5 Cel mai bun software de management de proiect

Birourile de management de proiect (PMO) sunt înființate într-un număr tot mai mare de organizații și companii. O astfel de unitate se bazează de obicei în organizații atunci când acestea implementează mai multe proiecte complexe simultan și devin din ce în ce mai importante pentru atingerea obiectivelor de afaceri ale organizației. În continuarea acestui articol, vom prezenta cele mai importante 5 programe software pentru un birou de management de proiect care pot îmbunătăți semnificativ activitatea PMO, pot îmbunătăți coordonarea echipei și pot contribui la atingerea mai eficientă a obiectivelor stabilite. Cu software-ul potrivit, birourile de management al proiectelor pot monitoriza mai bine progresul lucrărilor, pot gestiona resursele și pot minimiza riscurile proiectului.

1. FlexiProject

FlexiProject este un instrument complet de gestionare a proiectelor și a portofoliilor. Aplicația combină funcționalități utile pentru managerul de proiect, membrii echipei de proiect, PMO și conducerea companiei. FlexiProject vă permite să gestionați proiectele la nivel operațional și strategic,. Printre funcționalitățile deosebit de utile pentru PMO se numără construirea de șabloane de proiect (împreună cu o bază de cunoștințe de șabloane de documente de proiect, cele mai bune practici, o bază de date cu riscuri potențiale și elemente de cost), un modul flexibil de generare de rapoarte, rapoarte automate de proiect care permit raportarea rapoartelor de stare către comitetele de conducere, conducerea companiei, gestionarea bugetului proiectului și gestionarea avansată a resurselor. În acest sistem există un modul de punctare pentru a selecta în mod obiectiv cele mai bune idei de proiecte, un modul de corelare a obiectivelor strategice cu proiectele și indicatorii cheie de performanță, precum și posibilitatea de a crea căi de aprobare arbitrare. Gestionarea portofoliilor de proiecte și crearea de analize de tip „ce-ar fi dacă” face ca acest software să fie foarte util pentru PMO-uri. Modelul atractiv de licențiere funcționează bine pentru multe organizații.

2. Proiectul Genius

Genius Project este unul dintre cele mai vechi sisteme de gestionare a proiectelor și a portofoliilor încă în curs de dezvoltare. Acest instrument ne permite, printre altele, să creăm sarcini de proiect și să le urmărim pe o diagramă Gantt. Un mare avantaj al instrumentului este funcționalitatea de bugetare a proiectelor. Fiind un sistem rar, acesta poate, de asemenea, să creeze și să atribuie riscuri și probleme proiectelor. GeniusProject dispune, de asemenea, de capacități extinse de raportare, datorită cărora putem prezenta situația proiectelor cu ușurință și în mod plăcut. De asemenea, sunt disponibile numeroase integrări, datorită cărora putem descărca sau trimite informații către alte sisteme. Datorită capacităților sale extinse, aplicația va fi perfectă pentru biroul de gestionare a proiectelor.

3. PlanView

4. Furnica albastră

Blue Ant este un program cuprinzător de gestionare a proiectelor și portofoliilor. Acesta oferă o mulțime de posibilități de configurare a sistemului, care pot fi foarte extinse și, prin urmare, nu sunt complet intuitive. Sistemul dispune de un modul de planificare, buget, riscuri de proiect, gestionare a resurselor și gestionare a portofoliului de proiecte. Prin urmare, acesta oferă un set complet de instrumente pentru gestionarea proiectelor și a portofoliilor de proiecte în cadrul companiilor. Sistemul poate fi utilizat de echipele de proiect, de managerii de proiect, de personalul biroului de management al proiectului și de directorii companiei. Capacitatea de a raporta modul în care proiectele progresează în cadrul companiei este o caracteristică foarte benefică din punctul de vedere al biroului de management al proiectului și al conducerii companiei.

5. Smartsheet

Smartsheet este un program puternic de gestionare a proiectelor și portofoliilor. Instrumentul dispune de un set larg de vizualizări care arată fluxurile de lucru, inclusiv panouri Gantt și Kanban. Instrumentul se distinge, de asemenea, prin flexibilitate, astfel încât îl puteți adapta la nevoile dumneavoastră. Un mare avantaj este reprezentat de funcționalitatea disponibilă de bugetare a proiectelor și de urmărire a resurselor. Aceste două caracteristici lipsesc adesea din multe sisteme de gestionare a proiectelor. Smartsheet oferă, de asemenea, capacități extinse de raportare, astfel încât să ne putem face rapid o idee despre situația proiectelor companiei. Portofoliile de proiecte sunt, de asemenea, disponibile în acest instrument, ceea ce ne va ajuta să vedem situația proiectelor fără a intra în detalii.

De ce să alegeți un instrument de Project Management Office?

Crearea unui PMO este cel mai adesea un răspuns la o nevoie specifică: de exemplu, atunci când o companie începe să implementeze o duzină sau mai multe proiecte de amploare pe parcursul anului și începe să observe probleme legate de eficiența implementării acestora, cum ar fi întârzieri sau lipsa de resurse. Unele proiecte au un plan detaliat definit, iar altele nu; unele au, de asemenea, un domeniu de aplicare precis și obiective de afaceri clar definite, iar altele definesc acest lucru într-un mod destul de laconic; unii manageri de proiect organizează întâlniri de lansare, iar alții se mișcă „din mers”, etc…. Ca urmare, un număr tot mai mare de proiecte oferă rezultate nesatisfăcătoare, iar multe dintre ele depășesc cu mult termenul limită. Apoi devine evident că societatea recunoaște nevoia de a implementa un instrument care să standardizeze managementul proiectelor, să automatizeze procesele repetitive, să controleze resursele și, în același timp, să fie o sursă de raportare a progreselor către Consiliul de Administrație.

Ce ar trebui să luați în considerare atunci când alegeți un astfel de instrument, având în vedere numeroasele soluții disponibile pe piață?

Este esențial să vă concentrați asupra funcționalităților care răspund nevoilor dumneavoastră și să luați în considerare dacă sistemul este intuitiv, scalabil și capabil să crească odată cu organizația dumneavoastră. În plus, verificați dacă se poate integra cu alte instrumente utilizate în cadrul companiei dumneavoastră. Sperăm că acest clasament al soluțiilor dovedite de sprijin pentru PMO vă va ajuta să alegeți sistemul potrivit.