Eszközök

10 nyomós ok, amiért érdemes professzionális projektmenedzsment szoftverbe fektetni

Egy professzionális projekt- és portfóliómenedzsment szoftver jelentős lehetőségeket kínál a szervezeteken belüli projektmenedzsment hatékonyságának növelésére. Kétségtelen, hogy az ilyen szoftverek számos folyamatot automatizálnak, javítják a kommunikációt és hatékonyabban koordinálják a projektfeladatokat. Fedezze fel, miért érdemes befektetni egy professzionális projektmenedzsment eszközbe – az alábbiakban 10 meggyőző okot mutatunk be.

1. Hatékony tervezés

Igaz, hogy ugyanúgy készíthet projekttervet Excelben, mint egy professzionális projektmenedzsment szoftverben. A projektterv készítésének folyamatát elemezve azonban világossá válik, hogy egy professzionális projekt- és portfóliókezelő szoftver sokkal nagyobb előnyöket és lehetőségeket kínál. Az egyik legnagyobb előny a többfelhasználós hozzáférés, amely biztosítja, hogy a csapat minden tagja ugyanazokkal az adatokkal dolgozzon. Ha valaki frissíti a projekttervet, a többiek azonnal láthatják a változásokat. Egy másik előny a projekttervek automatikus jóváhagyásának lehetősége. Ez a jóváhagyási folyamat a szervezeten belül előre megtervezett engedélyezési munkafolyamatot követi. A jóváhagyott projekttervek lehetővé teszik az eltérések nyomon követését a végrehajtás során. Az alábbi ábrán a jóváhagyott projekttervet fekete vonalak, míg a projekt aktuális állapotát vastag kék sávok jelzik.

2. Az előrehaladás nyomon követése

A projekt előrehaladásának nyomon követése kulcsfontosságú feladat a projektmenedzserek, valamint a projektmenedzsment iroda (PMO), a projekt szponzor és stratégiai projektek esetében a vállalat vezetése számára. A versenyképesség megőrzése érdekében a szervezeteknek hatékonyan kell megvalósítaniuk a stratégiai célokat – amelyek közül sokan projektek révén valósulnak meg. Ezért az előrehaladás nyomon követéséhez egyértelmű, valós idejű állapotfrissítésekhez való hozzáférésre van szükség, amit csak egy professzionális projektmenedzsment rendszer tud biztosítani. A PMO vagy a vezetőség számára a tömör, valós idejű összefoglalók elengedhetetlenek. Az alábbi ábra azt mutatja, hogy a vállalatvezetés hogyan figyelheti meg a portfólió-útiterven a projekttervtől való eltéréseket. Az egyes projektek ütemtervtől való eltéréseit, valamint a befejezett és függőben lévő mérföldköveket mutatja.

 

Emellett a költségvetési eltérések nyomon követése kritikus fontosságú a projekt előrehaladásának nyomon követése szempontjából, amint azt az alábbi ábra mutatja.

3. Csapatszervezés

A projektcsapat irányítása a projektmenedzserek egyik kulcskompetenciája. Ez két területre osztható: a csapat motiválása és a konfliktusok kezelése, valamint a projektfeladatok hatékony koordinálása. Ez utóbbiban előnyös egy professzionális projektmenedzsment szoftver. Egy jó rendszer kiosztja a projektfeladatokat, biztosítva, hogy semmi se maradjon figyelmen kívül, mivel értesítéseket küld és központosítja az egyes csapattagok egyéni feladatait. Emellett tartalmaz egy belső kommunikátort is, amely egy helyre konszolidálja a projekttel kapcsolatos összes kommunikációt. A dokumentumokat is egy helyen tárolja, és az arra jogosult csapattagok számára hozzáférhetővé teszi. A motiváció érdekében a projektvezetők nyomon követhetik az egyes csapattagok munkaterhelését, ami elengedhetetlen, mivel az alkalmazottak egyszerre több projekten dolgoznak.

4. Kockázat-előrejelzés

A kockázatkezelés létfontosságú a projektcélok eléréséhez, különösen a nagy és összetett projektek esetében, ahol a tervezési szakaszban számos bizonytalansági tényező merül fel. Az ilyen projektek esetében elengedhetetlen a projektkockázati nyilvántartás vezetése. A kockázatok vonatkozhatnak a teljes projektre vagy a projekt ütemezésében szereplő konkrét feladatokra. A professzionális projektmenedzsment-szoftverek jelentősen javítják a kockázatkezelést. A kulcsfontosságú projektkockázatok megjelenítése közvetlenül az ütemtervben jelentős előnyt jelent a projektmenedzser és a csapat számára. A feladatok mellett például egy figyelmeztető háromszög ikon jelzi a kapcsolódó kockázatokat.

