Cartão de encerramento do projeto: O que é e quais os benefícios que traz?

O cartão de encerramento do projeto é muitas vezes negligenciado e nem sempre preenchido, o que é um erro. Um cartão de encerramento do projeto bem preparado serve como ferramenta para acumular conhecimentos organizacionais e melhorar sistematicamente a gestão do projeto.

Cartão de encerramento do projeto - o que é?

Em resumo, um cartão de encerramento de projeto contém conclusões que resumem o projeto recentemente concluído. Praticamente todos os projectos são únicos. Durante a sua execução, a equipa do projeto enfrentou problemas e desafios específicos, deparou-se com riscos únicos, colaborou com novos fornecedores, etc. A própria equipa pode ter sido constituída por pessoas que trabalharam juntas pela primeira vez, o que exigiu que se adaptassem umas às outras. As interações com o patrocinador do projeto ou com o comité de direção podem ter tido caraterísticas específicas. Durante o projeto, a equipa pode ter encontrado soluções brilhantes que merecem ser partilhadas como melhores práticas por toda a organização. Todas estas ideias devem, sem dúvida, ser incluídas no cartão de encerramento do projeto. O cartão de encerramento do projeto é um documento que deve ser exigido após cada projeto. Deve ser preenchido pela equipa do projeto no final do projeto, discutido com o patrocinador do projeto e aprovado oficialmente. Um bom sistema de gestão de projectos deve incorporar um cartão de encerramento do projeto.

O que deve incluir um cartão de encerramento do projeto?

A gestão de projectos é uma área que deve ser sistematicamente melhorada em todas as organizações. Um cartão de encerramento do projeto preenchido sistematicamente contribui para esta melhoria. O formato e o conteúdo de um cartão de encerramento do projeto podem variar consoante a organização, mas alguns elementos, considerados boas práticas, devem ser incluídos em todos os cartões:

Lições aprendidas – Principais conclusões do projeto concluído. Podem abranger vários aspectos e a equipa do projeto deve decidir quais os elementos que vale a pena resumir. As lições aprendidas visam criar uma base de conhecimentos que ajude a organização a executar projectos futuros de forma mais eficaz.
Conclusões pós-projeto
Recomendações para projectos futuros
Riscos críticos identificados e como foram resolvidos
Grau de realização dos objectivos do projeto
Motivo do encerramento do projeto
Tarefas pós-projeto
Número de dias e percentagem de atrasos no calendário
Valor e percentagem de ultrapassagem do orçamento

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Vantagens de preencher um cartão de encerramento do projeto

O encerramento formal de um projeto deve fazer parte integrante do ciclo de vida de todos os projectos. Todas as metodologias de gestão de projectos realçam a importância e os benefícios tangíveis do encerramento formal do projeto. Se um projeto termina apenas com a aceitação dos seus resultados, o valioso conhecimento adquirido durante a sua execução pode nunca ser utilizado na organização. A memória humana é efémera, e é por isso que as organizações constroem as suas bases de conhecimento para melhorar a gestão de projectos. O acesso ao conhecimento organizacional no início de um novo projeto é inestimável. Durante a fase de planeamento de um novo projeto, a equipa deve rever e discutir as lições aprendidas em projectos anteriores para evitar a repetição de erros do passado. Este acesso às lições aprendidas só é possível quando um cartão de encerramento do projeto é preenchido após cada projeto. Um sistema robusto de gestão de projectos e carteiras que suporte a criação de uma base de dados de lições aprendidas acrescenta um valor significativo.

Exemplos de cartões de encerramento de projectos

Um bom sistema de gestão de projectos deve incluir um cartão de encerramento do projeto. A ilustração seguinte mostra um exemplo de um cartão de encerramento de projeto disponível no sistema FlexiProject. Este sistema permite às organizações conceberem cartões personalizados, adaptados às suas necessidades específicas.

Vale a pena notar que pode valer a pena resumir aspectos diferentes em projectos de marketing em comparação com projectos de investimento. Por isso, é aconselhável procurar um sistema de gestão de projectos que permita criar vários modelos de cartões de encerramento de projectos.

A importância de um cartão de encerramento do projeto para aumentar o sucesso organizacional

Em resumo, o cartão de encerramento do projeto é crucial para a recolha sistemática do conhecimento organizacional. Como resultado, as organizações podem melhorar e elevar a sua cultura de gestão de projectos. Finalmente, este conhecimento permitirá que mais projectos sejam concluídos com sucesso.