Gestione di progetti e portafogli di progetti in un'azienda manifatturiera con FlexiProject

Una caratteristica della maggior parte delle aziende manifatturiere è che prima inventano i prodotti che vogliono vendere sul mercato e poi avviano i processi produttivi per realizzarli.
A questo proposito, vale la pena di aggiungere che non tutte le aziende manifatturiere sono anche aziende innovative: non tutte inventano nuovi prodotti, perché alcune di esse producono prodotti per conto di altre aziende, che si occupano solo di inventarli, commercializzarli e venderli.
Per questo articolo, tuttavia, ipotizziamo di parlare di un’azienda manifatturiera “classica” e dei suoi prodotti.

Il contesto della gestione dei progetti in un'azienda manifatturiera

Per quanto riguarda le caratteristiche di un’azienda manifatturiera presentate in precedenza, possiamo distinguere diverse categorie di progetti al suo interno:

• Progetti di ricerca e sviluppo (R&S), ad esempio in aziende cosmetiche o farmaceutiche;
• Progettazione e implementazione di nuovi prodotti (anche estensioni di linee di prodotti e miglioramenti di prodotti già venduti);
• Progetti di implementazione dei prodotti;
• Progetti di marketing;
• Progetti di investimento – implementazione di nuove tecnologie, modernizzazione e rinnovamento delle infrastrutture di produzione, sviluppo di fabbriche, ecc..;
• Progetti di ottimizzazione:
  • Progetti legati all’ottimizzazione dei processi aziendali,
  • Progetti di ristrutturazione,
  • Progetti IT,
  • progetti di natura organizzativa,
• Progetti legislativi – progetti che devono essere realizzati per legge.

Un’azienda manifatturiera ha una tale varietà di progetti in corso che deve garantire un approccio appropriato all’implementazione di ciascuno di essi.
Naturalmente, i principi generali come, ad esempio, che ogni progetto deve avere una carta di progetto o un piano di progetto possono essere coerenti per tutte le categorie; tuttavia, ci saranno già molte differenze nei dettagli e vale la pena considerarle.
Di seguito, discuteremo alcuni principi di immediata rilevanza per una gestione efficace dei progetti in un’azienda manifatturiera.
Questi principi sono concetti teorici e strumenti pratici che possono essere applicati ai nostri progetti in corso.

Creare portafogli di progetti per ogni categoria significativa di progetti.

I portafogli di progetto ci aiutano a raccogliere tutti i progetti con caratteristiche comuni in un unico luogo.
La seguente illustrazione mostra un elenco di portafogli di progetti creati in un’azienda manifatturiera nel sistema di gestione dei progetti FlexiProject. I portafogli di progetto aumentano l’efficienza della gestione dei progetti.
Innanzitutto, il management dell’azienda può vedere tutti i progetti di una determinata categoria in un unico posto e, sulla base di informazioni strutturate, può prendere decisioni sull’aggiunta di un altro progetto al portfolio, sulla rimozione dal portfolio dei progetti che hanno perso la loro attrattiva, ecc.
Diamo un’occhiata più da vicino, ad esempio, a un portafoglio chiamato “Sviluppo di nuovi prodotti” per mostrare i vantaggi della gestione attraverso portafogli di progetti in un’azienda manifatturiera.
Un portafoglio di progetti di questo tipo creato nel sistema di gestione dei progetti FlexiProject è mostrato nell’illustrazione seguente. Cosa vede il consiglio di amministrazione/dirigenza dell’azienda su questo schermo e come può prendere decisioni efficaci sulla base di questo:

• Il grafico in alto a sinistra dello schermo ha una duplice funzione.
  Classifica i progetti del portafoglio in base alla loro attrattiva per l’azienda: i progetti nell’area verde sono i più interessanti.
  L’attrattiva diminuisce man mano che ci si sposta verso l’angolo superiore sinistro del grafico.
  Inoltre, il grafico presenta anche iniziative/idee e potenziali candidati per progetti futuri.
  La comprensione di questo grafico è fondamentale per il management dell’azienda per discutere la composizione ottimale del portafoglio di progetti di sviluppo di nuovi prodotti.
• Nella parte inferiore della schermata vengono mostrate tre righe: i dati attuali del portafoglio, il piano adottato e la deviazione dei valori attuali rispetto al piano.
  Quindi, se un’azienda stanzia, ad esempio, 10 milioni di zloty per lo sviluppo di nuovi prodotti in un determinato periodo, osservando questa schermata in qualsiasi momento sarà possibile vedere in che misura questo obiettivo viene realizzato.
  Supponiamo che alcuni parametri specifici del portafoglio mostrino deviazioni negative.
  In questo caso, il sistema ci permette di effettuare particolari simulazioni: ad esempio, come si comporteranno i parametri osservati se un progetto viene rimosso dal portafoglio o se viene introdotta una nuova iniziativa.

Un altro vantaggio del portafoglio progetti è la possibilità di osservare una tabella di marcia che mostra la priorità dei progetti nel tempo e l’avanzamento della loro realizzazione rispetto al piano approvato.
Una roadmap di questo tipo è mostrata nella seguente illustrazione.
Il piano di ogni progetto è rappresentato da una sottile barra nera, mentre lo stato attuale del progetto è rappresentato da un’ampia barra blu.
In questo modo, il management dell’azienda ha a disposizione informazioni sullo stato attuale di tutti i progetti del portafoglio dei Progetti Strategici in qualsiasi momento e in modo evidente.

