une telle approche génère plusieurs problèmes et inefficacités.

Pire encore, la situation est inverse lorsque l’organisation dispose d’un programme de gestion de projet et que tous les types de projets, quelle que soit leur complexité, sont mis en œuvre dans le cadre de ce programme.

Inefficacité résultant de l'utilisation d'outils différents pour mettre en œuvre des projets, des gains rapides et des tâches opérationnelles

• Il n’existe pas de liste unique et intégrée des projets mis en œuvre dans l’organisation.
• Il est difficile de déterminer le niveau d’implication des ressources stratégiques de l’organisation dans le travail du projet
• Les employés doivent passer d’un programme à l’autre
• Le travail du PMO est entravé
• Les employés se plaignent d’être surchargés de travail et aucun système ne peut le confirmer.

Comment gérer efficacement la mise en œuvre de projets complexes, de gains rapides et de tâches opérationnelles au sein d'une organisation ?

Du point de vue d’un employé individuel, il importe peu qu’il effectue une tâche faisant partie d’un grand projet, d’un projet Quick Win ou d’une tâche qui lui a été confiée par son superviseur. Il serait plus pratique pour cet employé de disposer d’une liste unique des tâches qu’il doit accomplir, qui se trouverait dans un seul programme informatique. Supposons que cette hypothèse soit valable. Dans ce cas, l’organisation doit rechercher un programme capable de gérer efficacement les grands projets stratégiques, les projets « Quick Win » et les tâches opérationnelles. L’un de ces programmes est le programme de gestion de projets et de portefeuilles FlexiProject. Qu’offre donc FlexiProject pour répondre aux exigences décrites ci-dessus ?

Configurer le logiciel de gestion de projet dans la perspective de la maturité globale du projet

Avant d’examiner en détail la manière dont FlexiProject soutient la mise en œuvre des tâches stratégiques, des tâches à gain rapide et des tâches opérationnelles, voyons comment FlexiProject peut être adapté au niveau de maturité des projets d’une entreprise. Dans FlexiProject, l’administrateur du système peut décider à tout moment des modules de programme que l’organisation souhaite utiliser. FlexiProject dispose d’un module de stratégie qui vous permet d’écrire les objectifs stratégiques de l’entreprise et de les relier aux indicateurs de performance clés et aux projets. On peut supposer avec un degré élevé de certitude que toutes les organisations n’ont pas besoin d’une telle fonctionnalité. Si c’est le cas, l’administrateur du programme peut désactiver cette fonction, comme le montre l’illustration ci-dessous.

Si le module de stratégie est désactivé, il cesse d’être visible pour les utilisateurs dans les menus principaux de gauche du système, comme le montre l’illustration suivante.

Dans les illustrations ci-dessus, les modules ressources et temps de travail sont visibles dans le menu principal. Si, comme dans le cas de la stratégie, l’organisation n’a pas besoin de gérer les ressources d’un projet ou d’enregistrer le temps de travail, elle peut désactiver ces modules et d’autres. L’illustration montre la vue du programme sans la stratégie, les ressources et le temps de travail.

Pourquoi est-il nécessaire d’adapter l’apparence de l’ensemble du système au niveau de maturité du projet de l’organisation ? Ceci est important du point de vue de la convivialité et de l’intuitivité du programme et, par conséquent, de la facilité de mise en œuvre. Un autre aspect est le développement de l’organisation en termes de gestion de projet et le besoin croissant de fonctionnalités supplémentaires du système. Dans ce cas, nous n’avons pas besoin d’un nouveau système. Au fur et à mesure que les besoins augmentent, l’administrateur du système peut ajouter d’autres fonctions.

Configurer le programme FlexiProject pour la mise en œuvre de projets complexes et stratégiques

Le programme de gestion de projets et de portefeuilles de FlexiProject permet la mise en œuvre efficace de projets complexes et de grande envergure. À cet égard, le programme offre les fonctionnalités suivantes :

1. notation – sélection des idées de projets
2. la carte de projet / la carte de clôture de projet
3. calendrier du projet et diagramme de Gantt
4. Risques
5. produits
6. planifier et planifier la gestion du changement
7. gestion des ressources
8. enregistrement de l’heure
9. stratégie
10. les portefeuilles de projets
11. l’examen automatisé des projets

En analysant les fonctions présentées ci-dessus, nous pouvons constater que FlexiProject offre un ensemble complet de fonctionnalités pour planifier et exécuter efficacement un projet complexe et stratégique. L’organisation peut concevoir une fiche de projet spécifique ou une vue de rapport périodique dans le programme pour un tel projet.

Configuration du programme pour la mise en œuvre du projet Quick Win

Les projets « Quick Win » sont de petits projets qui ne nécessitent pas autant de fonctions que les projets stratégiques. On peut supposer, ce qui peut bien sûr varier d’une entreprise à l’autre, qu’un projet Quick Win ne nécessite qu’une seule intervention :

1. une charte de projet simple
2. une liste de tâches / un tableau Kanban
3. un forum de discussion pour la communication sur les projets
4. un simple rapport résumant l’état d’avancement des travaux

Lors du lancement d’un nouveau projet Quick Win dans FlexiProject, le chef de projet décide des fonctionnalités du programme qu’il souhaite utiliser – seules celles qu’il choisit seront disponibles pour l’équipe du projet. Comme dans l’illustration ci-dessous, le chef de projet sélectionne les fonctions qu’il souhaite utiliser pour la mise en œuvre de Quick Win.

Pour de tels projets dans FlexiProject, une charte de projet très simple ou un format pour un rapport périodique simple peuvent être conçus. Du point de vue d’un membre de l’équipe de projet, le système a une apparence très simple, comme le montre l’illustration suivante.

Gérer les tâches opérationnelles quotidiennes qui ne découlent pas des projets

Un avantage considérable du logiciel de gestion de projet FlexiProject est la possibilité de définir et de déléguer des tâches opérationnelles qui ne sont pas liées à des projets. Cette fonction est principalement destinée aux gestionnaires de l’entreprise. Si un chef de service souhaite déléguer une tâche spécifique à son subordonné, il peut le faire en utilisant FlexiProject. Ensuite, un onglet « délégué » apparaîtra dans sa liste de tâches, où il pourra superviser l’état des tâches déléguées. En outre, chaque utilisateur peut enregistrer ses tâches privées dans FlexiProject, qui ne sont visibles que pour lui.

Avantages de la mise en œuvre de projets stratégiques, de gains rapides et de tâches opérationnelles dans le cadre d'un programme de gestion de projet intégré

L’avantage le plus important est la commodité pour l’utilisateur, qui dispose de toutes les tâches en un seul endroit. En outre, la direction de l’entreprise et le bureau de gestion des projets peuvent voir l’ampleur des différentes activités de l’organisation en un seul endroit. D’autre part, la réduction de la bureaucratie excessive et donc la grande facilité de travailler avec le programme, son intuitivité et sa facilité de mise en œuvre.