Verwaltung von Projekten und Projektportfolios in einem Fertigungsunternehmen mit FlexiProject

Ein Merkmal der meisten produzierenden Unternehmen ist, dass sie zunächst Produkte erfinden, die sie auf dem Markt verkaufen wollen, und dann Produktionsprozesse zu deren Herstellung einrichten.
An dieser Stelle sollte hinzugefügt werden, dass nicht jedes produzierende Unternehmen auch ein Innovationsunternehmen ist – d.h. nicht jedes Unternehmen erfindet neue Produkte, denn einige dieser Unternehmen produzieren Produkte im Auftrag anderer Unternehmen, die lediglich für deren Erfindung und Vermarktung und Verkauf zuständig sind.
Für diesen Artikel nehmen wir jedoch an, dass es sich um ein „klassisches“ Produktionsunternehmen mit seinen Produkten handelt.

Der Kontext des Projektmanagements in einem Produktionsunternehmen

In Bezug auf die zuvor vorgestellten Merkmale eines Produktionsunternehmens können wir mehrere Kategorien von Projekten unterscheiden:

Forschungs- und Entwicklungsprojekte (F&E) – zum Beispiel in Kosmetik- oder Pharmaunternehmen;
Entwurf und Implementierung neuer Produkte (auch Erweiterungen der Produktlinie und Verbesserungen bereits verkaufter Produkte);
Projekte zur Produktimplementierung;
Marketing-Projekte;
Investitionsprojekte – Einführung neuer Technologien, Modernisierung und Renovierung der Produktionsinfrastruktur, Entwicklung von Fabriken usw..;
Optimierungsprojekte:
- Projekte im Zusammenhang mit der Optimierung von Geschäftsprozessen,
- Projekte zur Umstrukturierung,
- IT-Projekte,
- Projekte mit organisatorischem Charakter,
Legislative Projekte – Projekte, deren Durchführung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Ein Fertigungsunternehmen hat eine so große Vielfalt an laufenden Projekten, dass es bei der Umsetzung jedes einzelnen eine angemessene Vorgehensweise sicherstellen muss.
Natürlich können allgemeine Grundsätze, wie z.B. dass jedes Projekt eine Projektcharta oder einen Projektplan haben muss, für alle Kategorien einheitlich sein; im Detail wird es jedoch bereits viele Unterschiede geben, und es lohnt sich, diese zu berücksichtigen.
Im Folgenden werden wir einige unmittelbar relevante Grundsätze für ein effektives Projektmanagement in einem Fertigungsunternehmen erörtern.
Bei diesen Prinzipien handelt es sich um theoretische Konzepte und praktische Hilfsmittel, die wir auf unsere laufenden Projekte anwenden können.

Erstellen Sie Projektportfolios für jede wichtige Projektkategorie

Projektportfolios helfen uns, alle Projekte mit gemeinsamen Merkmalen an einem Ort zu sammeln.
Die folgende Abbildung zeigt eine Liste von Projektportfolios, die in einem Fertigungsunternehmen im FlexiProject Projektmanagementsystem erstellt wurden. Projektportfolios erhöhen die Effizienz des Projektmanagements.
Zunächst einmal kann die Unternehmensleitung alle Projekte einer bestimmten Kategorie an einem Ort sehen und auf der Grundlage strukturierter Informationen Entscheidungen darüber treffen, ob ein weiteres Projekt in das Portfolio aufgenommen werden soll, ob Projekte, die ihre Attraktivität verloren haben, aus dem Portfolio entfernt werden sollen usw.
Schauen wir uns also zum Beispiel ein Portfolio mit der Bezeichnung „Neue Produktentwicklung“ genauer an, um die Vorteile der Verwaltung über Projektportfolios in einem Fertigungsunternehmen aufzuzeigen.
Ein solches Projektportfolio, das im Projektmanagementsystem FlexiProject erstellt wurde, ist in der folgenden Abbildung zu sehen. Was sieht der Vorstand/das Management des Unternehmens auf einem solchen Bildschirm, und wie können sie auf dieser Grundlage effektive Entscheidungen treffen:

Das Diagramm oben links auf dem Bildschirm erfüllt einen doppelten Zweck.
Sie ordnet die Projekte im Portfolio nach ihrer Attraktivität für das Unternehmen, wobei die Projekte im grünen Bereich am attraktivsten sind.
Die Attraktivität nimmt ab, je weiter Sie sich in Richtung der oberen linken Ecke des Diagramms bewegen.
Darüber hinaus zeigt das Diagramm auch Initiativen/Ideen und potenzielle Kandidaten für zukünftige Projekte.
Das Verständnis dieses Diagramms ist für die Unternehmensleitung von entscheidender Bedeutung, um die optimale Zusammensetzung des Projektportfolios für die Entwicklung neuer Produkte zu besprechen.
Am unteren Rand des Bildschirms werden drei Zeilen angezeigt: die aktuellen Portfoliodaten, der angenommene Plan und die Abweichung der aktuellen Werte vom Plan.
Wenn ein Unternehmen also z.B. 10 Millionen PLN für die Entwicklung neuer Produkte in einem bestimmten Zeitraum bereitstellt, können Sie auf diesem Bildschirm jederzeit sehen, inwieweit dieses Ziel erreicht wird.
Angenommen, bestimmte Parameter des Portfolios weisen negative Abweichungen auf.
In diesem Fall können wir mit dem System bestimmte Simulationen durchführen – zum Beispiel, wie sich die beobachteten Parameter verhalten werden, wenn ein Projekt aus dem Portfolio entfernt oder eine neue Initiative eingeführt wird.

Ein weiterer Vorteil des Projektportfolios ist die Möglichkeit, eine Roadmap zu beobachten, die die Priorisierung der Projekte im Laufe der Zeit zeigt und wie ihre Umsetzung im Vergleich zum genehmigten Plan voranschreitet.
Eine solche Roadmap ist in der folgenden Abbildung zu sehen.
Der Plan für jedes Projekt wird mit einem dünnen schwarzen Balken und der aktuelle Status des Projekts mit einem breiten blauen Balken dargestellt.
Auf diese Weise ist die Unternehmensleitung jederzeit über den aktuellen Stand aller Projekte im Portfolio der Strategischen Projekte auf einen Blick informiert.

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Warum ist das Projektportfoliomanagement sinnvoll und bringt greifbare Vorteile?

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Erstellen Sie Managementstandards für sich wiederholende Projekte

Ein Produktionsunternehmen führt jedes Jahr Dutzende von Projekten zur Entwicklung und Einführung neuer Produkte oder Investitionsprojekte durch.
Sehr oft ähneln sich solche Projekte, und darüber hinaus möchten mehrere Fertigungsunternehmen vernünftige Standards für die reibungslose Durchführung solcher Projekte einführen.
Zu diesem Zweck kann z.B. für Projekte zur Entwicklung neuer Produkte ein so genannter Master- oder Zielprozess entwickelt werden, und dasselbe lohnt sich auch für Investitionsprojekte (natürlich können solche Vorlagen auch für Marketing-, Personal- oder IT-Projekte erstellt werden).
Eine solche Vorlage ist oft eine Master-Projektvorlage für die Zeitplanstruktur und das Budget, ein Hinweis mit einer Liste potenzieller Risiken und eine Beschreibung der erwarteten Produkte in einem solchen Projekt.
Im Rahmen der Definition von Produkten lohnt es sich, in solche Standards beispielsweise die erforderlichen Dokumentenvorlagen und die so genannten Best Practices aufzunehmen, also Beispiele dafür, wie bestimmte Produkte am besten aussehen sollten – dies können Beispiele aus sehr gut umgesetzten früheren Projekten sein.

