10 razões convincentes para investir num software profissional de gestão de projectos

1. Planeamento eficaz

É verdade que podes criar um plano de projeto em Excel tal como o farias num software profissional de gestão de projectos. No entanto, ao analisar o processo de criação de um plano de projeto, torna-se claro que um software profissional de gestão de projectos e carteiras oferece muito mais vantagens e capacidades. Uma das principais vantagens é o acesso multi-utilizador, garantindo que todos os membros da equipa trabalham com os mesmos dados. Quando alguém actualiza o plano do projeto, os outros podem ver as alterações imediatamente. Outra vantagem é a possibilidade de ter planos de projeto aprovados automaticamente. Este processo de aprovação segue o fluxo de trabalho de autorização pré-concebido estabelecido na organização. Os planos de projeto aprovados permitem monitorizar os desvios durante a execução. Como ilustrado abaixo, o plano de projeto aprovado é mostrado como linhas pretas, enquanto o status atual do projeto é representado por barras azuis grossas.

2. Acompanhamento dos progressos

A monitorização do progresso do projeto é uma tarefa crucial para os gestores de projeto, bem como para o Gabinete de Gestão de Projectos (PMO), o Patrocinador do Projeto e, no caso de projectos estratégicos, para a gestão da empresa. Para se manterem competitivas, as organizações têm de atingir eficazmente os objectivos estratégicos – muitos deles realizados através de projectos. Por isso, a monitorização do progresso requer acesso a actualizações de estado claras e em tempo real, que só um sistema profissional de gestão de projectos pode fornecer. Para o PMO ou para a direção, são essenciais resumos concisos e em tempo real. A ilustração abaixo mostra como a gestão da empresa pode observar os desvios do plano do projeto num roteiro de portfólio. Apresenta os desvios do calendário para cada projeto, bem como as etapas concluídas e pendentes.

Além disso, o acompanhamento dos desvios orçamentais é fundamental para monitorizar o progresso do projeto, como mostra o diagrama seguinte.

3. Organização da equipa

A gestão de uma equipa de projeto é uma competência essencial para os gestores de projeto. Esta pode ser dividida em duas áreas: motivar a equipa e gerir conflitos, e coordenar eficazmente as tarefas do projeto. Um software profissional de gestão de projectos é benéfico nesta última área. Um bom sistema atribui as tarefas do projeto, garantindo que nada é esquecido, envia notificações e centraliza as tarefas individuais de cada membro da equipa. Além disso, inclui um comunicador interno, consolidando todas as comunicações relacionadas com o projeto num único local. Os documentos também são armazenados num único local e estão acessíveis aos membros autorizados da equipa. Para motivação, os gestores de projectos podem monitorizar a carga de trabalho de cada membro da equipa, o que é essencial quando os funcionários trabalham em vários projectos em simultâneo.

4. Previsão de riscos

A gestão do risco é vital para atingir os objectivos do projeto, especialmente em projectos grandes e complexos com inúmeras incertezas durante a fase de planeamento. Neste tipo de projectos, é essencial manter um registo dos riscos do projeto. Os riscos podem estar relacionados com o projeto global ou com tarefas específicas do calendário do projeto. O software profissional de gestão de projectos melhora significativamente a gestão de riscos. A apresentação dos principais riscos do projeto diretamente no calendário é uma vantagem significativa para o gestor e a equipa do projeto. Por exemplo, um ícone de triângulo de aviso ao lado das tarefas indica os riscos associados.

O software também permite atribuir responsabilidades por riscos específicos a indivíduos, profissionalizando a gestão de riscos. Um registo de riscos do projeto, como o apresentado abaixo, deve ser regularmente analisado e atualizado.

5. Otimização de recursos

Uma causa comum de desmotivação nas equipas de projeto é a carga de trabalho excessiva. Isto ocorre frequentemente porque os trabalhadores qualificados são procurados por vários gestores de projectos. Sem informação sobre a carga de trabalho de um colaborador noutros projectos, os gestores podem sobrecarregar o mesmo indivíduo, levando à desmotivação. Estas situações podem ser evitadas com um sistema de gestão de projectos que inclua a funcionalidade de gestão de recursos. O diagrama abaixo mostra as cargas de trabalho dos recursos planeadas para os próximos três meses, destacando os indivíduos sobrecarregados e o momento em que a sobrecarga ocorre.

O planeamento eficaz dos recursos ajuda os PMO a gerir as prioridades e a distribuir os projectos ao longo do calendário, o que resulta num estado predominantemente verde nos painéis de controlo da carga de trabalho.

6. Simplificação dos relatórios

A criação de relatórios de estado do projeto consome frequentemente muito tempo ao pessoal do PMO, especialmente em organizações sem software apropriado. Um sistema profissional de gestão de projectos permite a criação de relatórios personalizados, sempre actualizados com dados em tempo real e acessíveis a utilizadores autorizados. Estes relatórios podem muitas vezes ser exportados para formatos como o Excel para serem partilhados com as partes interessadas fora do sistema. Abaixo está um exemplo de um relatório sobre os riscos significativos do projeto.

Muitas organizações também preparam apresentações mensais do estado do projeto para a gestão utilizando o PowerPoint. Um bom software de gestão de projectos também pode automatizar este processo.

7. Concentra-te nas prioridades

A definição de prioridades na gestão de projectos tem várias dimensões. Primeiro, envolve a seleção de idéias de projetos potenciais que trarão o valor mais notável para a organização. O resultado dessa priorização para o portfólio “Projetos estratégicos” é mostrado abaixo. Os projectos mais atractivos aparecem no fundo verde no canto inferior direito da matriz.

Da mesma forma, o sistema pode dar prioridade a tarefas individuais dentro de um projeto, como mostra a ilustração abaixo.

8. Melhoria dos processos

As organizações aprendem com os seus erros e analisam as lições dos projectos concluídos. Estes conhecimentos devem ser recolhidos, analisados regularmente e utilizados para melhorar os processos. O Relatório de Encerramento do Projeto é um documento comum para recolher conhecimentos sobre ineficiências em projectos concluídos. Apresentamos de seguida um exemplo de um relatório deste tipo.

Muitas empresas também criam modelos para tipos de projectos recorrentes, incorporando o conhecimento organizacional acumulado. Estes modelos são continuamente aperfeiçoados com base em novas experiências.

9. Colaboração em equipa

A colaboração dentro das equipas de projeto e entre as diferentes equipas que trabalham em programas é um aspeto crítico da execução do projeto. Os sistemas profissionais de gestão de projectos incluem comunicadores internos, consolidando toda a comunicação relacionada com o projeto num único local, ao qual o pessoal autorizado pode aceder rapidamente. Além disso, permitem a criação de dependências entre tarefas de diferentes projectos, o que é essencial para a gestão de programas. Essas dependências são mostradas no diagrama abaixo.

10. Escalabilidade

A escalabilidade na gestão de projectos pode assumir várias formas. Um sistema de gestão de projectos escalável adequa-se a organizações em várias fases de desenvolvimento da sua cultura de gestão de projectos. Por exemplo, os módulos não utilizados podem ser ocultados e activados quando necessário. Além disso, o programa deve suportar a execução simultânea de vários projectos com diferentes níveis de complexidade. Deve facilitar, automatizar e adaptar-se às necessidades da organização, incorporando as melhores práticas e minimizando as limitações. A flexibilidade é fundamental.

Investe num software profissional de gestão de projectos e eleva a tua organização