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10 bonnes raisons d'investir dans un logiciel de gestion de projet professionnel

Un logiciel professionnel de gestion de projets et de portefeuilles offre d’importantes possibilités d’améliorer l’efficacité de la gestion de projets au sein des organisations. Il ne fait aucun doute qu’un tel logiciel automatise de nombreux processus, améliore la communication et coordonne plus efficacement les tâches liées aux projets. Découvrez pourquoi il vaut la peine d’investir dans un outil de gestion de projet professionnel – voici 10 raisons convaincantes.

1. Une planification efficace

Il est vrai que vous pouvez créer un plan de projet dans Excel tout comme vous le feriez dans un logiciel de gestion de projet professionnel. Cependant, lorsque vous analysez le processus de création d’un plan de projet, il devient évident qu’un logiciel professionnel de gestion de projets et de portefeuilles offre des avantages et des capacités bien plus importants. L’un des principaux avantages est l’accès multi-utilisateurs, qui permet à tous les membres de l’équipe de travailler avec les mêmes données. Lorsque quelqu’un met à jour le plan du projet, les autres peuvent voir les changements immédiatement. Un autre avantage est la possibilité de faire approuver automatiquement les plans de projet. Ce processus d’approbation suit le flux d’autorisation préétabli au sein de l’organisation. Les plans de projet approuvés permettent de contrôler les écarts au cours de l’exécution. Comme illustré ci-dessous, le plan de projet approuvé est représenté par des lignes noires, tandis que l’état actuel du projet est représenté par des barres bleues épaisses.

2. Suivi des progrès

Le suivi de l’avancement d’un projet est une tâche cruciale pour les gestionnaires de projet, ainsi que pour le bureau de gestion de projet (PMO), le commanditaire du projet et, dans le cas de projets stratégiques, la direction de l’entreprise. Pour rester compétitives, les organisations doivent atteindre efficacement leurs objectifs stratégiques, souvent réalisés dans le cadre de projets. Par conséquent, le suivi des progrès nécessite l’accès à des mises à jour claires et en temps réel de l’état d’avancement, ce que seul un système de gestion de projet professionnel peut fournir. Pour le PMO ou la direction, des résumés concis et en temps réel sont essentiels. L’illustration ci-dessous montre comment la direction de l’entreprise peut observer les écarts par rapport au plan du projet sur une feuille de route du portefeuille. Elle affiche les écarts par rapport au calendrier pour chaque projet, ainsi que les étapes achevées et en attente.

 

En outre, le suivi des écarts budgétaires est essentiel pour contrôler l’avancement du projet, comme le montre le diagramme suivant.

3. Organisation de l'équipe

La gestion d’une équipe de projet est une compétence clé pour les chefs de projet. Cette compétence peut être divisée en deux domaines : la motivation de l’équipe et la gestion des conflits, et la coordination efficace des tâches du projet. Un logiciel de gestion de projet professionnel est utile dans ce dernier cas. Un bon système attribue les tâches du projet en veillant à ce que rien ne soit oublié, en envoyant des notifications et en centralisant les tâches individuelles de chaque membre de l’équipe. En outre, il comprend un outil de communication interne qui regroupe toutes les communications liées au projet en un seul endroit. Les documents sont également stockés à un seul endroit et sont accessibles aux membres autorisés de l’équipe. En guise de motivation, les chefs de projet peuvent surveiller la charge de travail de chaque membre de l’équipe, ce qui est essentiel lorsque les employés travaillent sur plusieurs projets simultanément.

4. Prévision des risques

La gestion des risques est essentielle pour atteindre les objectifs d’un projet, en particulier dans le cas de projets vastes et complexes comportant de nombreuses incertitudes au cours de la phase de planification. Pour de tels projets, il est essentiel de tenir un registre des risques. Les risques peuvent concerner l’ensemble du projet ou des tâches spécifiques du calendrier du projet. Les logiciels professionnels de gestion de projet améliorent considérablement la gestion des risques. L’affichage des principaux risques du projet directement sur le calendrier est un avantage considérable pour le chef de projet et son équipe. Par exemple, l’icône d’un triangle d’avertissement à côté des tâches indique les risques associés.