Creare standard di gestione per progetti di natura ripetitiva

Un’azienda manifatturiera realizza decine di progetti annuali per sviluppare e lanciare nuovi prodotti o progetti di investimento.
Molto spesso questi progetti sono simili tra loro e, inoltre, diverse aziende manifatturiere desiderano implementare standard ragionevoli per la realizzazione senza intoppi di tali progetti.
A tal fine, ad esempio, per i progetti di sviluppo di nuovi prodotti, è possibile sviluppare un cosiddetto processo master o target ottimale, e lo stesso vale per i progetti di investimento (ovviamente, tali modelli possono essere realizzati anche per i progetti di marketing, HR o IT).
Un modello di questo tipo è spesso un modello di progetto principale per la struttura del calendario e del budget, un suggerimento con un elenco di rischi potenziali e una descrizione dei prodotti attesi in un progetto di questo tipo.
Nell’ambito della definizione dei prodotti, vale la pena di includere in questi standard, ad esempio, i modelli di documenti richiesti e le cosiddette best practice, ovvero esempi di come dovrebbero apparire, nel modo migliore, determinati prodotti – possono essere esempi di progetti precedenti ben realizzati.

Pianifica correttamente tutti i progetti e monitora le deviazioni durante la loro realizzazione.

Considerando che nelle aziende manifatturiere vengono realizzati contemporaneamente molti progetti di natura diversa, pianificarli correttamente è di grande utilità.
I progetti coinvolgono molte risorse umane e finanziarie; per questo motivo, le aziende manifatturiere devono garantire un’elevata efficienza nell’esecuzione dei progetti per massimizzare i profitti.
Si dice che l’assenza di un piano sia il miglior piano per il fallimento di un progetto: c’è indubbiamente qualcosa in questo detto.
Quando un team di progetto inizia a eseguire un progetto senza un piano, non sa se ce la farà in tempo, se sta eseguendo la cosa giusta e così via, e va avanti.
La mancanza di un piano spesso porta al caos e alla demotivazione del team che segue.
Il consiglio di amministrazione dell’azienda, o la direzione in generale, ha bisogno di un punto di riferimento per controllare se i progetti vengono realizzati in modo efficace.
Il primo passo nella creazione di un piano di progetto dovrebbe essere la stesura di una buona carta di progetto. La Carta del progetto, come esemplificato nell’illustrazione sottostante e tratto dal sistema di gestione dei progetti FlexiProject, è un potente strumento per sviluppare e comunicare il concetto di progetto a tutti gli stakeholder.
Assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e che eventuali discrepanze di comprensione possano essere corrette fin dall’inizio, promuovendo una cultura di comunicazione chiara e di conoscenza condivisa. Oltre alla Carta del Progetto, vorrei sottolineare che la costruzione del programma del progetto e la sua distribuzione nel tempo sono presentati in un diagramma di Gantt.
Il calendario del progetto mostra le fasi del progetto, le sue tappe, i compiti e le pietre miliari.
Inoltre, ti permette di determinare le scadenze e le responsabilità di ogni attività.
Lavorare sulla pianificazione offre l’opportunità di riflettere attentamente su ciò che deve essere fatto e su come farlo in modo ottimale.

Il management e la direzione di un'azienda manifatturiera dovrebbero monitorare regolarmente i progressi dei progetti in corso.

Tutti conoscono il detto “l’occhio del Signore ingrassa il cavallo”.
Lo stesso vale per i progetti: se escono dal radar dell’interesse dell’alta dirigenza, iniziano a “rotolare per sempre”, cosa che ogni azienda dovrebbe evitare.
Almeno una volta al mese, i progetti chiave in corso nell’azienda dovrebbero essere esaminati e analizzati dal Consiglio di Amministrazione.
Una volta lavoravo in un’importante azienda manifatturiera, dove una volta al mese si teneva la cosiddetta revisione dei progetti strategici.
Il Consiglio di Amministrazione e i principali manager dell’azienda si riunivano e ascoltavano le relazioni dei project manager responsabili dei progetti strategici.
Questo permetteva, da un lato, di prendere le decisioni necessarie in tempo e, dall’altro, di motivare i team di progetto a lavorare bene.
A questo proposito, il modulo Automated Project Reviews del sistema FlexiProject aiuterà in modo significativo la gestione delle aziende manifatturiere.

Se non ne hai uno, crea un ufficio di gestione del progetto (PMO).

La varietà dei progetti realizzati in un’azienda manifatturiera, la necessità di implementare gli standard e di fornire al management informazioni adeguate sulla situazione dei progetti dell’azienda giustificano l’esistenza di un Project Management Office all’interno dell’organizzazione.
Al giorno d’oggi si parla molto del fatto che dovrebbe essere un cosiddetto Digital PMO, cioè dotato di strumenti informatici appropriati e che li utilizzi in modo competente, oltre a promuovere l’uso delle tecnologie all’interno dell’organizzazione per supportare la gestione dei progetti.

Ottimizzare la gestione dei progetti nelle aziende manifatturiere

Le aziende manifatturiere realizzano un gran numero di progetti di diversa natura.
Questi progetti coinvolgono ingenti risorse umane e finanziarie, quindi le aziende dovrebbero gradualmente impegnarsi al massimo per raggiungere l’eccellenza nella gestione dei progetti.