5 mejores programas de gestión de proyectos

Las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) se están estableciendo en un número cada vez mayor de organizaciones y empresas. Una unidad de este tipo suele establecerse en las organizaciones cuando ponen en marcha muchos proyectos complejos simultáneamente y adquieren cada vez más importancia para la consecución de los objetivos empresariales de la organización. En el resto de este artículo, presentaremos los 5 mejores programas de software para una oficina de gestión de proyectos que pueden mejorar significativamente el trabajo de la PMO, mejorar la coordinación del equipo y contribuir a alcanzar con mayor eficacia los objetivos fijados. Con el software adecuado, las Oficinas de Gestión de Proyectos pueden supervisar mejor el progreso del trabajo, gestionar los recursos y minimizar los riesgos del proyecto.

1. FlexiProject

FlexiProject es una completa herramienta de gestión de proyectos y carteras. La aplicación combina funcionalidades útiles para el director del proyecto, los miembros del equipo del proyecto, la PMO y la dirección de la empresa. FlexiProject te permite gestionar proyectos a nivel operativo y estratégico,. Entre las funciones especialmente útiles para las PMO se incluyen la creación de plantillas de proyecto (junto con una base de conocimientos de plantillas de documentos de proyecto, mejores prácticas, una base de datos de riesgos potenciales y elementos de coste), un módulo flexible de generación de informes, informes automáticos de proyecto que permiten informar del estado a los comités de dirección, la dirección de la empresa, la gestión del presupuesto del proyecto y la gestión avanzada de recursos. En este sistema hay un módulo de puntuación para seleccionar objetivamente las mejores ideas de proyecto, un módulo para vincular los objetivos estratégicos a los proyectos y los KPI, y existe la posibilidad de construir vías de aprobación arbitrarias. Gestionar carteras de proyectos y crear análisis hipotéticos hace que este software sea muy útil para las PMO. El atractivo modelo de licencia funciona bien para muchas organizaciones.

2. Proyecto Genius

Genius Project es uno de los sistemas de gestión de proyectos y carteras más antiguos aún en desarrollo. La herramienta nos permite crear tareas de proyecto y seguirlas en un diagrama de Gantt, entre otras cosas. Una gran baza de la herramienta es la funcionalidad de presupuestación de proyectos. Como sistema poco común, también puede crear y asignar riesgos y problemas a los proyectos. GeniusProject también dispone de amplias funciones de elaboración de informes, gracias a las cuales podemos mostrar la situación de los proyectos de forma fácil y agradable. También hay disponibles numerosas integraciones, gracias a las cuales podemos descargar o enviar información a otros sistemas. Debido a sus amplias capacidades, la aplicación será perfecta para la Oficina de Gestión de Proyectos.

3. Planview

4. Hormiga azul

Blue Ant es un programa integral de gestión de proyectos y carteras. Ofrece muchas posibilidades de configuración del sistema, que pueden ser muy amplias y, por tanto, no del todo intuitivas. El sistema tiene un módulo de calendario, presupuesto, riesgos del proyecto, gestión de recursos y gestión de la cartera de proyectos. Por tanto, ofrece un conjunto completo de herramientas para gestionar proyectos y carteras de proyectos en las empresas. El sistema puede ser utilizado por equipos de proyecto, directores de proyecto, personal de la oficina de gestión de proyectos y ejecutivos de la empresa. La posibilidad de informar sobre cómo avanzan los proyectos en la empresa es una característica muy beneficiosa desde el punto de vista de la oficina de gestión de proyectos y de la dirección de la empresa.

5. Smartsheet

Smartsheet es un potente programa de gestión de proyectos y carteras. La herramienta cuenta con un amplio conjunto de vistas que muestran los flujos de trabajo, incluidos los tableros Gantt y Kanban. La herramienta también se distingue por su flexibilidad, para que puedas adaptarla a tus necesidades. Una gran ventaja es la funcionalidad disponible de presupuestación de proyectos y seguimiento de recursos. Estas dos características suelen faltar en muchos sistemas de gestión de proyectos. Smartsheet también proporciona amplias funciones de elaboración de informes, de modo que podemos hacernos rápidamente una idea de la situación de los proyectos de la empresa. Las carteras de proyectos también están disponibles en la herramienta, lo que nos ayudará a ver la situación de los proyectos sin entrar en detalles.

¿Por qué elegir una herramienta de Oficina de Gestión de Proyectos?

La creación de una PMO suele responder a una necesidad concreta: por ejemplo, cuando una empresa empieza a ejecutar una docena o más de proyectos de gran envergadura a lo largo del año y empieza a notar problemas relacionados con la eficacia de su ejecución, como retrasos o falta de recursos. Algunos proyectos tienen un plan detallado definido, y otros no; algunos también tienen un alcance preciso y unos objetivos empresariales claramente definidos, y otros lo definen de forma más bien escueta; algunos Jefes de Proyecto celebran reuniones de lanzamiento, y otros se mueven «de golpe», etc…. Como consecuencia, cada vez hay más proyectos que dan resultados insatisfactorios, y muchos de ellos superan con creces el plazo previsto. Entonces se hace evidente que la empresa reconoce la necesidad de implantar una herramienta que estandarice la gestión de los proyectos, automatice los procesos repetitivos, controle los recursos y, al mismo tiempo, sea una fuente de informes de progreso para el Consejo de Administración.

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de este tipo, dadas las muchas soluciones disponibles en el mercado?

Es esencial centrarse en las funcionalidades que satisfagan tus necesidades y considerar si el sistema es intuitivo, escalable y capaz de crecer con tu organización. Además, comprueba si puede integrarse con otras herramientas utilizadas en tu empresa. Esperamos que esta clasificación de soluciones probadas de apoyo a la PMO te ayude a elegir el sistema adecuado.