Desenvolvimento do Gabinete de Gestão de Projectos (PMO)

Nos últimos anos, em todo o mundo, tem-se verificado um aumento dinâmico do número de organizações que decidiram implementar um Gabinete de Gestão de Projectos.
Cada organização passa por uma jornada de maturidade do PMO e da maturidade dos projectos da organização.
As empresas têm diferentes tipos de projectos; nem todos os projectos têm o mesmo impacto no crescimento da organização.
No entanto, o desenvolvimento de um PMO robusto pode melhorar significativamente a trajetória de crescimento de uma organização.
Portanto, embora não seja idêntico em todas as empresas, o caminho de desenvolvimento do PMO tem potencial para um crescimento substancial.
Abaixo, tentamos generalizar as fases de desenvolvimento de uma organização de projectos e de um Gabinete de Gestão de Projectos.

Desenvolvimento do PMO passo a passo

Assim como se fala em ciclo de vida de um produto, pode-se identificar as sucessivas fases de vida ou maturidade de um Escritório de Gerenciamento de Projetos.
Essas etapas são mostradas na ilustração abaixo:

Etapa 1: Gestão ocasional do projeto

Muitas organizações ainda se encontram nesta situação.
Já existem vários projectos na empresa, mas ninguém os controla.
Muitas vezes, os gestores de projectos não são qualificados profissionalmente e gerem os projectos da melhor forma possível, mas cada um fá-lo de forma diferente, à sua maneira.
A empresa não comunica o estado dos projectos ao conselho de administração ou aos comités de direção.
Utiliza ferramentas dispersas, geralmente do pacote MS Office.
É necessária uma coordenação entre os projectos em curso. O que fazer para passar ao nível seguinte:

1. Decide criar um PMO ou contrata, nesta fase, uma pessoa que é frequentemente designada por coordenador de projeto.
2. Desenvolve e promove um “Manual de Gestão de Projectos” simples na organização.
3. Estamos a proporcionar aos gestores de projectos uma formação básica em gestão de projectos.

Fase 2: Tentativa de normalizar a gestão de projectos

Isto acontece quando já existem vários projectos em paralelo na organização, estão a ser lançados mais projectos e o pessoal se sente caótico e descoordenado.
Normalmente, é nesta altura que as organizações decidem lançar um Gabinete de Gestão de Projectos.
São criados procedimentos internos de gestão de projectos, as equipas de projeto utilizam ferramentas normalizadas e são feitas as primeiras tentativas para coordenar o que se passa nos projectos.
São organizadas as primeiras reuniões de estado do projeto na empresa.
A organização reconhece lentamente a necessidade de implementar uma ferramenta profissional de TI para apoiar a empresa na gestão de projectos.
No entanto, durante este período, as expectativas do conselho de administração, da direção e da organização em relação ao PMO são cada vez maiores, e há vários mal-entendidos e frustrações quando o seu papel não é definido com precisão.
Muitos cépticos dentro da organização questionam o processo de padronização, a necessidade de relatórios e o papel geral do PMO.
O que fazer para passar ao nível seguinte:

1. Esclarece o papel do Gabinete de Gestão de Projectos na organização.
2. Descreve as normas de gestão de projectos da empresa.
3. Define as competências, a autoridade e os níveis de decisão dos gestores de projectos.
4. Desenvolve modelos de relatórios para a gestão da empresa e lança revisões formais do estado do projeto.
5. Implementar a gestão da carteira de projectos e planear a utilização de recursos críticos.
6. Implementação de uma ferramenta informática profissional para a gestão de projectos.

Fase 3: Os projectos produzem resultados

Os projectos já têm objectivos comerciais definidos a atingir e a cumprir.
A realização destes objectivos é monitorizada.
A organização implementa um programa profissional de TI para gerir projectos e carteiras de projectos.
Ao implementar esse sistema, vale a pena considerar que ele deve ser fácil de implementar, com uma interface amigável, oferecendo a funcionalidade necessária agora, mas também nos próximos anos, à medida que a organização alcança outros graus de excelência em gerenciamento de projetos (um programa que atende a esses critérios é o programa de gerenciamento de projetos e portfólios FlexiProject).
A organização define os KPIs dos projectos, gere os portfólios de projectos e planeia profissionalmente a carga de trabalho dos recursos humanos nos projectos.
Realiza reuniões regulares onde são reportados os estados dos projectos e são tomadas decisões.
O Diretor/Gestor do PMO é uma função organizacional essencial e valorizada.
Um exemplo do estado do projeto para projectos em risco e em má forma é mostrado na seguinte ilustração do sistema FlexiProject: O que fazer para passar para o próximo nível:

1. Trabalha no sentido de uma maior e melhor utilização do sistema informático implementado.
2. Assegura uma ligação clara entre a estratégia da empresa e os projectos implementados.

Fase 4: Gestão estratégica de projectos

Nesta fase, algumas organizações têm estratégias de negócio bem desenvolvidas.
Estas estratégias são implementadas principalmente através de projectos, portfólios e programas de projectos.
Um aspeto fundamental é a ligação clara entre os projectos e os objectivos estratégicos da empresa.
Estes projectos, conhecidos como projectos estratégicos, são cruciais para atingir os objectivos estratégicos da empresa.
As carteiras de projectos são monitorizadas quanto ao seu desempenho na consecução destes objectivos e são tomadas decisões sobre a forma ideal das carteiras de projectos.
Enquanto outros projectos de natureza operacional ou regulamentar estão em curso, os projectos estratégicos têm prioridade em termos de atribuição de recursos.
A ilustração seguinte mostra um exemplo de uma carteira de projectos, com a atratividade mútua dos projectos da carteira apresentada numa matriz.
Esta representação visual facilita as discussões entre a direção da empresa sobre a forma ideal da carteira de projectos: O que fazer para chegar ao próximo nível:

1. Melhoria contínua em todos os aspectos da gestão de projectos.

Fase 5: Geração de valor através de projectos em toda a organização

Atingir os objectivos estratégicos através de projectos tornou-se o ADN de toda a organização.
A organização dispõe de um PMO profissional equipado com ferramentas práticas.
Toda a organização vê valor na presença do PMO.
É claro como os projectos permitem a realização da estratégia da empresa.
Os projectos são implementados profissionalmente por gestores de projeto competentes.
A organização planeia estrategicamente os recursos do projeto e faz o roadmapping dos projectos ao longo de um ano ou mesmo anos, incutindo confiança na nossa visão.

Alcançar o sucesso a longo prazo na maturidade da gestão de projectos

A fase 5 só pode ser alcançada após algum tempo.
Normalmente, as organizações demoram muitos anos.
Por isso, vale a pena definir na estratégia de desenvolvimento do PMO que fase queremos alcançar, quando e o que significa para nós na prática.
Esta abordagem estruturada permite-te gerir bem as expectativas da direção e de toda a organização e melhorar gradualmente a gestão de projectos na tua empresa.