Gestion de projets et de portefeuilles de projets dans une entreprise manufacturière à l'aide de FlexiProject

La plupart des entreprises manufacturières se caractérisent par le fait qu’elles inventent d’abord des produits qu’elles veulent vendre sur le marché et mettent ensuite en place des processus de production pour les fabriquer.
Il convient ici d’ajouter que toutes les entreprises manufacturières ne sont pas des entreprises d’innovation, c’est-à-dire qu’elles n’inventent pas toutes de nouveaux produits, car certaines d’entre elles fabriquent des produits pour le compte d’autres entreprises, qui sont simplement chargées de les inventer et de les mettre sur le marché et de les vendre.
Toutefois, pour cet article, supposons que nous parlons d’une entreprise manufacturière « classique » et de ses produits.

Le contexte de la gestion de projet dans une entreprise manufacturière

En ce qui concerne les caractéristiques d’une entreprise manufacturière présentées plus haut, nous pouvons distinguer plusieurs catégories de projets dans cette entreprise :

• Projets de recherche et développement (R&D) – par exemple, dans les entreprises cosmétiques ou pharmaceutiques ;
• Conception et mise en œuvre de nouveaux produits (ainsi que d’extensions de gammes et d’améliorations de produits déjà vendus) ;
• Projets de mise en œuvre de produits ;
• Projets de marketing ;
• Projets d’investissement – mise en œuvre de nouvelles technologies, modernisation et rénovation de l’infrastructure de production, développement d’usines, etc ;
• Projets d’optimisation :
  • Projets liés à l’optimisation des processus d’entreprise,
  • Projets de restructuration,
  • Projets informatiques,
  • les projets de nature organisationnelle,
• Projets législatifs – projets dont la réalisation est imposée par la loi.

Une entreprise manufacturière a une telle variété de projets en cours qu’elle doit s’assurer d’une approche appropriée pour la mise en œuvre de chacun d’entre eux.
Bien entendu, les principes généraux tels que, par exemple, le fait que chaque projet doit disposer d’une charte de projet ou d’un plan de projet peuvent être cohérents pour toutes les catégories ; cependant, il y aura déjà de nombreuses différences dans les détails, et il vaut la peine d’en tenir compte.
Nous examinerons ci-dessous quelques principes immédiatement pertinents pour une gestion de projet efficace dans une entreprise manufacturière.
Ces principes sont des concepts théoriques et des outils pratiques qui peuvent être appliqués à nos projets en cours.

Créer des portefeuilles de projets pour chaque catégorie de projet importante

Les portefeuilles de projets nous aideront à rassembler tous les projets présentant des caractéristiques communes en un seul endroit.
L’illustration suivante montre une liste de portefeuilles de projets créés dans une entreprise manufacturière dans le système de gestion de projets FlexiProject. Les portefeuilles de projets augmentent l’efficacité de la gestion des projets.
Tout d’abord, la direction de l’entreprise peut voir tous les projets d’une catégorie donnée en un seul endroit et, sur la base d’informations structurées, peut prendre des décisions concernant l’ajout d’un autre projet au portefeuille, le retrait du portefeuille des projets qui ont perdu de leur attrait, etc.
Examinons de plus près, par exemple, un portefeuille intitulé « Développement de nouveaux produits » pour montrer les avantages de la gestion par portefeuilles de projets dans une entreprise manufacturière.
Un tel portefeuille de projets créé dans le système de gestion de projets FlexiProject est présenté dans l’illustration ci-dessous. Que voit le conseil d’administration ou la direction de l’entreprise sur un tel écran et comment peut-il prendre des décisions efficaces sur cette base ?

• Le graphique en haut à gauche de l’écran a une double fonction.
  Il classe les projets du portefeuille en fonction de leur attrait pour l’entreprise, les projets situés dans la zone verte étant les plus attrayants.
  L’attrait diminue au fur et à mesure que vous vous déplacez vers le coin supérieur gauche du graphique.
  En outre, le tableau présente également des initiatives/idées et des candidats potentiels pour de futurs projets.
  La compréhension de ce graphique est essentielle pour que la direction de l’entreprise puisse discuter de la composition optimale du portefeuille de projets de développement de nouveaux produits.
• En bas de l’écran, trois lignes sont affichées : les données actuelles du portefeuille, le plan adopté et l’écart des valeurs actuelles par rapport au plan.
  Ainsi, si une entreprise alloue, par exemple, 10 millions de PLN au développement de nouveaux produits sur une certaine période, il sera possible, en observant cet écran à tout moment, de voir dans quelle mesure cet objectif est atteint.
  Supposons que certains paramètres du portefeuille présentent des écarts négatifs.
  Dans ce cas, le système nous permet d’effectuer des simulations particulières – par exemple, comment les paramètres observés se comporteront si un projet est retiré du portefeuille ou si une nouvelle initiative est introduite.

Un autre avantage du portefeuille de projets est la possibilité d’observer une feuille de route montrant la hiérarchisation des projets dans le temps et la progression de leur mise en œuvre par rapport au plan approuvé.
Une telle feuille de route est présentée dans l’illustration suivante.
Le plan de chaque projet est représenté par une fine barre noire et l’état actuel du projet par une large barre bleue.
De cette manière, la direction de l’entreprise dispose à tout moment et de manière évidente d’informations sur l’état d’avancement de tous les projets du portefeuille de projets stratégiques.

