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10 razones de peso para invertir en un software profesional de gestión de proyectos

Un software profesional de gestión de proyectos y carteras ofrece importantes oportunidades para mejorar la eficacia de la gestión de proyectos en las organizaciones. Sin duda, dicho software automatiza numerosos procesos, mejora la comunicación y coordina las tareas del proyecto con mayor eficacia. Descubre por qué merece la pena invertir en una herramienta profesional de gestión de proyectos: a continuación, 10 razones de peso.

1. Planificación eficaz

Es cierto que puedes crear un plan de proyecto en Excel igual que lo harías en un software profesional de gestión de proyectos. Sin embargo, al analizar el proceso de creación de un plan de proyecto, queda claro que un software profesional de gestión de proyectos y carteras ofrece muchas más ventajas y capacidades. Una ventaja importante es el acceso multiusuario, que garantiza que todos los miembros del equipo trabajen con los mismos datos. Cuando alguien actualiza el plan del proyecto, los demás pueden ver los cambios inmediatamente. Otra ventaja es la posibilidad de que los planes de proyecto se aprueben automáticamente. Este proceso de aprobación sigue el flujo de trabajo de autorización prediseñado y establecido en la organización. Los planes de proyecto aprobados permiten controlar las desviaciones durante la ejecución. Como se ilustra a continuación, el plan de proyecto aprobado se muestra con líneas negras, mientras que el estado actual del proyecto se representa con barras azules gruesas.

2. Seguimiento de los progresos

Supervisar el progreso de los proyectos es una tarea crucial para los gestores de proyectos, así como para la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), el Patrocinador del Proyecto y, en el caso de los proyectos estratégicos, la dirección de la empresa. Para seguir siendo competitivas, las organizaciones deben alcanzar eficazmente los objetivos estratégicos, muchos de los cuales se logran mediante proyectos. Por tanto, la supervisión del progreso requiere acceso a actualizaciones de estado claras y en tiempo real, que sólo puede proporcionar un sistema profesional de gestión de proyectos. Para la PMO o la dirección, los resúmenes concisos y en tiempo real son esenciales. La siguiente ilustración muestra cómo la dirección de la empresa puede observar las desviaciones del plan del proyecto en una hoja de ruta de la cartera. Muestra las desviaciones del calendario de cada proyecto, así como los hitos completados y pendientes.

 

Además, el seguimiento de las desviaciones presupuestarias es fundamental para controlar el progreso del proyecto, como se muestra en el diagrama siguiente.

3. Organización del equipo

Gestionar un equipo de proyecto es una competencia clave para los directores de proyecto. Puede dividirse en dos áreas: motivar al equipo y gestionar los conflictos, y coordinar eficazmente las tareas del proyecto. Un software profesional de gestión de proyectos es beneficioso en este último aspecto. Un buen sistema asigna las tareas del proyecto, asegurándose de que no se pasa nada por alto, ya que envía notificaciones y centraliza las tareas individuales de cada miembro del equipo. Además, incluye un comunicador interno, consolidando toda la comunicación relacionada con el proyecto en un solo lugar. Los documentos también se almacenan en una ubicación y son accesibles para los miembros autorizados del equipo. Para mayor motivación, los jefes de proyecto pueden supervisar la carga de trabajo de cada miembro del equipo, lo que es esencial cuando los empleados trabajan en varios proyectos simultáneamente.

4. Predicción del riesgo

La gestión de riesgos es vital para alcanzar los objetivos del proyecto, especialmente en proyectos grandes y complejos con numerosas incertidumbres durante la fase de planificación. Para esos proyectos, es esencial mantener un registro de riesgos del proyecto. Los riesgos pueden afectar al proyecto en su conjunto o a tareas concretas del calendario del proyecto. Un software profesional de gestión de proyectos mejora notablemente la gestión de riesgos. Mostrar los riesgos clave del proyecto directamente en el calendario es una ventaja significativa para el gestor y el equipo del proyecto. Por ejemplo, un icono de triángulo de advertencia junto a las tareas indica los riesgos asociados.

