Gestão de recursos na construção: guia prático

O que é a gestão de recursos na construção?

A gestão de recursos na construção é o planeamento, a atribuição e o controlo do uso de pessoas, equipamentos e materiais, para que cada tarefa tenha a tempo aquilo de que precisa e nenhum recurso fique parado nem seja comprometido em dois lugares ao mesmo tempo. Deixamos de lado a teoria da gestão de recursos em projetos, e o quadro mais amplo de como gerir projetos de construção foi tratado em separado; aqui concentramo-nos no que distingue uma obra. A gestão de projetos na construção difere de outros setores exatamente neste ponto: o que é escasso é o recurso, não a tarefa.

Três aspetos fazem a diferença. Primeiro, os recursos de obra são físicos e móveis: uma equipa ou uma grua estão num lugar num dado momento, e movê-las custa tempo e dinheiro. Segundo, a necessidade está rigidamente ligada à sequência técnica — a equipa de armaduras é precisa exatamente quando a frente de trabalho está pronta, nem uma semana antes nem uma depois. Terceiro, o mercado de trabalho é implacável: assegurar equipas qualificadas é há anos uma das principais limitações ao crescimento das empresas de construção, o que torna as pessoas disponíveis deixadas paradas um luxo que ninguém pode permitir-se.

Os três recursos de uma obra

Equipas e subcontratados

Numa obra, as pessoas planeiam-se em dois níveis: a qualificação (armadores de ferro, montadores de estrutura, eletricistas) e a disponibilidade no tempo. A granularidade útil são as equipas e as empresas subcontratadas, não os indivíduos; ao diretor de obra interessa se a equipa de estruturas está disponível na janela das fundações, não quem vem nominalmente na quarta-feira. Os subcontratados são uma categoria à parte: um recurso sob controlo limitado, cuja disponibilidade tem de ser contratada com antecedência e verificada com tanto mais cuidado quanto mais perto trabalhar do caminho crítico. A sua disponibilidade é, aliás, uma entrada padrão do registo de riscos da obra, ao lado dos fornecimentos e do tempo atmosférico.

Equipamentos

Gruas, cofragens, máquinas de movimentação de terras: a economia deste recurso é um cálculo entre a paragem e a transferência. Uma grua que espera uma semana por uma frente de trabalho custa aluguer sem produção; a mesma grua transferida às pressas para outra obra custa mobilização nos dois sentidos. O equipamento pesado pode ainda ser um estrangulamento partilhado: um conjunto de cofragens que serve duas obras cria entre elas uma dependência oculta, invisível em cada um dos planeamentos considerados separadamente.

Materiais com prazos longos

Estrutura metálica, carpintaria industrial, unidades de tratamento de ar ou quadros elétricos encomendam-se com semanas ou meses de antecedência. Este recurso planeia-se de trás para a frente a partir das datas: a data de montagem menos o prazo de fabrico e de transporte dá o último momento seguro para encomendar. Uma entrega atrasada de um elemento crítico trava a sequência com a mesma eficácia que uma equipa em falta, pelo que as encomendas-chave são melhor tratadas como tarefas do plano, com responsável e data, do que como notas em mensagens de correio.

Planeamento de recursos ligado ao planeamento da obra

O erro mais frequente parece inofensivo: o plano de recursos nasce numa folha separada, ao lado do planeamento. Funciona até à primeira alteração de datas. Um modelo de planeamento de obra em Excel é um ponto de partida razoável para o plano de trabalhos em si; o problema começa quando o plano de carga vive ao lado dele como um segundo ficheiro. Se a licença chega três semanas mais tarde ou a betonagem se arrasta, a necessidade de cada equipa seguinte desloca-se em cascata — e a folha de carga não sabe nada disso. Depois de duas alterações destas, a empresa planeia pessoas num calendário que não existe.

A consequência é estrutural, não disciplinar: a carga de recursos tem de decorrer diretamente do planeamento para viver com ele. No FlexiProject os recursos são atribuídos ao nível da tarefa — um pacote de trabalho pode ter vários responsáveis, pessoas e também departamentos — e são visíveis diretamente no diagrama de Gantt da obra. Quando uma alteração de datas recalcula as tarefas dependentes, a necessidade de pessoas e equipamentos move-se com as datas e os responsáveis recebem notificações. Uma alteração, uma vista, nenhuma reconciliação manual entre a folha de carga e o plano de trabalhos.

O conflito entre obras: o problema menos visível

Dentro de uma obra, uma colisão de recursos nota-se bastante depressa: duas tarefas da mesma equipa na mesma semana salta à vista na reunião de coordenação. Os conflitos verdadeiramente caros ocorrem um piso acima, entre projetos: a mesma equipa de estruturas comprometida em duas obras, o mesmo diretor de obra em dois planeamentos, um conjunto de cofragens prometido a duas intervenções. Visto de um projeto isolado, tudo parece correto; o conflito revela-se no terreno, quando custa uma paragem, penalizações e improvisação com equipas alheias.

