Nástroje

10 pádných důvodů, proč investovat do profesionálního softwaru pro řízení projektů

Profesionální software pro správu projektů a portfolia poskytuje významné možnosti pro zvýšení efektivity řízení projektů v organizacích. Takový software bezpochyby automatizuje řadu procesů, zlepšuje komunikaci a efektivněji koordinuje projektové úkoly. Zjistěte, proč se vyplatí investovat do profesionálního nástroje pro řízení projektů – níže uvádíme 10 pádných důvodů.

1. Efektivní plánování

Je pravda, že plán projektu můžete vytvořit v aplikaci Excel stejně jako v profesionálním softwaru pro řízení projektů. Při analýze procesu tvorby projektového plánu je však zřejmé, že profesionální software pro správu projektů a portfolia nabízí mnohem větší výhody a možnosti. Jednou z hlavních výhod je víceuživatelský přístup, který zajistí, že všichni členové týmu budou pracovat se stejnými daty. Když někdo aktualizuje projektový plán, ostatní mohou změny okamžitě vidět. Další výhodou je možnost automatického schvalování projektových plánů. Tento schvalovací proces se řídí předem navrženým pracovním postupem autorizace zavedeným v rámci organizace. Schválené projektové plány umožňují sledovat odchylky během realizace. Jak je znázorněno níže, schválený plán projektu je zobrazen černými čarami, zatímco aktuální stav projektu je znázorněn tlustými modrými pruhy.

2. Sledování pokroku

Sledování průběhu projektu je klíčovým úkolem pro projektové manažery, stejně jako pro kancelář řízení projektu (PMO), sponzora projektu a v případě strategických projektů i pro vedení společnosti. Aby organizace zůstaly konkurenceschopné, musí efektivně dosahovat strategických cílů – mnohé z nich jsou realizovány prostřednictvím projektů. Sledování pokroku proto vyžaduje přístup k přehledným aktualizacím stavu v reálném čase, které může poskytnout pouze profesionální systém řízení projektů. Pro PMO nebo management jsou stručné souhrny v reálném čase nezbytné. Následující obrázek ukazuje, jak může vedení společnosti sledovat odchylky od plánu projektu na plánu portfolia. Zobrazuje odchylky od harmonogramu pro každý projekt a také dokončené a nedokončené milníky.

 

Kromě toho je sledování odchylek od rozpočtu velmi důležité pro sledování průběhu projektu, jak ukazuje následující schéma.

3. Organizace týmu

Řízení projektového týmu je klíčovou kompetencí projektových manažerů. To lze rozdělit do dvou oblastí: motivace týmu a zvládání konfliktů a efektivní koordinace projektových úkolů. V druhé z těchto oblastí je přínosem profesionální software pro řízení projektů. Dobrý systém přiděluje projektové úkoly a zajišťuje, aby nic nebylo opomenuto, protože zasílá oznámení a centralizuje jednotlivé úkoly pro každého člena týmu. Navíc obsahuje interní komunikátor, který konsoliduje veškerou komunikaci související s projektem na jednom místě. Dokumenty jsou také uloženy na jednom místě a jsou přístupné oprávněným členům týmu. Pro motivaci mohou projektoví manažeři sledovat pracovní vytížení jednotlivých členů týmu, což je nezbytné, protože zaměstnanci pracují na více projektech současně.

4. Předpověď rizika

Řízení rizik má zásadní význam pro dosažení cílů projektu, zejména u velkých a složitých projektů s mnoha nejistotami ve fázi plánování. U takových projektů je nezbytné vést registr projektových rizik. Rizika se mohou týkat celého projektu nebo konkrétních úkolů v harmonogramu projektu. Profesionální software pro řízení projektů výrazně zlepšuje řízení rizik. Zobrazení klíčových rizik projektu přímo v harmonogramu je pro projektového manažera a tým významnou výhodou. Například ikona výstražného trojúhelníku vedle úkolů označuje související rizika.

