Unelte

10 motive convingătoare pentru a investi într-un software profesional de gestionare a proiectelor

Un software profesional de gestionare a proiectelor și portofoliilor oferă oportunități semnificative de a spori eficiența gestionării proiectelor în cadrul organizațiilor. Fără îndoială, un astfel de software automatizează numeroase procese, îmbunătățește comunicarea și coordonează mai eficient sarcinile proiectului. Descoperiți de ce merită să investiți într-un instrument profesional de gestionare a proiectelor – mai jos sunt 10 motive convingătoare.

1. Planificare eficientă

Este adevărat că puteți crea un plan de proiect în Excel la fel ca într-un software profesional de gestionare a proiectelor. Cu toate acestea, atunci când se analizează procesul de creare a unui plan de proiect, devine clar că un software profesional de gestionare a proiectelor și portofoliilor oferă beneficii și capacități mult mai mari. Un avantaj major este accesul multiutilizator, asigurându-se că toți membrii echipei lucrează cu aceleași date. Atunci când cineva actualizează planul de proiect, ceilalți pot vedea modificările imediat. Un alt avantaj este capacitatea de a aproba automat planurile de proiect. Acest proces de aprobare urmează fluxul de autorizare prestabilit stabilit în cadrul organizației. Planurile de proiect aprobate permit monitorizarea abaterilor în timpul execuției. După cum se ilustrează mai jos, planul de proiect aprobat este prezentat sub formă de linii negre, în timp ce starea actuală a proiectului este reprezentată prin bare albastre groase.

2. Monitorizarea progreselor

Monitorizarea progresului proiectului este o sarcină crucială pentru managerii de proiect, precum și pentru biroul de gestionare a proiectului (PMO), sponsorul proiectului și, în cazul proiectelor strategice, pentru conducerea întreprinderii. Pentru a rămâne competitive, organizațiile trebuie să atingă în mod eficient obiectivele strategice – multe dintre acestea fiind realizate prin intermediul proiectelor. Prin urmare, monitorizarea progresului necesită acces la actualizări clare, în timp real, pe care numai un sistem profesional de gestionare a proiectelor le poate oferi. Pentru PMO sau pentru conducere, rezumatele concise, în timp real, sunt esențiale. Ilustrația de mai jos arată modul în care conducerea companiei poate observa abaterile de la planul proiectului pe o foaie de parcurs a portofoliului. Aceasta afișează abaterile de la program pentru fiecare proiect, precum și etapele finalizate și în așteptare.

 

În plus, urmărirea abaterilor bugetare este esențială pentru monitorizarea progresului proiectului, după cum se arată în diagrama următoare.

3. Organizarea echipei

Gestionarea unei echipe de proiect este o competență cheie pentru managerii de proiect. Aceasta poate fi împărțită în două domenii: motivarea echipei și gestionarea conflictelor, precum și coordonarea eficientă a sarcinilor proiectului. Un software profesional de gestionare a proiectelor este benefic în cel din urmă. Un sistem bun atribuie sarcinile proiectului, asigurându-se că nimic nu este trecut cu vederea, deoarece trimite notificări și centralizează sarcinile individuale pentru fiecare membru al echipei. În plus, acesta include un comunicator intern, consolidând toate comunicările legate de proiect într-un singur loc. Documentele sunt, de asemenea, stocate într-o singură locație și sunt accesibile membrilor echipei autorizați. Pentru motivare, managerii de proiect pot monitoriza volumul de muncă al fiecărui membru al echipei, ceea ce este esențial, deoarece angajații lucrează simultan la mai multe proiecte.

4. Predicția riscului

Gestionarea riscurilor este vitală pentru atingerea obiectivelor proiectului, în special în cazul proiectelor mari și complexe, cu numeroase incertitudini în timpul fazei de planificare. Pentru astfel de proiecte, menținerea unui registru al riscurilor proiectului este esențială. Riscurile se pot referi la întregul proiect sau la sarcini specifice din calendarul proiectului. Software-ul profesional de gestionare a proiectelor îmbunătățește semnificativ gestionarea riscurilor. Afișarea riscurilor cheie ale proiectului direct pe calendar reprezintă un avantaj semnificativ pentru managerul și echipa de proiect. De exemplu, o pictogramă triunghi de avertizare lângă sarcini indică riscurile asociate.

