5 melhores aplicações de gestão de projectos
A aplicação de gestão de projectos é uma ferramenta essencial para empresas e organizações que gerem várias iniciativas complexas em simultâneo. Permite um melhor planeamento, acompanhamento do progresso e gestão eficiente dos recursos, melhorando significativamente a eficácia operacional e ajudando a atingir os objectivos comerciais. Um bom software de gestão de projectos também facilita a comunicação da equipa, melhora a colaboração e minimiza o risco de atrasos ou erros. Neste artigo, apresentamos os cinco melhores sistemas que ajudarão a organizar o trabalho, melhorar a coordenação e agilizar a execução até dos projectos mais exigentes.
A melhor aplicação de gestão de projectos num ápice
| Ideal para: | Caraterísticas principais | |
| FlexiProject | Gestão abrangente de projectos e carteiras, independentemente da dimensão da organização e do número de projectos | Configuração extensiva, criação de bases de dados de conhecimento, interface intuitiva, relatórios avançados, revisões automáticas de projectos, modelo de avaliação de projectos |
| GeniusProject | Gestão de projectos técnicos e de engenharia | Gestão de projectos, recursos e custos, relatórios |
| Planview | Gestão de projectos e de carteiras | Gestão de recursos, orçamentos e carteiras, relatórios, forte apoio à gestão estratégica |
| Formiga Azul | Gestão de projectos e colaboração | Relatórios avançados, integração com outras ferramentas |
| Smartsheet | Gestão de projectos e carteiras | Flexibilidade, orçamentação, controlo de recursos, múltiplas visualizações do fluxo de trabalho, capacidades extensivas de elaboração de relatórios |
1. FlexiProject
FlexiProject é uma ferramenta completa de gestão de projectos. A aplicação reúne funcionalidades úteis para o gestor de projeto, os membros da equipa de projeto, o PMO e a direção da empresa. O FlexiProject permite-te gerir projectos a um nível operacional e estratégico. As funcionalidades particularmente úteis para os PMO incluem a criação de modelos de projectos (juntamente com uma base de conhecimentos de modelos de documentos de projectos, melhores práticas, uma base de dados de potenciais riscos e itens de custo), um módulo flexível de geração de relatórios, relatórios automáticos de projectos que permitem a apresentação de relatórios de estado aos comités de direção, gestão da empresa, gestão do orçamento do projeto e gestão avançada de recursos. Neste sistema existe um módulo de pontuação para selecionar objetivamente as melhores ideias de projectos, um módulo para ligar objectivos estratégicos a projectos e KPIs, e existe a capacidade de construir caminhos de aprovação arbitrários. A gestão de carteiras de projectos e a criação de análises hipotéticas tornam este software muito útil para PMOs. O modelo de licenciamento atrativo funciona bem para muitas organizações.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
2. Projeto Genius
O Genius Project é um dos mais antigos softwares de projeto e de portfólio de projectos ainda em desenvolvimento. A ferramenta permite-nos criar tarefas de projeto e acompanhá-las num gráfico de Gantt, entre outras coisas. Uma grande vantagem da ferramenta é a funcionalidade de orçamentação de projectos. Como um sistema raro, também pode criar e atribuir riscos e problemas aos projectos. O GeniusProject também dispõe de uma vasta capacidade de elaboração de relatórios, graças aos quais podemos mostrar a situação dos projectos de forma fácil e agradável. Estão também disponíveis numerosas integrações, graças às quais podemos descarregar ou enviar informações para outros sistemas. Devido às suas amplas capacidades, a aplicação será perfeita para o Project Management Office.
3. Planview
O Planview é um sistema de aplicação de projectos e portfólios que pertence à categoria PPM (Project Portfolio Management). Este sistema é utilizado pelas maiores empresas do mundo para gerir projectos complexos, programas de projectos e portfólios. Oferece amplas capacidades para a criação de várias análises e cenários “What If”, que permitem um ajuste ótimo dos recursos humanos e dos orçamentos financeiros aos projectos planeados para implementação. A solução é composta por vários módulos que podem ser adquiridos separadamente e que são devidamente integrados quando se adquire mais do que um módulo. Esta solução permite uma gestão eficaz de projectos a nível operacional, mas a sua grande vantagem é o apoio abrangente à gestão estratégica de projectos.
4. Formiga azul
Blue Ant é uma aplicação completa de gestão de projectos. Oferece muitas possibilidades para uma configuração do sistema, que pode ser muito extensa e, portanto, não totalmente intuitiva. O sistema dispõe de um módulo para o calendário, o orçamento, os riscos do projeto, a gestão dos recursos e a gestão da carteira de projectos. Oferece, portanto, um conjunto completo de ferramentas para gerir projectos e carteiras de projectos nas empresas. O sistema pode ser utilizado por equipas de projeto, gestores de projeto, pessoal do gabinete de gestão de projectos e executivos da empresa. A capacidade de informar sobre a evolução dos projectos na empresa é uma caraterística muito vantajosa do ponto de vista do gabinete de gestão de projectos e da direção da empresa.
5. Smartsheet
O Smartsheet é uma poderosa aplicação de gestão de projectos e portfólios. A ferramenta dispõe de um vasto conjunto de vistas que mostram os fluxos de trabalho, incluindo quadros Gantt e Kanban. A ferramenta também se distingue pela sua flexibilidade, para que a possas adaptar às tuas necessidades. Uma grande vantagem é a funcionalidade disponível de orçamentação de projectos e de acompanhamento de recursos. Estas duas caraterísticas estão frequentemente ausentes de muitas aplicações de gestão de projectos. O Smartsheet também fornece extensas capacidades de criação de relatórios para que possamos ter rapidamente uma ideia da situação do projeto da empresa. Os portfólios de projectos também estão disponíveis na ferramenta, o que nos ajudará a ver a situação dos projectos sem entrar em pormenores.
Porquê escolher uma ferramenta do Gabinete de Gestão de Projectos?
A criação de um PMO é, na maioria das vezes, uma resposta a uma necessidade específica: por exemplo, quando uma empresa começa a implementar uma dúzia ou mais de projectos extensos durante o ano e começa a notar problemas relacionados com a eficiência da sua implementação, como atrasos ou falta de recursos. Alguns projectos têm um plano detalhado definido e outros não; alguns têm também um âmbito preciso e objectivos comerciais claramente definidos e outros definem-no de uma forma bastante concisa; alguns gestores de projectos realizam reuniões de arranque e outros avançam “de imediato”, etc. Consequentemente, um número crescente de projectos apresenta resultados insatisfatórios e muitos deles excedem significativamente o prazo. Torna-se então evidente que a empresa reconhece a necessidade de implementar uma ferramenta que normalize a gestão de projectos, automatize processos repetitivos, controle recursos e, simultaneamente, seja uma fonte de relatórios de progresso para o Conselho de Administração.
O que deves considerar ao escolher uma ferramenta deste tipo, tendo em conta as muitas soluções disponíveis no mercado?
É essencial concentrar-se nas funcionalidades que satisfazem as tuas necessidades e considerar se o sistema é intuitivo, escalável e capaz de crescer com a tua organização. Além disso, verifica se pode ser integrado com outras ferramentas utilizadas na tua empresa. Esperamos que esta classificação das soluções de apoio PMO comprovadas o ajude a escolher o sistema certo.