Software také umožňuje přiřadit odpovědnost za konkrétní rizika jednotlivcům, čímž se řízení rizik profesionalizuje. Registr projektových rizik, jako je ten, který je uveden níže, by měl být pravidelně analyzován a aktualizován.

5. Optimalizace zdrojů

Jednou z častých příčin demotivace v projektových týmech je nadměrná pracovní zátěž. K tomu často dochází proto, že o kvalifikované zaměstnance usiluje více projektových manažerů. Bez informací o pracovním vytížení zaměstnance z jiných projektů mohou manažeři stejného člověka přetěžovat, což vede k neangažovanosti. Takovým situacím lze předejít pomocí systému pro řízení projektů, který obsahuje funkce pro správu zdrojů. Níže uvedený diagram zobrazuje plánované vytížení zdrojů v následujících třech měsících a upozorňuje na přetížené jednotlivce a na to, kdy k přetížení dochází.

Efektivní plánování zdrojů pomáhá oddělení PMO řídit priority a rozdělovat projekty v rámci časového plánu, což vede k převážně zelenému stavu v přehledech pracovní zátěže.

6. Zjednodušené vykazování

Vytváření zpráv o stavu projektu často zabere pracovníkům PMO mnoho času, zejména v organizacích bez vhodného softwaru. Profesionální systém pro řízení projektů umožňuje vytvářet zprávy na míru, které jsou vždy aktualizovány údaji v reálném čase a přístupné oprávněným uživatelům. Tyto zprávy lze často exportovat do formátů, jako je Excel, a sdílet je se zúčastněnými stranami mimo systém. Níže je uveden příklad reportu o významných rizicích projektu.

Mnoho organizací také připravuje měsíční prezentace stavu projektu pro vedení pomocí aplikace PowerPoint. Dobrý software pro řízení projektů dokáže automatizovat i tento proces.

7. Zaměření na priority

Stanovení priorit v řízení projektů má několik rozměrů. Zaprvé zahrnuje výběr potenciálních projektových záměrů, které organizaci přinesou největší hodnotu. Výsledek takové prioritizace pro portfolio „Strategické projekty“ je uveden níže. Nejatraktivnější projekty se zobrazují na zeleném pozadí v pravém dolním rohu matice.

Podobně může systém stanovit priority jednotlivých úkolů v rámci projektu, jak je znázorněno na obrázku níže.

8. Zlepšování procesů

Organizace se učí ze svých chyb a analýzou zkušeností z dokončených projektů. Tyto poznatky by měly být pravidelně shromažďovány, analyzovány a využívány ke zlepšování procesů. Zpráva o ukončení projektu je běžným dokumentem pro shromažďování poznatků o neefektivitě ukončených projektů. Příklad takové zprávy je uveden níže.

Mnoho společností také vytváří šablony pro opakující se typy projektů, které zahrnují nashromážděné organizační znalosti. Tyto šablony jsou průběžně zdokonalovány na základě nových zkušeností.

9. Týmová spolupráce

Spolupráce v rámci projektových týmů a mezi různými týmy pracujícími na programech je kritickým aspektem realizace projektu. Profesionální systémy pro řízení projektů zahrnují interní komunikátory, které konsolidují veškerou komunikaci související s projektem na jednom místě, aby k ní měli oprávnění pracovníci rychlý přístup. Navíc umožňují vytvářet závislosti mezi úkoly z různých projektů, což je pro řízení programu zásadní. Takové závislosti jsou znázorněny na následujícím schématu.

10. Škálovatelnost

Škálovatelnost v řízení projektů může mít několik podob. Škálovatelný systém řízení projektů je vhodný pro organizace v různých fázích vývoje kultury řízení projektů. Například nepoužívané moduly lze skrýt a aktivovat je v případě potřeby. Kromě toho by měl program podporovat současné provádění více projektů s různou úrovní složitosti. Měl by usnadňovat, automatizovat a přizpůsobovat se potřebám organizace a zároveň zahrnovat osvědčené postupy a minimalizovat omezení. Klíčová je flexibilita.

Investujte do profesionálního softwaru pro řízení projektů a pozvedněte svou organizaci na vyšší úroveň