Software-ul permite, de asemenea, atribuirea responsabilității pentru riscuri specifice unor persoane, profesionalizând gestionarea riscurilor. Un registru al riscurilor proiectului, precum cel prezentat mai jos, ar trebui analizat și actualizat în mod regulat.

5. Optimizarea resurselor

O cauză comună a demotivării în echipele de proiect este volumul excesiv de muncă. Acest lucru se întâmplă adesea deoarece angajații calificați sunt căutați de mai mulți manageri de proiect. Fără informații cu privire la volumul de muncă al unui angajat din alte proiecte, managerii pot suprasolicita aceeași persoană, ceea ce duce la dezangajare. Astfel de situații pot fi evitate cu ajutorul unui sistem de gestionare a proiectelor care include funcționalități de gestionare a resurselor. Diagrama de mai jos prezintă volumul de lucru planificat al resurselor pentru următoarele trei luni, evidențiind persoanele suprasolicitate și momentul în care apare suprasolicitarea.

Planificarea eficientă a resurselor ajută PMO să gestioneze prioritățile și să distribuie proiectele de-a lungul calendarului, ceea ce duce la o stare predominant verde în tablourile de bord privind volumul de lucru.

6. Raportare simplificată

Crearea rapoartelor de stare a proiectului consumă adesea timp semnificativ pentru personalul PMO, în special în organizațiile care nu dispun de un software adecvat. Un sistem profesional de gestionare a proiectelor permite conceperea de rapoarte personalizate care sunt întotdeauna actualizate cu date în timp real și accesibile utilizatorilor autorizați. Aceste rapoarte pot fi adesea exportate în formate precum Excel pentru a fi partajate cu părțile interesate din afara sistemului. Mai jos este prezentat un exemplu de raport privind riscurile semnificative ale proiectului.

Multe organizații pregătesc, de asemenea, prezentări lunare ale stadiului proiectului pentru conducere utilizând PowerPoint. Un software bun de gestionare a proiectelor poate automatiza și acest proces.

7. Concentrarea pe priorități

Prioritizarea în gestionarea proiectelor are mai multe dimensiuni. În primul rând, aceasta implică selectarea ideilor de proiecte potențiale care vor aduce cea mai mare valoare organizației. Rezultatul unei astfel de prioritizări pentru portofoliul „Proiecte strategice” este prezentat mai jos. Cele mai atractive proiecte apar pe fundalul verde din colțul din dreapta jos al matricei.

În mod similar, sistemul poate prioritiza sarcinile individuale în cadrul unui proiect, așa cum se arată în ilustrația de mai jos.

8. Îmbunătățirea proceselor

Organizațiile învață din greșelile lor și analizând lecțiile din proiectele finalizate. Astfel de informații ar trebui colectate, analizate periodic și utilizate pentru îmbunătățirea proceselor. Raportul de încheiere a proiectului este un document comun pentru colectarea de cunoștințe despre ineficiențele din proiectele finalizate. Un exemplu de astfel de raport este prezentat mai jos.

Multe companii creează, de asemenea, modele pentru tipuri de proiecte recurente, încorporând cunoștințele organizaționale acumulate. Aceste șabloane sunt perfecționate continuu pe baza noilor experiențe.

9. Colaborarea în echipă

Colaborarea în cadrul echipelor de proiect și între diferitele echipe care lucrează la programe este un aspect esențial al executării proiectelor. Sistemele profesionale de gestionare a proiectelor includ comunicatoare interne, consolidând toate comunicările legate de proiect într-un singur loc, pentru ca personalul autorizat să le poată accesa rapid. În plus, acestea permit crearea de dependențe între sarcini din proiecte diferite, ceea ce este esențial pentru gestionarea programelor. Astfel de dependențe sunt prezentate în diagrama de mai jos.

10. Scalabilitate

Scalabilitatea în gestionarea proiectelor poate lua mai multe forme. Un sistem scalabil de gestionare a proiectelor se potrivește organizațiilor aflate în diferite stadii de dezvoltare a culturii lor de gestionare a proiectelor. De exemplu, modulele neutilizate pot fi ascunse și activate atunci când este necesar. În plus, programul ar trebui să sprijine executarea simultană a mai multor proiecte cu diferite niveluri de complexitate. Acesta ar trebui să faciliteze, să automatizeze și să se adapteze la nevoile organizației, încorporând în același timp cele mai bune practici și minimizând limitările. Flexibilitatea este esențială.

Investește într-un software profesional de gestionare a proiectelor și ridică nivelul organizației tale