Le logiciel permet également d’attribuer la responsabilité de risques spécifiques à des personnes, ce qui professionnalise la gestion des risques. Un registre des risques du projet, tel que celui présenté ci-dessous, doit être régulièrement analysé et mis à jour.

5. Optimisation des ressources

Une cause fréquente de démotivation dans les équipes de projet est la charge de travail excessive. Cela se produit souvent parce que les employés qualifiés sont recherchés par plusieurs chefs de projet. En l’absence d’informations sur la charge de travail d’un employé dans le cadre d’autres projets, les responsables peuvent surcharger la même personne, ce qui entraîne un désengagement. De telles situations peuvent être évitées grâce à un système de gestion de projet doté d’une fonctionnalité de gestion des ressources. Le diagramme ci-dessous montre les charges de travail planifiées pour les trois prochains mois, en mettant en évidence les personnes surchargées et le moment où la surcharge se produit.

Une planification efficace des ressources aide les PMO à gérer les priorités et à répartir les projets dans le temps, ce qui se traduit par un statut majoritairement vert dans les tableaux de bord de la charge de travail.

6. Simplification des rapports

La création de rapports sur l’état d’avancement des projets prend souvent beaucoup de temps au personnel du PMO, en particulier dans les organisations qui ne disposent pas d’un logiciel approprié. Un système de gestion de projet professionnel permet de concevoir des rapports personnalisés qui sont toujours mis à jour avec des données en temps réel et accessibles aux utilisateurs autorisés. Ces rapports peuvent souvent être exportés dans des formats tels qu’Excel pour être partagés avec des parties prenantes extérieures au système. Vous trouverez ci-dessous un exemple de rapport sur les risques importants d’un projet.

De nombreuses organisations préparent également des présentations mensuelles de l’état d’avancement du projet à l’intention de la direction en utilisant PowerPoint. Un bon logiciel de gestion de projet peut également automatiser ce processus.

7. Se concentrer sur les priorités

L’établissement de priorités dans la gestion de projets comporte plusieurs dimensions. Tout d’abord, il s’agit de sélectionner les idées de projets potentiels qui apporteront la valeur la plus remarquable à l’organisation. Le résultat de cette hiérarchisation pour le portefeuille « Projets stratégiques » est illustré ci-dessous. Les projets les plus intéressants apparaissent sur le fond vert dans le coin inférieur droit de la matrice.

De même, le système peut hiérarchiser les tâches individuelles au sein d’un projet, comme le montre l’illustration ci-dessous.

8. Amélioration des processus

Les organisations apprennent de leurs erreurs et en analysant les leçons tirées des projets achevés. Ces informations doivent être collectées, analysées régulièrement et utilisées pour améliorer les processus. Le rapport de clôture de projet est un document courant qui permet de recueillir des informations sur les inefficacités des projets achevés. Vous trouverez ci-dessous un exemple de ce type de rapport.

De nombreuses entreprises créent également des modèles pour les types de projets récurrents, en intégrant les connaissances organisationnelles accumulées. Ces modèles sont continuellement affinés sur la base de nouvelles expériences.

9. Collaboration au sein de l'équipe

La collaboration au sein des équipes de projet et entre les différentes équipes travaillant sur des programmes est un aspect essentiel de l’exécution des projets. Les systèmes professionnels de gestion de projet comprennent des outils de communication interne qui regroupent toutes les communications liées au projet en un seul endroit auquel le personnel autorisé peut accéder rapidement. En outre, ils permettent de créer des dépendances entre les tâches de différents projets, ce qui est essentiel pour la gestion des programmes. Ces dépendances sont illustrées dans le diagramme ci-dessous.

10. L'évolutivité

L’évolutivité dans la gestion de projet peut prendre plusieurs formes. Un système de gestion de projet évolutif convient aux organisations à différents stades de développement de leur culture de gestion de projet. Par exemple, les modules non utilisés peuvent être cachés et activés en cas de besoin. En outre, le programme doit permettre l’exécution simultanée de plusieurs projets de complexité variable. Il doit faciliter, automatiser et s’adapter aux besoins de l’organisation tout en incorporant les meilleures pratiques et en minimisant les limitations. La flexibilité est essentielle.

Investissez dans un logiciel de gestion de projet professionnel et améliorez votre organisation