Una herramienta integrada que gestiona eficazmente los proyectos complejos, las ganancias rápidas (pequeños proyectos) y las tareas operativas cotidianas.

En la práctica, las organizaciones ejecutan en paralelo varios proyectos de diversa complejidad. Incluyen proyectos estratégicos grandes y complejos e iniciativas más pequeñas (quick wins) para obtener resultados con relativa rapidez. Por último, los directivos delegan en sus subordinados varias tareas sobre las que desean tener un control adecuado.

¿Por qué utilizar un programa integrado para gestionar proyectos, logros rápidos y tareas operativas?

En primer lugar, los proyectos de gran envergadura, complejos y estratégicos se ejecutan en las grandes organizaciones utilizando programas informáticos avanzados de gestión de proyectos y carteras. Uno de estos programas es MS Project Server, pero hay muchos otros. Sin embargo, estos programas son tan sofisticados que parece poco práctico poner en marcha con ellos pequeños proyectos de resultados rápidos. En la mayoría de los casos, la aplicación de los resultados rápidos no requiere el desarrollo de una carta de proyecto elaborada, un diagrama de Gantt, un registro de riesgos o mecanismos para gestionar los cambios en el plan del proyecto. Por ello, este tipo de proyectos utiliza programas menos sofisticados, como Trello. Por último, los directivos delegan decenas de cuestiones operativas en sus subordinados. Para ello, en las empresas se utiliza, por ejemplo, Microsoft Planner. En teoría, todo está bien, pero en la práctica, tenemos una situación en la que la organización utiliza MS Project Server, Redmine y herramientas de MS Planner en paralelo. Sin embargo, aunque «se puede vivir con ello», este planteamiento genera varios problemas e ineficiencias.

Peor aún, es la situación contraria cuando la organización tiene un programa de gestión de proyectos, y todos los tipos de proyectos, independientemente de su complejidad, se implementan en dicho programa.

Ineficiencias derivadas del uso de diferentes herramientas para ejecutar proyectos, logros rápidos y tareas operativas.

• No existe una lista única e integrada de los proyectos ejecutados en la organización
• Es difícil determinar el nivel de implicación de los recursos organizativos estratégicos en el trabajo del proyecto
• Los empleados tienen que cambiar de programa
• El trabajo de la PMO se ve obstaculizado
• Los empleados se quejan de que están sobrecargados de trabajo, y ningún sistema puede confirmarlo

¿Cómo se aborda eficazmente la ejecución de proyectos complejos, logros rápidos y tareas operativas en una organización?

Desde el punto de vista de un empleado individual, no importa si está realizando una tarea que forma parte de un gran proyecto, un proyecto Quick Win o una tarea que le ha asignado su supervisor. Lo más cómodo para ese empleado sería disponer de una única lista de tareas que debe realizar, que estaría en un único programa informático. Supongamos que este supuesto es válido. En ese caso, la organización debe buscar un programa que gestione eficazmente los grandes proyectos estratégicos, los proyectos Quick Win y las tareas operativas. Uno de ellos es el programa de gestión de proyectos y carteras FlexiProject. Entonces, ¿qué ofrece FlexiProject para cumplir los requisitos descritos anteriormente?

Configuración del software de gestión de proyectos desde la perspectiva de la madurez global del proyecto

Antes de un análisis detallado de cómo FlexiProject apoya la implementación de tareas estratégicas, de ganancia rápida y operativas, veamos cómo FlexiProject puede adaptarse al nivel de madurez del proyecto de una empresa. En FlexiProject, el administrador del sistema puede decidir qué módulos del programa desea utilizar la organización en cada momento. FlexiProject cuenta con un módulo de estrategia, que permite anotar los objetivos estratégicos de la empresa y vincularlos a continuación a los KPI y los proyectos. Se puede asumir con un alto grado de certeza que no todas las organizaciones necesitan esta funcionalidad. Si lo hacen, el administrador del programa puede desactivar esta función, como se muestra en la siguiente ilustración.

Si el módulo Estrategia está desactivado, deja de ser visible para los usuarios en los menús principales de la izquierda del sistema, como se muestra en la siguiente ilustración.

