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10 zwingende Gründe, in professionelle Projektmanagement-Software zu investieren

Eine professionelle Projekt- und Portfoliomanagement-Software bietet erhebliche Möglichkeiten, die Effizienz des Projektmanagements in Unternehmen zu steigern. Zweifellos automatisiert eine solche Software zahlreiche Prozesse, verbessert die Kommunikation und koordiniert Projektaufgaben effektiver. Entdecken Sie, warum sich die Investition in ein professionelles Projektmanagement-Tool lohnt – im Folgenden finden Sie 10 überzeugende Gründe.

1. Effektive Planung

Es stimmt, dass Sie einen Projektplan in Excel genauso erstellen können wie in einer professionellen Projektmanagementsoftware. Wenn man jedoch den Prozess der Erstellung eines Projektplans analysiert, wird deutlich, dass eine professionelle Projekt- und Portfoliomanagement-Software weitaus mehr Vorteile und Möglichkeiten bietet. Ein großer Vorteil ist der Mehrbenutzerzugriff, der sicherstellt, dass alle Teammitglieder mit denselben Daten arbeiten. Wenn jemand den Projektplan aktualisiert, können die anderen die Änderungen sofort sehen. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Projektpläne automatisch genehmigen zu lassen. Dieser Genehmigungsprozess folgt dem vordefinierten Genehmigungs-Workflow, der innerhalb der Organisation eingerichtet wurde. Genehmigte Projektpläne ermöglichen die Überwachung von Abweichungen während der Ausführung. Wie unten dargestellt, wird der genehmigte Projektplan als schwarze Linien angezeigt, während der aktuelle Projektstatus durch dicke blaue Balken dargestellt wird.

2. Fortschritte überwachen

Die Überwachung des Projektfortschritts ist eine wichtige Aufgabe für die Projektmanager sowie für das Project Management Office (PMO), den Projektsponsor und – im Falle strategischer Projekte – für das Management des Unternehmens. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen strategische Ziele effizient erreichen – viele davon werden durch Projekte realisiert. Daher erfordert die Überwachung des Projektfortschritts den Zugang zu klaren Statusaktualisierungen in Echtzeit, die nur ein professionelles Projektmanagement-System bieten kann. Für das PMO oder das Management sind prägnante Zusammenfassungen in Echtzeit unerlässlich. Die folgende Abbildung zeigt, wie die Unternehmensleitung Abweichungen vom Projektplan auf einer Portfolio-Roadmap beobachten kann. Sie zeigt die Planabweichungen für jedes Projekt sowie die abgeschlossenen und noch ausstehenden Meilensteine an.

 

Darüber hinaus ist die Verfolgung von Budgetabweichungen entscheidend für die Überwachung des Projektfortschritts, wie im folgenden Diagramm dargestellt.

3. Organisation des Teams

Die Leitung eines Projektteams ist eine Schlüsselkompetenz für Projektmanager. Dies lässt sich in zwei Bereiche unterteilen: die Motivation des Teams und das Management von Konflikten sowie die effiziente Koordinierung von Projektaufgaben. In letzterem Bereich ist eine professionelle Projektmanagement-Software von Vorteil. Ein gutes System weist Projektaufgaben zu und stellt sicher, dass nichts übersehen wird, da es Benachrichtigungen versendet und die einzelnen Aufgaben für jedes Teammitglied zentralisiert. Außerdem enthält es einen internen Kommunikator, der die gesamte projektbezogene Kommunikation an einem Ort zusammenfasst. Dokumente werden ebenfalls an einem Ort gespeichert und sind für autorisierte Teammitglieder zugänglich. Um sich zu motivieren, können Projektmanager die Arbeitsbelastung der einzelnen Teammitglieder überwachen, was besonders wichtig ist, wenn Mitarbeiter an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten.

4. Risikovorhersage

Das Risikomanagement ist für das Erreichen von Projektzielen von entscheidender Bedeutung, insbesondere bei großen und komplexen Projekten mit zahlreichen Unwägbarkeiten in der Planungsphase. Für solche Projekte ist die Führung eines Projektrisikoregisters unerlässlich. Risiken können sich auf das Gesamtprojekt oder auf bestimmte Aufgaben im Projektplan beziehen. Eine professionelle Projektmanagement-Software verbessert das Risikomanagement erheblich. Die Anzeige der wichtigsten Projektrisiken direkt auf dem Zeitplan ist ein großer Vorteil für den Projektmanager und das Team. Ein Warndreieckssymbol neben den Aufgaben weist beispielsweise auf damit verbundene Risiken hin.

Die Software ermöglicht auch die Zuweisung der Verantwortung für bestimmte Risiken an einzelne Personen, wodurch das Risikomanagement professionalisiert wird. Ein Projektrisikoregister, wie das unten abgebildete, sollte regelmäßig analysiert und aktualisiert werden.

