5 Beste Projektmanagement-Software

In immer mehr Organisationen und Unternehmen werden Project Management Offices (PMOs) eingerichtet. Eine solche Einheit ist in der Regel in Organisationen angesiedelt, wenn diese viele komplexe Projekte gleichzeitig durchführen und für das Erreichen der Geschäftsziele der Organisation immer wichtiger werden. Im weiteren Verlauf dieses Artikels stellen wir Ihnen die 5 besten Softwareprogramme für ein Projektmanagementbüro vor, die die Arbeit des PMO erheblich verbessern, die Koordination des Teams verbessern und dazu beitragen können, die gesetzten Ziele effektiver zu erreichen. Mit der richtigen Software können Projektmanagementbüros den Arbeitsfortschritt besser überwachen, Ressourcen verwalten und Projektrisiken minimieren.

1. FlexiProject

FlexiProject ist ein umfassendes Projekt- und Portfoliomanagement-Tool. Die Anwendung vereint nützliche Funktionen für den Projektmanager, die Mitglieder des Projektteams, das PMO und die Unternehmensleitung. FlexiProject ermöglicht es Ihnen, Projekte auf operativer und strategischer Ebene zu verwalten. Zu den Funktionalitäten, die für PMOs besonders nützlich sind, gehören die Erstellung von Projektvorlagen (zusammen mit einer Wissensdatenbank mit Vorlagen für Projektdokumente, Best Practices, einer Datenbank mit potenziellen Risiken und Kostenelementen), ein flexibles Modul zur Erstellung von Berichten, automatische Projektberichte, die es ermöglichen, Statusberichte an Lenkungsausschüsse, die Unternehmensleitung, das Projektbudgetmanagement und das erweiterte Ressourcenmanagement zu übermitteln. In diesem System gibt es ein Scoring-Modul, um objektiv die besten Projektideen auszuwählen, ein Modul, um strategische Ziele mit Projekten und KPIs zu verknüpfen, und es gibt die Möglichkeit, beliebige Genehmigungspfade zu erstellen. Die Verwaltung von Projektportfolios und die Erstellung von Was-wäre-wenn-Analysen machen diese Software sehr nützlich für PMOs. Das attraktive Lizenzierungsmodell eignet sich für viele Unternehmen.

2. Geniales Projekt

Genius Project ist eines der ältesten Projekt- und Portfoliomanagementsysteme, das sich noch in der Entwicklung befindet. Mit diesem Tool können wir unter anderem Projektaufgaben erstellen und sie in einem Gantt-Diagramm verfolgen. Ein großer Vorteil des Tools ist die Projektbudgetierungsfunktion. Als seltenes System kann es auch Risiken und Probleme für Projekte erstellen und zuordnen. GeniusProject verfügt außerdem über umfangreiche Berichtsfunktionen, dank derer wir die Situation der Projekte einfach und angenehm darstellen können. Außerdem stehen zahlreiche Integrationen zur Verfügung, dank derer wir Informationen herunterladen oder an andere Systeme senden können. Aufgrund ihrer umfangreichen Funktionen ist die Anwendung perfekt für Project Management Office geeignet.

3. Planview

4. Blaue Ameise

Blue Ant ist ein umfassendes Projekt- und Portfoliomanagementprogramm. Es bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten für eine Systemkonfiguration, die sehr umfangreich und daher nicht ganz intuitiv sein kann. Das System verfügt über ein Modul für Zeitplan, Budget, Projektrisiken, Ressourcenmanagement und Projektportfoliomanagement. Es bietet daher ein umfassendes Set von Werkzeugen zur Verwaltung von Projekten und Projektportfolios in Unternehmen. Das System kann von Projektteams, Projektmanagern, Mitarbeitern des Projektmanagementbüros und Führungskräften des Unternehmens verwendet werden. Die Möglichkeit, über den Projektfortschritt im Unternehmen Bericht zu erstatten, ist aus Sicht des Projektmanagementbüros und der Unternehmensleitung von großem Vorteil.

5. Smartsheet

Smartsheet ist ein leistungsstarkes Projekt- und Portfoliomanagementprogramm. Das Tool verfügt über eine Vielzahl von Ansichten zur Darstellung von Arbeitsabläufen, einschließlich Gantt- und Kanban-Tafeln. Das Tool zeichnet sich auch durch seine Flexibilität aus, so dass Sie es an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Ein großes Plus ist die verfügbare Funktionalität zur Projektbudgetierung und Ressourcenverfolgung. Diese beiden Funktionen fehlen oft in vielen Projektmanagementsystemen. Smartsheet bietet außerdem umfangreiche Berichtsfunktionen, so dass wir uns schnell einen Überblick über die Projektsituation des Unternehmens verschaffen können. Auch Projektportfolios sind in dem Tool verfügbar, die uns helfen, die Situation der Projekte zu sehen, ohne ins Detail zu gehen.

Warum sollten Sie sich für ein Project Management Office-Tool entscheiden?

Die Einrichtung eines PMO ist meist eine Reaktion auf einen konkreten Bedarf: zum Beispiel, wenn ein Unternehmen beginnt, im Laufe des Jahres ein Dutzend oder mehr umfangreiche Projekte umzusetzen und Probleme im Zusammenhang mit der Effizienz ihrer Umsetzung feststellt, wie etwa Verzögerungen oder fehlende Ressourcen. Manche Projekte haben einen detaillierten Plan, andere nicht; manche haben auch einen präzisen Umfang und klar definierte Geschäftsziele, andere definieren dies eher knapp; manche Projektmanager halten Kick-Off-Meetings ab, andere gehen „von der Pike auf“ etc…. Infolgedessen liefern immer mehr Projekte unbefriedigende Ergebnisse, und viele von ihnen überschreiten die Fristen erheblich. Es wird deutlich, dass das Unternehmen die Notwendigkeit erkennt, ein Tool zu implementieren, das das Projektmanagement standardisiert, sich wiederholende Prozesse automatisiert, Ressourcen kontrolliert und gleichzeitig als Quelle für Fortschrittsberichte an den Vorstand dient.

Was sollten Sie angesichts der vielen auf dem Markt erhältlichen Lösungen bei der Auswahl eines solchen Tools beachten?

Es ist wichtig, sich auf die Funktionen zu konzentrieren, die Ihren Anforderungen entsprechen, und zu prüfen, ob das System intuitiv und skalierbar ist und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Prüfen Sie außerdem, ob das Programm mit anderen in Ihrem Unternehmen verwendeten Tools integriert werden kann. Wir hoffen, dass Ihnen diese Rangliste bewährter PMO-Support-Lösungen bei der Auswahl des richtigen Systems hilft.