Strumenti

10 validi motivi per investire in un software professionale per la gestione dei progetti

Un software professionale per la gestione di progetti e portfolio offre notevoli opportunità per migliorare l’efficienza della gestione dei progetti all’interno delle organizzazioni. Senza dubbio, questo software automatizza numerosi processi, migliora la comunicazione e coordina le attività del progetto in modo più efficace. Scopri perché vale la pena investire in uno strumento professionale di gestione dei progetti: ecco 10 motivi convincenti.

1. Pianificazione efficace

È vero che puoi creare un piano di progetto in Excel proprio come faresti con un software di gestione progetti professionale. Tuttavia, quando si analizza il processo di creazione di un piano di progetto, diventa chiaro che un software professionale per la gestione di progetti e portfolio offre vantaggi e funzionalità di gran lunga superiori. Uno dei vantaggi principali è l’accesso multiutente, che garantisce a tutti i membri del team di lavorare con gli stessi dati. Quando qualcuno aggiorna il piano di progetto, gli altri possono vedere immediatamente le modifiche. Un altro vantaggio è la possibilità di far approvare automaticamente i piani di progetto. Questo processo di approvazione segue il flusso di autorizzazioni predefinito stabilito all’interno dell’organizzazione. I piani di progetto approvati consentono di monitorare le deviazioni durante l’esecuzione. Come illustrato di seguito, il piano di progetto approvato è rappresentato da linee nere, mentre lo stato attuale del progetto è rappresentato da spesse barre blu.

2. Monitoraggio dei progressi

Il monitoraggio dell’avanzamento del progetto è un compito cruciale per i project manager, così come per il Project Management Office (PMO), per lo Sponsor del progetto e, nel caso di progetti strategici, per il management dell’azienda. Per rimanere competitive, le organizzazioni devono raggiungere in modo efficiente gli obiettivi strategici, molti dei quali realizzati attraverso i progetti. Per questo motivo, il monitoraggio dei progressi richiede l’accesso ad aggiornamenti chiari e in tempo reale sullo stato di avanzamento, che solo un sistema di gestione dei progetti professionale può fornire. Per il PMO o per la direzione, i riepiloghi concisi e in tempo reale sono essenziali. L’illustrazione seguente mostra come la direzione aziendale può osservare le deviazioni dal piano di progetto su una roadmap del portafoglio. Vengono visualizzate le deviazioni dal piano per ogni progetto e le milestone completate e in sospeso.

 

Inoltre, il monitoraggio degli scostamenti di budget è fondamentale per monitorare l’avanzamento del progetto, come mostrato nel diagramma seguente.

3. Organizzazione del team

La gestione di un team di progetto è una competenza chiave per i project manager. Si può dividere in due aree: motivare il team e gestire i conflitti e coordinare in modo efficiente le attività del progetto. Un software professionale per la gestione dei progetti è utile per quest’ultimo aspetto. Un buon sistema assegna i compiti del progetto, assicurando che nulla venga trascurato, invia notifiche e centralizza i compiti individuali di ogni membro del team. Inoltre, include un comunicatore interno che consolida tutte le comunicazioni relative al progetto in un unico luogo. Anche i documenti vengono archiviati in un’unica posizione e sono accessibili ai membri autorizzati del team. Per quanto riguarda la motivazione, i project manager possono monitorare il carico di lavoro di ciascun membro del team, un aspetto essenziale quando i dipendenti lavorano su più progetti contemporaneamente.

4. Previsione del rischio

La gestione del rischio è fondamentale per raggiungere gli obiettivi del progetto, soprattutto in progetti grandi e complessi con numerose incertezze durante la fase di pianificazione. Per questi progetti, è essenziale mantenere un registro dei rischi del progetto. I rischi possono riguardare il progetto nel suo complesso o attività specifiche nel calendario del progetto. Un software professionale per la gestione dei progetti migliora notevolmente la gestione dei rischi. La visualizzazione dei principali rischi del progetto direttamente sul calendario è un vantaggio significativo per il project manager e il team. Ad esempio, l’icona di un triangolo di avvertimento accanto alle attività indica i rischi associati.

