5 Migliori software per la gestione dei progetti

Gli uffici di Project Management (PMO) vengono istituiti in un numero crescente di organizzazioni e aziende. Un’unità di questo tipo è solitamente presente nelle organizzazioni quando implementano molti progetti complessi contemporaneamente e diventano sempre più importanti per il raggiungimento degli obiettivi aziendali dell’organizzazione. Nel prosieguo di questo articolo presenteremo i 5 principali programmi software per un ufficio di project management che possono migliorare in modo significativo il lavoro del PMO, migliorare il coordinamento del team e contribuire a raggiungere in modo più efficace gli obiettivi prefissati. Con il software giusto, gli uffici di Project Management possono monitorare meglio l’avanzamento dei lavori, gestire le risorse e ridurre al minimo i rischi del progetto.

1. FlexiProject

FlexiProject è uno strumento completo per la gestione di progetti e portfolio. L’applicazione combina funzionalità utili per il project manager, i membri del team di progetto, il PMO e il management dell’azienda. FlexiProject ti permette di gestire i progetti a livello operativo e strategico. Le funzionalità particolarmente utili per i PMO includono la creazione di modelli di progetto (insieme a una base di conoscenze di modelli di documenti di progetto, best practice, un database di potenziali rischi e voci di costo), un modulo flessibile per la generazione di report, report automatici di progetto che consentono di riferire lo stato di avanzamento ai comitati direttivi, alla gestione aziendale, alla gestione del budget di progetto e alla gestione avanzata delle risorse. In questo sistema c’è un modulo di punteggio per selezionare oggettivamente le migliori idee di progetto, un modulo per collegare gli obiettivi strategici ai progetti e ai KPI e la possibilità di costruire percorsi di approvazione arbitrari. La gestione dei portafogli di progetti e la creazione di analisi “what-if” rendono questo software molto utile per i PMO. L’interessante modello di licenza funziona bene per molte organizzazioni.

2. Progetto Genius

Genius Project è uno dei più antichi sistemi di gestione di progetti e portfolio ancora in fase di sviluppo. Lo strumento ci permette di creare attività di progetto e di tracciarle su un diagramma di Gantt, tra le altre cose. Un grande vantaggio di questo strumento è la funzionalità di budgeting dei progetti. Come sistema raro, può anche creare e assegnare rischi e problemi ai progetti. GeniusProject dispone anche di ampie funzionalità di reporting, grazie alle quali possiamo mostrare la situazione dei progetti in modo semplice e piacevole. Sono inoltre disponibili numerose integrazioni, grazie alle quali possiamo scaricare o inviare informazioni ad altri sistemi. Grazie alle sue ampie funzionalità, l’applicazione sarà perfetta per il Project Management Office.

3. Planview

4. Formica blu

Blue Ant è un programma completo per la gestione di progetti e portfolio. Offre molte possibilità per la configurazione del sistema, che può essere molto ampia e quindi non del tutto intuitiva. Il sistema dispone di un modulo per la gestione dei tempi, del budget, dei rischi del progetto, delle risorse e del portafoglio progetti. Offre quindi una serie completa di strumenti per gestire i progetti e i portafogli di progetti nelle aziende. Il sistema può essere utilizzato da team di progetto, project manager, personale dell’ufficio gestione progetti e dirigenti aziendali. La possibilità di fare un resoconto sull’andamento dei progetti in azienda è una caratteristica molto vantaggiosa dal punto di vista dell’ufficio di gestione dei progetti e della direzione aziendale.

5. Smartsheet

Smartsheet è un potente programma di gestione di progetti e portfolio. Lo strumento offre un’ampia serie di visualizzazioni che mostrano i flussi di lavoro, tra cui le tavole Gantt e Kanban. Lo strumento si distingue anche per la sua flessibilità, in modo da poterlo adattare alle tue esigenze. Un grande vantaggio è rappresentato dalle funzionalità di budgeting dei progetti e di tracciamento delle risorse. Queste due caratteristiche spesso mancano in molti sistemi di gestione dei progetti. Smartsheet offre anche ampie funzionalità di reporting che ci permettono di avere rapidamente un’idea della situazione dei progetti dell’azienda. Nello strumento sono disponibili anche i portfolio dei progetti, che ci aiutano a vedere la situazione dei progetti senza entrare nei dettagli.

Perché scegliere uno strumento di Project Management Office?

La creazione di un PMO è molto spesso una risposta a un’esigenza specifica: ad esempio, quando un’azienda inizia a implementare una dozzina o più progetti di ampio respiro nel corso dell’anno e comincia a notare problemi legati all’efficienza della loro realizzazione, come ritardi o mancanza di risorse. Alcuni progetti hanno un piano dettagliato e altri no; alcuni hanno anche uno scopo preciso e obiettivi di business chiaramente definiti, mentre altri li definiscono in modo piuttosto sommario; alcuni Project Manager tengono riunioni di Kick-Off e altri si muovono “a tavolino”, ecc…. Di conseguenza, un numero crescente di progetti produce risultati insoddisfacenti e molti di essi superano notevolmente le scadenze. Diventa quindi evidente che l’azienda riconosce la necessità di implementare uno strumento in grado di standardizzare la gestione dei progetti, automatizzare i processi ripetitivi, controllare le risorse e, allo stesso tempo, essere una fonte di reportistica sullo stato di avanzamento dei lavori per il Consiglio di Amministrazione.

Cosa devi considerare quando scegli uno strumento di questo tipo, viste le numerose soluzioni disponibili sul mercato?

È fondamentale concentrarsi sulle funzionalità che soddisfano le tue esigenze e valutare se il sistema è intuitivo, scalabile e in grado di crescere con la tua organizzazione. Inoltre, verifica se può integrarsi con altri strumenti utilizzati nella tua azienda. Ci auguriamo che questa classifica di soluzioni di supporto PMO collaudate ti aiuti a scegliere il sistema giusto.