5 legjobb projektmenedzsment szoftver

Egyre több szervezetnél és vállalatnál hoznak létre projektmenedzsment irodákat (PMO). Egy ilyen egység általában a szervezeteknél akkor jön létre, amikor egyszerre több összetett projektet hajtanak végre, és egyre fontosabbá válnak a szervezet üzleti céljainak elérése szempontjából. A cikk hátralévő részében bemutatjuk a projektmenedzsment iroda számára készült 5 legjobb szoftvert, amelyek jelentősen javíthatják a PMO munkáját, javíthatják a csapatok koordinációját, és hozzájárulhatnak a kitűzött célok hatékonyabb eléréséhez. A megfelelő szoftverrel a projektmenedzsment irodák jobban nyomon követhetik a munka előrehaladását, kezelhetik az erőforrásokat és minimalizálhatják a projekt kockázatát.

1. FlexiProject

A FlexiProject egy átfogó projekt- és portfóliókezelő eszköz. Az alkalmazás egyesíti a projektmenedzser, a projektcsapat tagjai, a PMO és a vállalatvezetés számára hasznos funkciókat. A FlexiProject lehetővé teszi a projektek operatív és stratégiai szintű kezelését. A PMO-k számára különösen hasznos funkciók közé tartozik a projektsablonok készítése (a projektdokumentum-sablonok tudásbázisával, a legjobb gyakorlatokkal, a potenciális kockázatok és költségtételek adatbázisával együtt), a rugalmas jelentéskészítő modul, az automatikus projektjelentések, amelyek lehetővé teszik a státuszjelentéseket az irányítóbizottságok, a vállalatvezetés, a projektköltségvetés kezelése és a fejlett erőforrás-kezelés számára. Ebben a rendszerben van egy pontozási modul a legjobb projektötletek objektív kiválasztására, egy modul a stratégiai célok és a projektek, valamint a KPI-k összekapcsolására, és lehetőség van tetszőleges jóváhagyási útvonalak kialakítására. A projektportfóliók kezelése és a „mi van, ha” elemzések készítése nagyon hasznos a PMO-k számára. A vonzó licencelési modell sok szervezet számára jól működik.

2. Zseniális projekt

A Genius Project az egyik legrégebbi, még fejlesztés alatt álló projekt- és portfóliókezelő rendszer. Az eszköz többek között lehetővé teszi, hogy projektfeladatokat hozzunk létre, és azokat Gantt-diagramon kövessük nyomon. Az eszköz nagy előnye a projektköltségvetési funkció. Ritka rendszerként képes kockázatokat és problémákat is létrehozni és hozzárendelni a projektekhez. A GeniusProject kiterjedt jelentéstételi lehetőségekkel is rendelkezik, amelyeknek köszönhetően könnyen és kellemesen mutathatjuk be a projektek helyzetét. Számos integráció is rendelkezésre áll, amelyeknek köszönhetően információkat tölthetünk le vagy küldhetünk más rendszerekbe. Kiterjedt képességeinek köszönhetően az alkalmazás tökéletes lesz a Projektmenedzsment Iroda számára.

3. PlanView

4. Kék hangya

A Blue Ant egy átfogó projekt- és portfóliómenedzsment program. Rengeteg lehetőséget kínál a rendszer konfigurálásához, ami nagyon kiterjedt lehet, és így nem teljesen intuitív. A rendszer rendelkezik az ütemterv, a költségvetés, a projektkockázatok, az erőforrások kezelése és a projektportfólió kezelése modulokkal. Ezért átfogó eszközkészletet kínál a vállalatok projektjeinek és projektportfólióinak kezeléséhez. A rendszert projektcsapatok, projektmenedzserek, projektmenedzseriroda munkatársai és a vállalat vezetői használhatják. A projektmenedzsment iroda és a vállalatvezetés szempontjából nagyon előnyös, hogy jelentést tud készíteni arról, hogyan haladnak a projektek a vállalaton belül.

5. Smartsheet

A Smartsheet egy hatékony projekt- és portfóliókezelő program. Az eszköz a munkafolyamatokat bemutató nézetek széles skáláját kínálja, beleértve a Gantt- és Kanban-táblákat is. Az eszközt rugalmassága is jellemzi, így az Ön igényeihez igazíthatja. Nagy előnye a rendelkezésre álló projektköltségvetési és erőforrás-követő funkciók. Ez a két funkció gyakran hiányzik sok projektmenedzsment rendszerből. A Smartsheet széles körű jelentéstételi lehetőségeket is biztosít, így gyorsan képet kaphatunk a vállalat projekt helyzetéről. Az eszközben projektportfóliók is rendelkezésre állnak, amelyek segítségével a projektek helyzetét láthatjuk anélkül, hogy belemennénk a részletekbe.

Miért érdemes projektmenedzsment irodai eszközt választani?

A PMO létrehozása leggyakrabban egy konkrét igényre adott válasz: például amikor egy vállalat egy év alatt egy tucat vagy több átfogó projektet kezd megvalósítani, és a végrehajtás hatékonyságával kapcsolatos problémákat észlel, például késedelmeket vagy erőforráshiányt. Vannak projektek, amelyeknek részletes tervük van, és vannak, amelyeknek nincs; vannak, amelyeknek pontos hatókörük és világosan meghatározott üzleti céljaik vannak, és vannak, amelyek ezt meglehetősen szűkszavúan határozzák meg; egyes projektvezetők Kick-Off megbeszéléseket tartanak, mások pedig „rögtön”, stb….. Ennek eredményeképpen egyre több projekt nem kielégítő eredményeket hoz, és sok közülük jelentősen túllépi a határidőt. Ezután nyilvánvalóvá válik, hogy a vállalat felismeri egy olyan eszköz bevezetésének szükségességét, amely szabványosítja a projektmenedzsmentet, automatizálja az ismétlődő folyamatokat, ellenőrzi az erőforrásokat, és egyúttal az igazgatótanácsnak szóló előrehaladási jelentések forrása.

Mit kell figyelembe venni egy ilyen eszköz kiválasztásakor, tekintettel a piacon elérhető számos megoldásra?

Lényeges, hogy az Ön igényeinek megfelelő funkciókra összpontosítson, és mérlegelje, hogy a rendszer intuitív, skálázható-e, és képes-e együtt nőni a szervezetével. Ezenkívül ellenőrizze, hogy képes-e integrálódni a vállalatánál használt egyéb eszközökkel. Reméljük, hogy a bevált PMO-támogatási megoldások rangsora segít a megfelelő rendszer kiválasztásában.