Créer des normes de gestion pour les projets de nature répétitive

Une entreprise manufacturière réalise chaque année des dizaines de projets de développement et de lancement de nouveaux produits ou de projets d’investissement.
Très souvent, ces projets sont similaires les uns aux autres et, qui plus est, plusieurs entreprises manufacturières souhaitent mettre en place des normes raisonnables pour une mise en œuvre harmonieuse de ces projets.
À cette fin, par exemple, pour les projets de développement de nouveaux produits, un processus optimal dit « maître » ou « cible » peut être élaboré, et il en va de même pour les projets d’investissement (bien entendu, de tels modèles peuvent être élaborés pour les projets de marketing, de ressources humaines ou de technologies de l’information).
Un tel modèle est souvent un modèle de projet principal pour la structure du calendrier et le budget, un indice avec une liste de risques potentiels et une description des produits attendus dans un tel projet.
Dans le cadre de la définition des produits, il est utile d’inclure dans ces normes, par exemple, les modèles de documents requis et les « meilleures pratiques », en d’autres termes, des exemples de la meilleure façon dont certains produits devraient se présenter – il peut s’agir d’exemples tirés de projets antérieurs très bien mis en œuvre.

Planifier correctement tous les projets et surveiller les écarts au cours de leur mise en œuvre

Étant donné que de nombreux projets de nature différente sont menés simultanément dans les entreprises manufacturières, il est très utile de les planifier correctement.
Les projets impliquent beaucoup de ressources humaines et financières ; c’est pourquoi les entreprises manufacturières doivent garantir une grande efficacité dans l’exécution des projets afin de maximiser les bénéfices.
On dit que l’absence de plan est le meilleur plan pour l’échec d’un projet.
Lorsqu’une équipe de projet commence à exécuter un projet sans plan, elle ne sait pas si elle arrivera à temps, si elle exécute la bonne chose, etc.
L’absence de plan entraîne souvent le chaos et la démotivation de l’équipe suivante.
Le conseil d’administration de l’entreprise, ou la direction en général, a besoin d’un point de référence pour contrôler l’efficacité de la mise en œuvre des projets.
La première étape de la création d’un plan de projet devrait être l’élaboration d’une bonne charte de projet. La charte de projet, telle qu’elle est présentée dans l’illustration ci-dessous et tirée du système de gestion de projet FlexiProject, est un outil puissant pour développer et communiquer un concept de projet à toutes les parties prenantes.
Elle permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que toute divergence de compréhension peut être rectifiée dès le départ, ce qui favorise une culture de communication claire et de partage des connaissances. En plus de la charte de projet, j’aimerais souligner que la construction du calendrier du projet et sa répartition dans le temps sont présentées dans un diagramme de Gantt.
Le calendrier du projet présente les phases du projet, ses étapes, ses tâches et ses jalons.
Il permet également de déterminer les délais et les responsabilités de chaque tâche.
Le travail sur le calendrier est l’occasion de bien réfléchir à ce qui doit être fait et à la manière de le faire de manière optimale.

La direction et les responsables d'une entreprise manufacturière doivent suivre régulièrement l'avancement des projets en cours

Tout le monde connaît le dicton selon lequel « l’œil du Seigneur engraisse le cheval ».
Il en va de même pour les projets : s’ils ne suscitent plus l’intérêt de la direction générale, ils commencent à s’éterniser, ce que toute entreprise devrait éviter.
Au moins une fois par mois, les principaux projets en cours dans l’entreprise devraient être examinés et analysés par le conseil d’administration.
J’ai travaillé dans une grande entreprise manufacturière qui organisait une fois par mois ce que l’on appelle une revue des projets stratégiques.
Le conseil d’administration et les principaux dirigeants de l’entreprise se réunissaient et écoutaient les rapports des chefs de projet responsables des projets stratégiques.
Cela permettait, d’une part, de prendre les décisions nécessaires en temps voulu et, d’autre part, de motiver les équipes de projet à bien travailler.
À cet égard, le module « Automated Project Reviews » du système FlexiProject aidera considérablement la gestion des entreprises manufacturières.

Si vous n'en avez pas, créez un bureau de gestion de projet (PMO).

La diversité des projets menés dans une entreprise manufacturière, la nécessité de mettre en œuvre des normes et de fournir à la direction des informations adéquates sur la situation des projets de l’entreprise justifient l’existence d’un bureau de gestion de projet au sein de l’organisation.
Aujourd’hui, on entend souvent dire qu’il devrait s’agir d’un PMO dit « numérique », c’est-à-dire équipé des outils informatiques appropriés et les utilisant avec compétence, et encourageant l’utilisation des technologies au sein de l’organisation pour soutenir la gestion de projet.

Optimiser la gestion de projets dans les entreprises manufacturières

Les entreprises manufacturières réalisent un grand nombre de projets de nature différente.
Ces projets impliquent d’importantes ressources humaines et financières, et les entreprises doivent donc progressivement déployer un maximum d’efforts pour atteindre l’excellence en matière de gestion de projet.