Jeden integrovaný nástroj efektivně zvládá komplexní projekty, rychlé úspěchy (malé projekty) i každodenní provozní úkoly.

V praxi organizace souběžně realizují několik různě složitých projektů. Patří mezi ně velké, komplexní strategické projekty a menší iniciativy (quick wins), které mají relativně rychle přinést výsledky. A konečně, manažeři delegují na své podřízené několik úkolů, nad kterými chtějí mít dostatečnou kontrolu.

Proč používat jeden integrovaný program pro správu projektů, rychlých úspěchů a provozních úkolů?

Za prvé, velké, komplexní a strategické projekty se ve větších organizacích realizují pomocí pokročilého softwaru pro řízení projektů a portfolia. Jedním z takových programů je MS Project Server, ale existuje mnoho dalších. Tyto programy jsou však natolik sofistikované, že se zdá být nepraktické realizovat pomocí nich menší projekty s rychlými výsledky. Zavedení rychlých vítězství většinou nevyžaduje vypracování propracované projektové charty, Ganttova diagramu, registru rizik ani mechanismů pro řízení změn v plánu projektu. Proto se u tohoto typu projektů používají méně sofistikované programy, jako je Trello. A konečně, manažeři delegují desítky provozních záležitostí na podřízené. K tomuto účelu se ve firmách používá například Microsoft Planner. Teoreticky je vše v pořádku, ale v praxi se setkáváme se situací, kdy organizace používá paralelně nástroje MS Project Server, Redmine a MS Planner. Ačkoli se s tím „dá žít“, takový přístup přináší řadu problémů a neefektivností.

Ještě horší je opačná situace, kdy organizace má jeden program projektového řízení a všechny typy projektů, bez ohledu na jejich složitost, jsou implementovány v takovém programu.

Neefektivita vyplývající z používání různých nástrojů pro realizaci projektů, rychlých úspěchů a provozních úkolů.

• Neexistuje jednotný, ucelený seznam projektů realizovaných v organizaci.
• Je náročné určit míru zapojení strategických organizačních zdrojů do práce na projektu.
• Zaměstnanci musí přepínat mezi různými programy
• Práce PMO je ztížena
• Zaměstnanci si stěžují, že jsou přetíženi prací, a žádný systém to nemůže potvrdit.

Jak efektivně řešíte realizaci komplexních projektů, rychlých úspěchů a provozních úkolů v organizaci?

Z pohledu jednotlivého zaměstnance je jedno, zda plní úkol, který je součástí velkého projektu, projektu Quick Win, nebo úkol, který mu zadal jeho nadřízený. Pro tohoto zaměstnance by bylo nejpohodlnější, kdyby měl k dispozici jediný seznam úkolů, které musí splnit, a to v jediném programu IT. Předpokládejme, že tento předpoklad platí. V takovém případě by organizace měla hledat program, který by efektivně zvládal velké strategické projekty, projekty Quick Win a provozní úkoly. Jedním z takových programů je program pro řízení projektů a portfolia FlexiProject. Co tedy FlexiProject nabízí, aby splnil výše popsané požadavky?

Konfigurace softwaru pro řízení projektů z hlediska celkové vyspělosti projektu.

Před podrobnou diskusí o tom, jak FlexiProject podporuje realizaci strategických, rychle získaných a provozních úkolů, se podívejme, jak lze FlexiProject přizpůsobit úrovni vyspělosti projektu v dané společnosti. V systému FlexiProject může správce systému kdykoli rozhodnout, které programové moduly chce organizace používat. FlexiProject má modul strategie, který umožňuje sepsat strategické cíle společnosti a následně je propojit s klíčovými ukazateli výkonnosti a projekty. S vysokou mírou jistoty lze předpokládat, že ne všechny organizace takovou funkci potřebují. Pokud ano, může správce programu tuto funkci vypnout, jak je znázorněno na obrázku níže.

Pokud je modul Strategie zakázán, přestane být pro uživatele viditelný v levém hlavním menu systému, jak ukazuje následující obrázek.