A szoftver azt is lehetővé teszi, hogy a felelősséget egyes kockázatokért egyes személyekhez rendeljék, professzionálisabbá téve ezzel a kockázatkezelést. A projektkockázati nyilvántartást, mint például az alábbiakban láthatót, rendszeresen elemezni és frissíteni kell.

5. Erőforrás-optimalizálás

A projektcsapatokban a demotiváció egyik gyakori oka a túlzott munkaterhelés. Ez gyakran azért fordul elő, mert a képzett munkatársakat több projektvezető is keresi. A más projektekből származó, a munkavállaló munkaterheléséről szóló információk nélkül a vezetők túlterhelhetik ugyanazt az egyént, ami a motiválatlansághoz vezet. Az ilyen helyzetek elkerülhetők egy olyan projektirányítási rendszerrel, amely erőforrás-kezelési funkciókat is tartalmaz. Az alábbi ábra a következő három hónapra tervezett erőforrás-munkaterhelést mutatja, kiemelve a túlterhelt egyéneket és a túlterhelés időpontját.

A hatékony erőforrás-tervezés segít a PMO-knak a prioritások kezelésében és a projektek időbeli elosztásában, ami a munkaterhelési műszerfalakon túlnyomórészt zöld státuszt eredményez.

6. Egyszerűsített jelentéstétel

A projektállapot-jelentések elkészítése gyakran jelentős időt vesz igénybe a PMO munkatársai számára, különösen a megfelelő szoftverrel nem rendelkező szervezeteknél. Egy professzionális projektmenedzsment rendszer lehetővé teszi a testreszabott jelentések kialakítását, amelyek mindig valós idejű adatokkal frissülnek, és az arra jogosult felhasználók számára hozzáférhetők. Ezek a jelentések gyakran exportálhatók olyan formátumokba, mint például az Excel, a rendszeren kívüli érdekeltekkel való megosztás céljából. Az alábbiakban egy példa a jelentős projektkockázatokról szóló jelentésre.

Sok szervezet a PowerPoint segítségével havi projektállapot-prezentációkat is készít a vezetőség számára. Egy jó projektmenedzsment szoftver ezt a folyamatot is automatizálni tudja.

7. A prioritásokra való összpontosítás

A projektmenedzsmentben a prioritások meghatározásának több dimenziója van. Először is, a potenciális projektötletek kiválasztását jelenti, amelyek a legkiemelkedőbb értéket hozzák a szervezet számára. A „Stratégiai projektek” portfólió esetében az ilyen priorizálás eredménye az alábbiakban látható. A legvonzóbb projektek a mátrix jobb alsó sarkában zöld háttérrel jelennek meg.

Hasonlóképpen, a rendszer képes rangsorolni az egyes feladatokat egy projekten belül, ahogy az alábbi ábrán látható.

8. Folyamatfejlesztés

A szervezetek tanulnak a hibáikból és a befejezett projektek tanulságainak elemzésével. Ezeket a felismeréseket össze kell gyűjteni, rendszeresen elemezni kell, és a folyamatok javítására kell felhasználni. A projektzáró jelentés a befejezett projektek hatékonysági hiányosságairól szóló ismeretek összegyűjtésének általános dokumentuma. Az alábbiakban egy ilyen jelentés példája látható.

Sok vállalat a felhalmozott szervezeti tudást beépítve sablonokat is készít az ismétlődő projekttípusokhoz. Ezeket a sablonokat az új tapasztalatok alapján folyamatosan finomítják.

9. Csoportszintű együttműködés

A projektcsapatokon belüli és a programokon dolgozó különböző csapatok közötti együttműködés a projektvégrehajtás kritikus szempontja. A professzionális projektmenedzsment-rendszerek belső kommunikátorokat tartalmaznak, amelyek a projekttel kapcsolatos összes kommunikációt egy helyen konszolidálják, hogy az arra felhatalmazott személyzet gyorsan hozzáférhessen. Ezenkívül lehetővé teszik a különböző projektek feladatai közötti függőségek létrehozását, ami elengedhetetlen a programirányításhoz. Az ilyen függőségeket az alábbi ábra mutatja.

10. Skálázhatóság

A skálázhatóság a projektmenedzsmentben többféle formában is megjelenhet. A skálázható projektmenedzsment-rendszer a projektmenedzsment-kultúra fejlesztésének különböző szakaszaiban lévő szervezetek számára megfelelő. A nem használt modulok például elrejthetők és szükség esetén aktiválhatók. Emellett a programnak támogatnia kell több, különböző összetettségű projekt egyidejű végrehajtását. Meg kell könnyítenie, automatizálnia és alkalmazkodnia kell a szervezet igényeihez, miközben beépíti a legjobb gyakorlatokat és minimalizálja a korlátozásokat. A rugalmasság kulcsfontosságú.

Fektessen be egy professzionális projektmenedzsment szoftverbe és emelje fel szervezetét