Porque é que a gestão da carteira de projectos faz sentido e traz benefícios tangíveis?

A gestão do portfólio de projectos não é apenas um problema das grandes empresas; quanto maior for a empresa, mais esta abordagem a beneficia.
As grandes empresas investem somas significativas de dinheiro – se considerarmos apenas os salários do pessoal do PMO – para gerir bem as carteiras de projectos.
Um bom exemplo é a Dimler Benz, onde foram separados quase 20 portfólios de projectos, cada um gerido por um PMO dedicado.
Além disso, foi criada uma carteira de projectos estratégicos para a organização, que também tem o seu próprio PMO.
Neste artigo, descreverei os principais argumentos que sustentam os benefícios da implementação da gestão do portfólio de projectos.

Implementação mais eficaz dos objectivos estratégicos da empresa

Enquanto intervenientes-chave na gestão de projectos e no planeamento estratégico, o teu papel na ligação entre os objectivos estratégicos da empresa e os projectos individuais é crucial.
A maioria dos objectivos estratégicos é alcançada através da implementação de vários ou dezenas de projectos.
Se for este o caso, o primeiro passo que vale a pena dar é estabelecer esta ligação.
A ilustração abaixo mostra esta ligação sob a forma de uma captura de ecrã do sistema de gestão de projectos FlexiProject: A questão geral, por outro lado, é um pouco mais complicada.
Se os projectos individuais apoiam diferentes objectivos estratégicos, uma vez que muitas vezes não se trata de uma relação 1:1, faz sentido conceber portfólios de projectos de forma sensata e geri-los em conformidade.
É fácil fixar-se em questões de projectos individuais ou objectivos estratégicos (árvores) e perder de vista o panorama geral (floresta).
Esta abordagem míope pode impedir uma gestão eficaz.
Para o evitar, é fundamental manter uma perspetiva mais alargada.
Para o ilustrar, vamos analisar alguns exemplos do mundo real.

Calendário dos projectos em função dos recursos disponíveis para a sua execução

Supõe que, ao concebermos a estratégia da empresa, escrevemos várias ideias para projectos que nos ajudarão a implementá-la eficazmente.
Só começaremos a implementar alguns projectos porque a organização precisa de mais recursos.
Além disso, pode acontecer que não consigamos implementar todos os projectos propostos, uma vez que haverá também uma limitação de recursos.
É então necessário selecionar, de entre todos os projectos propostos, os mais atractivos e que trarão o maior valor para a organização.
Uma matriz da atratividade dos projectos no portfólio sob a forma de uma captura de ecrã do sistema de gestão de projectos FlexiProject é mostrada na ilustração seguinte: A matriz na ilustração acima mostra a atratividade cruzada dos projetos do portfólio que passaram pela avaliação de pontuação sistêmica.
Esta atratividade é mostrada em duas dimensões: os benefícios que os projectos individuais trazem para a organização e o seu grau de dificuldade/complexidade.
Depois, quando a um portfólio são atribuídos os parâmetros relevantes, como o seu orçamento, VAL, receitas adicionais necessárias ou o nível de poupanças no caso de projectos de reestruturação, podemos fazer simulações apropriadas e compilar o conjunto de projectos mais valiosos do portfólio.
Os critérios de disponibilidade de recursos humanos e financeiros ao longo do tempo serão aqui um fator decisivo.
Um outro argumento da gestão da carteira é a observação dos projectos ao longo do tempo no roteiro de projectos de uma carteira.
Um tal roteiro na forma de uma ilustração do sistema FlexiProject é mostrado na ilustração abaixo:

Acompanhar o desempenho da carteira de projectos

Durante os projectos da carteira, ocorrerão vários eventos que exigirão decisões específicas.
Se observarmos que um determinado projeto apresenta derrapagens orçamentais significativas, isto pode ser um problema do ponto de vista de um projeto individual.
Por outro lado, isto já não será um problema na análise da carteira completa, uma vez que diferentes projectos podem apresentar poupanças e os parâmetros globais da carteira não serão comprometidos.
O aspeto da gestão do risco é uma questão interessante.
Imagina que cada gestor de projeto identifica e gere os riscos do seu projeto.
Um dos riscos é um problema essencial com a entrega de componentes do fornecedor A. Do ponto de vista deste gestor de projeto, o problema pode parecer local, talvez nem sequer tão importante.
No entanto, se analisarmos os riscos de todos os projectos do portfólio e se estes estiverem bem categorizados, pode verificar-se que existem riscos semelhantes aos do fornecedor A noutros projectos.
Nesse caso, já não se trata de um problema local para um único projeto.
No entanto, um problema global pode perturbar significativamente a realização dos objectivos comerciais definidos pela empresa.
Com a gestão da carteira de projectos, esse problema pode ser detectado e, por conseguinte, pode ser resolvido.
Outro argumento importante a favor da gestão da carteira de projectos é que a gestão de topo está normalmente interessada no panorama geral.
Se este quadro geral não parece bom, torna-se necessária uma análise mais profunda, e a gestão de portfólio oferece aos executivos exatamente este quadro geral.
Os argumentos apresentados acima indicam claramente que a gestão de portfólio traz muitos benefícios e vale a pena implementá-la em organizações que executam muitos projetos anualmente e querem implementá-los de forma otimizada.