Il software consente anche di assegnare la responsabilità di rischi specifici a singoli individui, professionalizzando la gestione dei rischi. Un registro dei rischi del progetto, come quello mostrato di seguito, deve essere analizzato e aggiornato regolarmente.

5. Ottimizzazione delle risorse

Una causa comune di demotivazione nei team di progetto è l’eccessivo carico di lavoro. Ciò accade spesso perché i dipendenti qualificati sono ricercati da più project manager. Senza informazioni sul carico di lavoro di un dipendente da altri progetti, i manager possono sovraccaricare la stessa persona, causando un disimpegno. Queste situazioni possono essere evitate con un sistema di gestione dei progetti che include la funzionalità di gestione delle risorse. Il diagramma seguente mostra i carichi di lavoro delle risorse pianificati per i prossimi tre mesi, evidenziando le persone sovraccaricate e il momento in cui si verifica il sovraccarico.

Una pianificazione efficace delle risorse aiuta i PMO a gestire le priorità e a distribuire i progetti lungo la tempistica, con il risultato di uno stato prevalentemente verde nei dashboard del carico di lavoro.

6. Rapporti semplificati

La creazione di rapporti sullo stato del progetto spesso richiede molto tempo al personale del PMO, soprattutto nelle organizzazioni che non dispongono di un software adeguato. Un sistema professionale di gestione dei progetti consente di creare report personalizzati, sempre aggiornati con dati in tempo reale e accessibili agli utenti autorizzati. Spesso questi report possono essere esportati in formati come Excel per essere condivisi con gli stakeholder esterni al sistema. Di seguito è riportato un esempio di report sui rischi significativi del progetto.

Molte organizzazioni preparano anche presentazioni mensili sullo stato di avanzamento dei progetti per il management utilizzando PowerPoint. Un buon software di gestione dei progetti può automatizzare anche questo processo.

7. Concentrarsi sulle priorità

La definizione delle priorità nella gestione dei progetti ha diverse dimensioni. In primo luogo, si tratta di selezionare le potenziali idee di progetto che apporteranno il massimo valore all’organizzazione. Il risultato di tale prioritizzazione per il portafoglio “Progetti strategici” è mostrato di seguito. I progetti più interessanti appaiono sullo sfondo verde nell’angolo in basso a destra della matrice.

Allo stesso modo, il sistema può assegnare una priorità ai singoli compiti all’interno di un progetto, come mostrato nell’illustrazione seguente.

8. Miglioramento dei processi

Le organizzazioni imparano dai propri errori e analizzando le lezioni dei progetti conclusi. Questi insegnamenti devono essere raccolti, analizzati regolarmente e utilizzati per migliorare i processi. Il rapporto di chiusura del progetto è un documento comune per raccogliere informazioni sulle inefficienze dei progetti conclusi. Un esempio di questo tipo di rapporto è riportato di seguito.

Molte aziende creano anche dei modelli per i tipi di progetti ricorrenti, incorporando le conoscenze organizzative accumulate. Questi modelli vengono continuamente perfezionati in base alle nuove esperienze.

9. Collaborazione di squadra

La collaborazione all’interno dei team di progetto e tra i diversi team che lavorano ai programmi è un aspetto critico dell’esecuzione dei progetti. I sistemi professionali di gestione dei progetti includono comunicatori interni che consolidano tutte le comunicazioni relative al progetto in un unico luogo a cui il personale autorizzato può accedere rapidamente. Inoltre, consentono di creare dipendenze tra attività di progetti diversi, il che è essenziale per la gestione dei programmi. Tali dipendenze sono mostrate nel diagramma seguente.

10. Scalabilità

La scalabilità nella gestione dei progetti può assumere diverse forme. Un sistema di gestione dei progetti scalabile è adatto alle organizzazioni che si trovano in diverse fasi di sviluppo della loro cultura di gestione dei progetti. Ad esempio, i moduli non utilizzati possono essere nascosti e attivati quando necessario. Inoltre, il programma deve supportare l’esecuzione simultanea di più progetti con diversi livelli di complessità. Deve facilitare, automatizzare e adattarsi alle esigenze dell’organizzazione, incorporando le migliori pratiche e riducendo al minimo le limitazioni. La flessibilità è fondamentale.

Investi in un software professionale per la gestione dei progetti e migliora la tua organizzazione