5 nejlepších softwarů pro řízení projektů

Kanceláře projektového řízení (PMO) vznikají ve stále větším počtu organizací a společností. Takový útvar obvykle vzniká v organizacích, které realizují mnoho složitých projektů současně a nabývají na významu pro dosažení obchodních cílů organizace. Ve zbývající části tohoto článku představíme 5 nejlepších softwarových programů pro kancelář projektového řízení, které mohou výrazně zlepšit práci PMO, zlepšit koordinaci týmu a přispět k efektivnějšímu dosahování stanovených cílů. Díky správnému softwaru mohou kanceláře pro řízení projektů lépe sledovat postup prací, řídit zdroje a minimalizovat rizika projektu.

1. FlexiProject

FlexiProject je komplexní nástroj pro správu projektů a portfolia. Aplikace kombinuje užitečné funkce pro projektového manažera, členy projektového týmu, PMO a vedení společnosti. FlexiProject umožňuje řídit projekty na operativní a strategické úrovni,. Mezi funkce užitečné zejména pro PMO patří vytváření šablon projektů (spolu se znalostní databází šablon projektových dokumentů, osvědčenými postupy, databází potenciálních rizik a nákladových položek), flexibilní modul pro vytváření zpráv, automatické zprávy o projektu, které umožňují podávat zprávy o stavu projektu řídicím výborům, vedení společnosti, řízení rozpočtu projektu a pokročilé řízení zdrojů. V tomto systému je k dispozici modul bodování pro objektivní výběr nejlepších projektových nápadů, modul pro propojení strategických cílů s projekty a KPI a možnost sestavení libovolných schvalovacích cest. Správa portfolia projektů a vytváření analýz typu „co kdyby“ činí tento software velmi užitečným pro PMO. Atraktivní licenční model se osvědčil mnoha organizacím.

2. Projekt Genius

Genius Project je jedním z nejstarších systémů pro správu projektů a portfolia, který se stále vyvíjí. Tento nástroj nám mimo jiné umožňuje vytvářet projektové úkoly a sledovat je v Ganttově diagramu. Velkou výhodou nástroje je funkce pro tvorbu rozpočtu projektu. Jako vzácný systém může také vytvářet a přiřazovat rizika a problémy k projektům. GeniusProject má také rozsáhlé možnosti reportování, díky kterým můžeme snadno a příjemně zobrazit situaci na projektech. K dispozici jsou také četné integrace, díky nimž můžeme stahovat nebo odesílat informace do jiných systémů. Díky svým rozsáhlým možnostem bude aplikace ideální pro Project Management Office.

3. PlanView

4. Modrý mravenec

Blue Ant je komplexní program pro řízení projektů a portfolia. Nabízí mnoho možností konfigurace systému, která může být velmi rozsáhlá, a tudíž ne zcela intuitivní. Systém má modul pro řízení harmonogramu, rozpočtu, rizik projektu, zdrojů a portfolia projektů. Nabízí proto komplexní sadu nástrojů pro řízení projektů a projektových portfolií ve firmách. Systém mohou využívat projektové týmy, projektoví manažeři, pracovníci kanceláře projektového řízení a vedoucí pracovníci společnosti. Možnost podávat zprávy o tom, jak projekty ve firmě pokračují, je z hlediska kanceláře projektového řízení a vedení firmy velmi přínosná.

5. Smartsheet

Smartsheet je výkonný program pro správu projektů a portfolia. Nástroj nabízí širokou sadu zobrazení pracovních postupů, včetně Ganttových a Kanbanových tabulí. Nástroj se vyznačuje také flexibilitou, takže si jej můžete přizpůsobit svým potřebám. Velkou výhodou je dostupná funkce rozpočtování projektů a sledování zdrojů. Tyto dvě funkce v mnoha systémech pro řízení projektů často chybí. Smartsheet také poskytuje rozsáhlé možnosti reportování, takže si můžeme rychle udělat představu o situaci v projektu společnosti. V nástroji jsou k dispozici také portfolia projektů, která nám pomohou zjistit situaci na projektech, aniž bychom museli zacházet do detailů.

Proč si vybrat nástroj Project Management Office?

Vytvoření PMO je nejčastěji reakcí na konkrétní potřebu: například když firma začne během roku realizovat tucet nebo více rozsáhlých projektů a začne si všímat problémů spojených s efektivitou jejich realizace, jako jsou zpoždění nebo nedostatek zdrojů. Některé projekty mají definovaný podrobný plán a jiné ne; některé mají také přesně stanovený rozsah a jasně definované obchodní cíle a jiné je definují spíše stručně; někteří projektoví manažeři pořádají zahajovací schůzky a jiní postupují „od píky“, atd….. Výsledkem je, že stále více projektů přináší neuspokojivé výsledky a mnohé z nich výrazně překračují termín. Je tedy zřejmé, že společnost si uvědomuje potřebu zavést nástroj, který by standardizoval řízení projektů, automatizoval opakující se procesy, kontroloval zdroje a zároveň byl zdrojem zpráv o pokroku pro představenstvo.

Co byste měli při výběru takového nástroje zvážit vzhledem k množství řešení, která jsou na trhu k dispozici?

Je důležité zaměřit se na funkce, které vyhovují vašim potřebám, a zvážit, zda je systém intuitivní, škálovatelný a schopný růst spolu s vaší organizací. Kromě toho zkontrolujte, zda je možné jej integrovat s dalšími nástroji používanými ve vaší společnosti. Doufáme, že vám tento žebříček osvědčených řešení podpory PMO pomůže vybrat ten správný systém.