5. Optimierung der Ressourcen

Eine häufige Ursache für Demotivation in Projektteams ist eine übermäßige Arbeitsbelastung. Dies geschieht oft, weil qualifizierte Mitarbeiter von mehreren Projektmanagern umworben werden. Ohne Informationen über die Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters durch andere Projekte kann es vorkommen, dass Manager dieselbe Person überlasten, was zur Demotivation führt. Solche Situationen lassen sich mit einem Projektmanagement-System vermeiden, das Funktionen zur Ressourcenverwaltung enthält. Das folgende Diagramm zeigt die geplante Arbeitsbelastung der Ressourcen in den nächsten drei Monaten, wobei die überlasteten Personen und der Zeitpunkt der Überlastung hervorgehoben werden.

Eine effektive Ressourcenplanung hilft PMOs bei der Verwaltung von Prioritäten und der Verteilung von Projekten über die Zeitachse, was zu einem überwiegend grünen Status in den Workload-Dashboards führt.

6. Vereinfachte Berichterstattung

Die Erstellung von Projektstatusberichten ist für PMO-Mitarbeiter oft sehr zeitaufwändig, insbesondere in Unternehmen ohne entsprechende Software. Ein professionelles Projektmanagementsystem ermöglicht die Erstellung individueller Berichte, die stets mit Echtzeitdaten aktualisiert werden und für autorisierte Benutzer zugänglich sind. Diese Berichte können oft in Formate wie Excel exportiert werden, um sie mit Beteiligten außerhalb des Systems zu teilen. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen Bericht über wesentliche Projektrisiken.

Viele Unternehmen bereiten auch monatliche Projektstatuspräsentationen für das Management mit PowerPoint vor. Eine gute Projektmanagement-Software kann auch diesen Prozess automatisieren.

7. Konzentration auf Prioritäten

Die Prioritätensetzung im Projektmanagement hat mehrere Dimensionen. Zunächst geht es darum, potenzielle Projektideen auszuwählen, die dem Unternehmen den größten Nutzen bringen. Das Ergebnis einer solchen Prioritätensetzung für das Portfolio „Strategische Projekte“ ist unten dargestellt. Die attraktivsten Projekte erscheinen auf dem grünen Hintergrund in der unteren rechten Ecke der Matrix.

Ebenso kann das System einzelnen Aufgaben innerhalb eines Projekts Prioritäten zuweisen, wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist.

8. Prozessverbesserung

Unternehmen lernen aus ihren Fehlern und durch die Analyse von Lektionen aus abgeschlossenen Projekten. Solche Erkenntnisse sollten gesammelt, regelmäßig analysiert und zur Verbesserung der Prozesse genutzt werden. Der Projektabschlussbericht ist ein gängiges Dokument zum Sammeln von Erkenntnissen über Ineffizienzen in abgeschlossenen Projekten. Ein Beispiel für einen solchen Bericht finden Sie unten.

Viele Unternehmen erstellen auch Vorlagen für wiederkehrende Projekttypen, in die das gesammelte organisatorische Wissen einfließt. Diese Vorlagen werden auf der Grundlage neuer Erfahrungen ständig verfeinert.

9. Zusammenarbeit im Team

Die Zusammenarbeit innerhalb von Projektteams und zwischen verschiedenen Teams, die an Programmen arbeiten, ist ein wichtiger Aspekt der Projektdurchführung. Professionelle Projektmanagement-Systeme beinhalten interne Kommunikatoren, die die gesamte projektbezogene Kommunikation an einem Ort konsolidieren, auf den autorisierte Mitarbeiter schnell zugreifen können. Außerdem ermöglichen sie die Erstellung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben aus verschiedenen Projekten, was für das Programmmanagement unerlässlich ist. Solche Abhängigkeiten sind in dem folgenden Diagramm dargestellt.

10. Skalierbarkeit

Skalierbarkeit im Projektmanagement kann verschiedene Formen annehmen. Ein skalierbares Projektmanagement-System eignet sich für Unternehmen, die sich in verschiedenen Phasen der Entwicklung ihrer Projektmanagement-Kultur befinden. So können beispielsweise ungenutzte Module ausgeblendet und bei Bedarf aktiviert werden. Außerdem sollte das Programm die gleichzeitige Durchführung mehrerer Projekte mit unterschiedlichem Komplexitätsgrad unterstützen. Es sollte die Anforderungen der Organisation erleichtern, automatisieren und sich an sie anpassen, während es gleichzeitig bewährte Verfahren einbezieht und Einschränkungen minimiert. Flexibilität ist der Schlüssel.

Investieren Sie in eine professionelle Projektmanagement-Software und verbessern Sie Ihr Unternehmen