Ordnungsgemäße Planung aller Projekte und Überwachung von Abweichungen während ihrer Durchführung

Wenn man bedenkt, dass in Fertigungsunternehmen viele Projekte unterschiedlicher Art gleichzeitig durchgeführt werden, ist eine gute Planung dieser Projekte von großem Nutzen.
Projekte binden viele menschliche und finanzielle Ressourcen. Aus diesem Grund müssen Fertigungsunternehmen eine hohe Effizienz bei der Projektdurchführung sicherstellen, um den Gewinn zu maximieren.
Es heißt, dass das Fehlen eines Plans der beste Plan für das Scheitern eines Projekts ist – an diesem Sprichwort ist zweifellos etwas dran.
Wenn ein Projektteam ohne Plan mit der Durchführung eines Projekts beginnt, weiß es nicht, ob es rechtzeitig fertig wird, ob es das Richtige tut usw., und es geht einfach weiter.
Das Fehlen eines Plans führt oft zu Chaos und Demotivation des nachfolgenden Teams.
Der Vorstand des Unternehmens oder das Management im Allgemeinen braucht einen Anhaltspunkt, um zu überwachen, ob die Projekte effektiv umgesetzt werden.
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektplans sollte darin bestehen, eine gute Projektcharta zu erstellen. Die Projektcharta, wie in der Abbildung unten dargestellt und aus dem FlexiProject Projektmanagement-System entnommen, ist ein leistungsfähiges Instrument zur Entwicklung und Kommunikation eines Projektkonzepts an alle Beteiligten.
Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite stehen und dass etwaige Unstimmigkeiten von Anfang an beseitigt werden können, wodurch eine Kultur der klaren Kommunikation und des gemeinsamen Wissens gefördert wird. Zusätzlich zur Projektcharta möchte ich darauf hinweisen, dass der Aufbau des Projektplans und seine Verteilung über die Zeit in einem Gantt-Diagramm dargestellt werden.
Der Projektplan zeigt die Phasen des Projekts, seine Abschnitte, Aufgaben und Meilensteine.
Er ermöglicht es Ihnen auch, die Fristen und Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe festzulegen.
Die Arbeit am Zeitplan bietet Ihnen die Gelegenheit, sorgfältig darüber nachzudenken, was zu tun ist und wie Sie es optimal erledigen können.

Das Management und die Führung eines Produktionsunternehmens sollten regelmäßig den Fortschritt laufender Projekte überwachen

Jeder kennt das Sprichwort, dass „das Auge des Herrn das Pferd mästet“.
Das Gleiche gilt für Projekte – wenn sie aus dem Blickfeld der Unternehmensleitung geraten, beginnen sie „ewig weiterzulaufen“, was jedes Unternehmen vermeiden sollte.
Mindestens einmal im Monat sollten die wichtigsten Projekte des Unternehmens vom Vorstand überprüft und analysiert werden.
Ich habe einmal in einem großen Produktionsunternehmen gearbeitet, in dem einmal im Monat eine so genannte strategische Projektbesprechung stattfand.
Der Vorstand und die wichtigsten Manager des Unternehmens trafen sich und hörten sich die Berichte der für die strategischen Projekte verantwortlichen Projektmanager an.
Dies ermöglichte es einerseits, die notwendigen Entscheidungen rechtzeitig zu treffen, und motivierte andererseits die Projektteams, gut zu arbeiten.
In dieser Hinsicht wird das Modul Automatisierte Projektbesprechungen im FlexiProject System das Management von Fertigungsunternehmen erheblich unterstützen.

Wenn Sie keins haben, dann gründen Sie ein Project Management Office (auch bekannt als PMO)

Die Vielfalt der in einem Fertigungsunternehmen durchgeführten Projekte, die Notwendigkeit der Umsetzung von Standards und die Notwendigkeit, das Management angemessen über die Projektsituation des Unternehmens zu informieren, rechtfertigen die Existenz eines Project Management Office in der Organisation.
Heutzutage wird viel darüber geredet, dass es sich um ein sogenanntes Digitales PMO handeln sollte, d.h. dass es mit geeigneten IT-Tools ausgestattet ist und diese gekonnt einsetzt sowie den Einsatz von Technologien im Unternehmen zur Unterstützung des Projektmanagements fördert.

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Entwicklung des Project Management Office (PMO)

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Optimierung des Projektmanagements in Fertigungsunternehmen

Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes führen eine große Anzahl von Projekten unterschiedlicher Art durch.
Diese Projekte binden beträchtliche personelle und finanzielle Ressourcen, so dass die Unternehmen nach und nach maximale Anstrengungen unternehmen sollten, um ein hervorragendes Projektmanagement zu erreichen.