Veamos además que en las ilustraciones anteriores, los módulos de recursos y tiempo de trabajo son visibles en el menú principal. Si, como en el caso de la estrategia, la organización no necesita gestionar los recursos del proyecto ni registrar el tiempo de trabajo, puede desactivar estos módulos y otros. La ilustración muestra la vista del programa sin estrategia, recursos ni tiempo de trabajo.

¿Por qué es necesaria esta adaptación de la apariencia de todo el sistema al nivel de madurez organizativa del proyecto? Esto es importante desde el punto de vista de la facilidad de uso y la intuitividad del programa y, por tanto, de su facilidad de aplicación. Otro aspecto es el desarrollo de la organización en términos de gestión de proyectos y la creciente necesidad de más funcionalidad del sistema. Entonces no necesitamos un nuevo sistema. A medida que crecen las necesidades, el administrador del sistema puede añadir más funciones.

Configurar el programa FlexiProject para la ejecución de proyectos complejos y estratégicos

El programa de gestión de proyectos y carteras de FlexiProject permite la ejecución eficaz de proyectos grandes y complejos. En este sentido, el programa ofrece las siguientes funcionalidades:

1. puntuación – selección de ideas de proyectos
2. la Tarjeta de Proyecto / Tarjeta de Cierre de Proyecto
3. calendario del proyecto y diagrama de Gantt
4. Riesgos
5. productos
6. planificar y programar la gestión del cambio
7. gestión de recursos
8. registro de tiempo
9. estrategia
10. carteras de proyectos
11. revisiones automatizadas de proyectos

Analizando las funciones presentadas anteriormente, podemos ver que FlexiProject ofrece un conjunto completo de funcionalidades para planificar y ejecutar un proyecto complejo y estratégico de forma eficaz. La organización puede diseñar una ficha de proyecto específica o una vista de informe periódico en el programa para dicho proyecto.

Configuración del programa para la ejecución del proyecto Quick Win

Los proyectos Quick Win son pequeños proyectos que no requieren tantas funciones como los proyectos estratégicos. Se puede suponer, lo que por supuesto puede variar entre empresas, que un proyecto Quick Win sólo requiere:

1. una carta de proyecto sencilla
2. una lista de tareas / tablero Kanban
3. una sala de chat para la comunicación de proyectos
4. un informe sencillo que resuma el estado de realización

Al iniciar un nuevo proyecto Quick Win en FlexiProject, el gestor del proyecto decide qué funciones del programa desea utilizar: sólo las que él elija estarán disponibles para el equipo del proyecto. Como en la ilustración siguiente, el jefe de proyecto selecciona las funciones que desea utilizar para la aplicación de Quick Win.

Para este tipo de proyectos en FlexiProject, se puede diseñar una carta de proyecto muy simple o un formato para un informe periódico sencillo. Desde el punto de vista de un miembro del equipo del proyecto, el sistema tiene un aspecto muy sencillo, como se muestra en la siguiente ilustración.

Gestión de las tareas operativas cotidianas no derivadas de proyectos

Una ventaja considerable del software de gestión de proyectos FlexiProject es la posibilidad de definir y delegar tareas operativas no derivadas de proyectos. Esta función está dedicada principalmente a los directivos de la empresa. Si un jefe de departamento desea delegar una tarea específica en su subordinado, puede hacerlo utilizando FlexiProject. A continuación, aparecerá una pestaña «delegado» en su lista de tareas, donde podrá supervisar el estado de las tareas delegadas. Además, cada usuario puede guardar sus tareas privadas en FlexiProject, que sólo son visibles para él.

Ventajas de ejecutar proyectos estratégicos, quick wins y tareas operativas en un programa integrado de gestión de proyectos

La ventaja más importante es la comodidad del usuario, que tiene todas las tareas a mano en un solo lugar. Otra es que la dirección de la empresa y la Oficina de Gestión de Proyectos pueden ver la escala de las diversas actividades de la organización en un solo lugar. Otra es la reducción de la excesiva burocracia y, por tanto, la gran comodidad de trabajar con el programa, su intuitividad y facilidad de aplicación.