No FlexiProject a carga de recursos é visível no Gantt de todos os projetos. Se quiser deslocar trabalhos numa obra, vê imediatamente se isso gera sobrecarga noutra — o conflito surge na fase de planeamento, onde resolvê-lo custa uma conversa sobre prioridades e não uma semana de paragem. É exatamente aquilo que nenhuma disciplina na manutenção de folhas separadas substitui, porque o problema está, por definição, entre elas.

O nível de portefólio completa o quadro: a carga agregada de departamentos e equipas ao longo do tempo mostra quando a empresa tem realmente espaço para mais uma obra e quando aceitar uma proposta significa um conflito silencioso com as intervenções já contratadas. A análise da carga passa a ser um dado de entrada para as decisões de direção: a que concursos concorrer, quando iniciar contratações, onde se justifica um segundo conjunto de equipamentos — é assim que a usam as empresas que implementam o FlexiProject.

Boas práticas na gestão de recursos de uma obra

Quatro práticas trazem o maior benefício com o mínimo de burocracia. Primeira, a granularidade certa: planeie equipas, departamentos e empresas, não nomes — o plano deve responder à pergunta se há capacidade, não substituir a distribuição diária do encarregado. Segunda, um ritmo fixo: reveja a carga na reunião de coordenação juntamente com o planeamento e o relatório de progresso de obra da semana anterior, porque são as duas faces da mesma decisão. Terceira, margem onde dói: planeie os recursos das tarefas do caminho crítico com uma reserva de disponibilidade, já que o seu atraso desloca a data de toda a intervenção, enquanto os recursos de tarefas com folga podem trabalhar no limite. Quarta, feche o ciclo com dados do terreno. O tempo de trabalho registado em continuo, no FlexiProject também a partir da aplicação móvel, transforma o plano de carga em conhecimento da utilização real — e é nisso, não em declarações, que deve assentar o cálculo das propostas seguintes. A utilização lida desta forma alimenta também os KPI na construção que a direção acompanha.

Perguntas frequentes

Que recursos se gerem num projeto de construção?

Três grandes grupos: pessoas (equipas próprias, direção de obra e subcontratados), equipamentos (gruas, cofragens, movimentação de terras) e materiais, com atenção especial aos elementos com prazo longo como a estrutura metálica ou as instalações. Cada grupo tem a sua própria economia: as pessoas planeiam-se por qualificação e disponibilidade, os equipamentos segundo o cálculo paragem contra transferência, e os materiais segundo datas de encomenda calculadas de trás para a frente a partir do planeamento.

Como planear equipas em várias obras?

O essencial é uma vista única da carga em todos os projetos, alimentada diretamente pelos planeamentos, em vez de folhas separadas por obra. As equipas planeiam-se ao nível de brigadas e departamentos, os conflitos resolvem-se com uma decisão de prioridade na fase de planeamento, e os recursos dos caminhos críticos mantêm uma reserva de disponibilidade. No FlexiProject a carga de recursos é visível no Gantt de todas as obras em simultâneo.

De onde surgem os conflitos de recursos na construção?

Na maioria das vezes do facto de cada obra ser planeada separadamente: a mesma equipa, a mesma máquina ou o mesmo diretor de obra acabam em dois planeamentos que nunca se encontram numa só vista. A segunda fonte são as alterações de datas — um atraso desloca a necessidade em cascata, e os planos de recursos mantidos ao lado do planeamento não acompanham essas alterações, pelo que a empresa trabalha com uma imagem desatualizada da disponibilidade.

Como é que um software apoia a gestão de recursos de obra?

Um sistema liga os recursos ao planeamento: atribuições ao nível da tarefa, carga visível no Gantt através dos projetos, recálculo automático da necessidade nas alterações de datas e notificações aos responsáveis. A isso juntam-se o registo do tempo de trabalho a partir da obra através de uma aplicação móvel e os relatórios de carga ao nível do portefólio, usados nas decisões de propostas e de contratação. O que comparar ao escolher um software de gestão de projetos de construção descrevemos num guia de compra separado.

A gestão de recursos na construção decide-se em três pontos. O primeiro é compreender a economia distinta dos três recursos: equipas planeadas por qualificação e disponibilidade, equipamentos avaliados entre paragem e transferência, materiais encomendados de trás para a frente a partir das datas. O segundo é o acoplamento: a carga tem de decorrer do planeamento e viver com cada uma das suas alterações, porque um plano de recursos mantido ao lado do plano de trabalhos envelhece mais depressa do que alguém consegue atualizá-lo. O terceiro, o mais importante e o menos visível, é o nível entre as obras: conflitos das mesmas equipas e dos mesmos equipamentos entre projetos paralelos, que nenhum planeamento isolado deteta. O FlexiProject responde aos três: recursos ligados às tarefas e visíveis no Gantt através dos projetos, carga recalculada juntamente com as dependências, tempo de trabalho registado a partir da obra na aplicação móvel e carga de portefólio como dado de entrada para as decisões de propostas. Se as suas obras continuam a planear pessoas em folhas separadas, o primeiro conflito que o sistema apanhar na fase de planeamento em vez de no terreno provavelmente pagará a implementação com juros.