El programa también permite asignar la responsabilidad de riesgos específicos a personas concretas, profesionalizando la gestión de riesgos. Un registro de riesgos del proyecto, como el que se muestra a continuación, debe analizarse y actualizarse periódicamente.

5. Optimización de recursos

Una causa común de desmotivación en los equipos de proyecto es la excesiva carga de trabajo. Esto suele ocurrir porque los empleados cualificados son buscados por múltiples directores de proyecto. Sin información sobre la carga de trabajo de un empleado en otros proyectos, los gestores pueden sobrecargar a la misma persona, lo que conduce a la desmotivación. Estas situaciones pueden evitarse con un sistema de gestión de proyectos que incluya la funcionalidad de gestión de recursos. El diagrama siguiente muestra las cargas de trabajo de recursos previstas para los próximos tres meses, destacando los individuos sobrecargados y el momento en que se produce la sobrecarga.

Una planificación eficaz de los recursos ayuda a las PMO a gestionar las prioridades y distribuir los proyectos a lo largo del calendario, lo que se traduce en un estado predominantemente verde en los tableros de control de la carga de trabajo.

6. Informes simplificados

La creación de informes sobre el estado de los proyectos suele consumir mucho tiempo al personal de la PMO, sobre todo en organizaciones que carecen del software adecuado. Un sistema profesional de gestión de proyectos permite diseñar informes personalizados, siempre actualizados con datos en tiempo real y accesibles a los usuarios autorizados. A menudo, estos informes pueden exportarse a formatos como Excel para compartirlos con partes interesadas ajenas al sistema. A continuación se muestra un ejemplo de informe sobre riesgos importantes del proyecto.

Muchas organizaciones también preparan presentaciones mensuales del estado de los proyectos para la dirección utilizando PowerPoint. Un buen software de gestión de proyectos también puede automatizar este proceso.

7. Centrarse en las prioridades

La priorización en la gestión de proyectos tiene varias dimensiones. En primer lugar, implica seleccionar las ideas de proyectos potenciales que aportarán el valor más destacado a la organización. A continuación se muestra el resultado de dicha priorización para la cartera de «Proyectos estratégicos». Los proyectos más atractivos aparecen en el fondo verde de la esquina inferior derecha de la matriz.

Del mismo modo, el sistema puede priorizar tareas individuales dentro de un proyecto, como se muestra en la siguiente ilustración.

8. Mejora del proceso

Las organizaciones aprenden de sus errores y analizando las lecciones de los proyectos realizados. Estos conocimientos deben recopilarse, analizarse periódicamente y utilizarse para mejorar los procesos. El Informe de Cierre de Proyecto es un documento habitual para recopilar conocimientos sobre las ineficiencias de los proyectos terminados. A continuación se muestra un ejemplo de dicho informe.

Muchas empresas también crean plantillas para tipos de proyectos recurrentes, incorporando el conocimiento organizativo acumulado. Estas plantillas se perfeccionan continuamente en función de las nuevas experiencias.

9. Colaboración en equipo

La colaboración dentro de los equipos de proyecto y entre los distintos equipos que trabajan en los programas es un aspecto crítico de la ejecución de un proyecto. Los sistemas profesionales de gestión de proyectos incluyen comunicadores internos, que consolidan toda la comunicación relacionada con el proyecto en un lugar al que el personal autorizado puede acceder rápidamente. Además, permiten crear dependencias entre tareas de distintos proyectos, lo que es esencial para la gestión de programas. Tales dependencias se muestran en el diagrama siguiente.

10. Escalabilidad

La escalabilidad en la gestión de proyectos puede adoptar varias formas. Un sistema de gestión de proyectos escalable se adapta a organizaciones en distintas fases de desarrollo de su cultura de gestión de proyectos. Por ejemplo, los módulos no utilizados pueden ocultarse y activarse cuando sea necesario. Además, el programa debe admitir la ejecución simultánea de múltiples proyectos con distintos niveles de complejidad. Debe facilitar, automatizar y adaptarse a las necesidades de la organización, al tiempo que incorpora las mejores prácticas y minimiza las limitaciones. La flexibilidad es la clave.

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