Dále si všimněme, že na výše uvedených obrázcích jsou v hlavní nabídce viditelné moduly zdrojů a pracovní doby. Pokud organizace nepotřebuje, stejně jako v případě strategie, spravovat projektové zdroje nebo evidovat pracovní dobu, může tyto a další moduly vypnout. Obrázek ukazuje zobrazení programu bez strategie, zdrojů a pracovní doby.

Proč je takové přizpůsobení vzhledu celého systému organizační úrovni vyspělosti projektu nezbytné? To je důležité z hlediska uživatelské přívětivosti a intuitivnosti programu, a tedy i snadné implementace. Dalším aspektem je vývoj organizace z hlediska řízení projektů a rostoucí potřeba většího množství funkcí systému. Pak nepotřebujeme nový systém. S rostoucími potřebami může správce systému přidávat další funkce.

Konfigurace programu FlexiProject pro realizaci komplexních strategických projektů

Program FlexiProject pro řízení projektů a portfolia umožňuje efektivní realizaci velkých a komplexních projektů. V tomto ohledu program nabízí následující funkce:

1. bodování – výběr projektových záměrů
2. karta projektu / závěrečná karta projektu
3. harmonogram projektu a Ganttův diagram
4. Rizika
5. produkty
6. plánování a řízení změn
7. správa zdrojů
8. záznam času
9. strategie
10. portfolia projektů
11. automatizované revize projektů

Z analýzy výše uvedených funkcí vyplývá, že FlexiProject nabízí kompletní sadu funkcí pro efektivní plánování a realizaci komplexního strategického projektu. Organizace může pro takový projekt v programu navrhnout speciální kartu projektu nebo zobrazení pravidelných zpráv.

Konfigurace programu pro realizaci projektu Quick Win

Projekty Quick Win jsou malé projekty, které nevyžadují tolik funkcí jako strategické projekty. Lze předpokládat, což se samozřejmě může u jednotlivých společností lišit, že projekt Quick Win vyžaduje pouze:

1. jednoduchá projektová charta
2. seznam úkolů / tabule Kanban
3. chatovací místnost pro projektovou komunikaci
4. jednoduchou zprávu shrnující stav dokončení.

Při spuštění nového projektu Quick Win ve FlexiProject se projektový manažer rozhodne, které funkce programu chce používat – pouze ty, které vybere, budou k dispozici projektovému týmu. Stejně jako na obrázku níže vybere vedoucí projektu funkce, které chce použít pro implementaci Quick Win.

Pro takové projekty lze ve FlexiProjectu navrhnout velmi jednoduchý statut projektu nebo formát jednoduché pravidelné zprávy. Z pohledu člena projektového týmu má systém velmi jednoduchý vzhled, jak ukazuje následující obrázek.

Řízení každodenních provozních úkolů, které nevyplývají z projektů.

Významnou výhodou softwaru pro řízení projektů FlexiProject je možnost definovat a delegovat provozní úkoly, které nevyplývají z projektů. Tato funkce je určena především manažerům společnosti. Pokud chce vedoucí oddělení delegovat konkrétní úkol na svého podřízeného, může tak učinit pomocí FlexiProject. Poté se v jeho seznamu úkolů objeví karta „delegované“, kde může dohlížet na stav delegovaných úkolů. Kromě toho si každý uživatel může ve FlexiProject uložit své soukromé úkoly, které jsou viditelné pouze pro něj.

Výhody implementace strategických projektů, rychlých vítězství a provozních úkolů v jednom integrovaném programu řízení projektů

Nejdůležitější výhodou je pohodlí uživatele, který má všechny úkoly snadno dostupné na jednom místě. Dalším důvodem je, že vedení společnosti a kancelář projektového řízení mohou na jednom místě vidět rozsah různých činností organizace. Dalším důvodem je snížení nadměrné byrokracie, a tím i velké pohodlí při práci s programem, jeho intuitivnost a snadná implementace.