Zarządzanie projektami i portfelami projektów w firmie produkcyjnej przy użyciu FlexiProject

Charakterystyką zdecydowanej większości firm produkcyjnych jest to, że firmy te najpierw wymyślają produkty, które chcą sprzedawać na rynku, a następnie uruchamiają procesy produkcyjne, aby je wyprodukować. Tu warto dodać, że nie każda firma produkcyjna jest jednocześnie firmą innowacyjną- tzn. nie każda wymyśla nowe produkty, ponieważ niektóre takie firmy produkują po prostu produkty na zlecenie innych firm, które właśnie zajmują się ich wymyślaniem oraz marketingiem i sprzedażą. Na potrzeby niniejszego artykułu przyjmijmy jednak, że mówimy o „klasycznej” firmie produkcyjnej, która posiada własne produkty.

Kontekst zarządzania projektami w firmie produkcyjnej

W nawiązaniu do przedstawionej wcześniej charakterystyki firmy produkcyjnej możemy wyróżnić w niej kilka kategorii projektów:

• Projekty badawczo rozwojowe B+R (R&D) – np. w firmach kosmetycznych czy też farmaceutycznych;
• Projektowanie i wdrażanie nowych produktów (także rozszerzenia linii produktowych i usprawnienia już sprzedawanych produktów);
• Projekty związane z wdrażaniem do produkcji produktów;
• Projekty marketingowe;
• Projekty inwestycyjne – wdrażania nowych technologii, modernizacje i remonty infrastruktury produkcyjnej, rozwój fabryki itp.;
• Projekty optymalizacyjne:
  • projekty związane z optymalizacją procesów biznesowych,
  • projekty restrukturyzacyjne,
  • projekty IT,
  • projekty o charakterze organizacyjnym,
  • inne.
• Projekty legislacyjne – projekty, których konieczność realizacji jest wymagana prawem.

Tak duża różnorodność realizowanych projektów w firmie produkcyjnej wymusza na niej zapewnienie odpowiedniego podejścia do realizacji każdego z nich. Oczywiście ogólne pryncypia takie jak np. że każdy projekt musi mieć kartę projektu, albo plan projektu mogą być dla wszystkich kategorii spójne, jednak już w szczegółach będzie występowało wiele różnic i warto je uwzględnić.

Stwórz portfele projektowe dla każdej głównej kategorii projektów

Portfele projektowe pomogą nam zebrać wszystkie projekty o jakiejś wspólnej charakterystyce w jednym miejscu. Na poniższej ilustracji przedstawiono przykładową listę portfeli projektowych stworzonych w firmie produkcyjnej w systemie do zarządzania projektami FlexiProject.

Portfele projektowe zwiększają skuteczność zarządzania projektami. Po pierwsze kierownictwo firmy widzi w jednym miejscu wszystkie projekty z danej kategorii i na bazie ustrukturyzowanych informacji może podejmować decyzje o dokładaniu kolejnego projektu do portfela, o usuwaniu z portfela projektów, które straciły swoją atrakcyjność itp. Przyjrzyjmy się zatem bliżej np. portfelowi o nazwie „Rozwój Nowych Produktów”, aby pokazać zalety zarządzania poprzez portfele projektowe w firmie produkcyjnej. Taki portfel projektów stworzony w systemie do zarządzania projektami FlexiProject został pokazany na ilustracji poniżej.

Co na takim ekranie widzi zarząd / kierownictwo firmy i jak może na jego podstawie podejmować skuteczne decyzje:

• Na wykresie w lewym górnym ekranu widać uszeregowanie projektów w portfelu pod względem ich atrakcyjności dla firmy. Projekty umiejscowione na zielonym obszarze są najbardziej atrakcyjne i ta atrakcyjność zmniejsza się w miarę przemieszczania się w kierunku lewego górnego rogu wykresu. Co ważne, to na takim wykresie „atrakcyjności” projektów widać również inicjatywy / pomysły czyli kandydatów na potencjalne projekty do realizacji. Obserwacja takiego wykresu daje dobrą podstawę dla kierownictwa firmy do dyskusji o optymalnej kompozycji portfela projektów Rozwoju Nowych Produktów.

• Na dole ekranu pokazane są trzy linie z których pierwsza pokazuje aktualne dane z portfela, druga przyjęty plan, a trzecia odchylenia aktualnych wartości od planu. Jeśli zatem firma na rozwój Nowych Produktów w określonym okresie czasu przeznaczy np. 10 mln zł to obserwując ten ekran w każdej chwili będzie widać w jakim stopniu ten cel jest realizowany. Jeśli określone parametry portfela będą wykazywały negatywne odchylenia to wówczas system pozwala na wykonywanie określonych symulacji – np. jak zachowają się obserwowane parametry jeśli jakiś projekt usuniemy z portfela albo wprowadzimy do portfela nową inicjatywę

Kolejną zaletą portfela projektowego jest możliwość obserwowania roadmapy pokazującej uszeregowanie projektów w czasie oraz jak przebiega ich realizacja w stosunku do przyjętego planu. Taka roadmapę pokazano na poniższej ilustracji. Plan dla każdego projektu pokazany jest cienkim czarnym paskiem, a aktualny status projektu szerokim paskiem niebieskim. W ten sposób zarząd firmy w każdej chwili, w bardzo czytelny sposób ma informację o aktualnym statusie realizacji wszystkich projektów w portfelu projektów strategicznych.

Stwórz standardy zarządzania dla projektów o powtarzalnym charakterze

W firmie produkcyjnej realizuje się nawet po kilkadziesiąt projektów rocznie, związanych z rozwojem i wdrażaniem na rynek nowych produktów czy też projektów inwestycyjnych. Bardzo często takie projekty są do siebie podobne i co więcej, szereg firm produkcyjnych chce dla sprawnej realizacji takich projektów wdrożyć dobre standardy. W tym celu np. dla projektów Rozwoju Nowych Produktów można opracować tzw. master czyli docelowy, optymalny proces i to samo warto stworzyć dla projektów inwestycyjnych (oczywiście takie wzorce można stworzyć dla projektów marketingowych, HR-owych czy też IT). Taki wzorzec to najczęściej master szablon projektu dla struktury harmonogramu, budżetu, podpowiedź z listą potencjalnych ryzyk oraz opis oczekiwanych produktów w takim projekcie. W ramach definiowania produktów warto zamieścić w takich standardach np. wymagane wzorce dokumentów oraz tzw. najlepsze praktyki czyli innymi słowy przykłady jak, w najlepszy sposób określone produkty powinny wyglądać – mogą to być przykłady z bardzo dobrze zrealizowanych wcześniej projektów.

Odpowiedni planuj wszystkie projekty i monitoruj odchylenia w tracie ich realizacji

Mając na uwadze, że w firmach produkcyjnych realizowanych jest równolegle wiele projektów o różnym charakterze to dużą korzyść przynosi odpowiednie ich zaplanowanie. Projekty angażują dużo zasobów zarówno ludzkich jak i finansowych i z tego względu firmy produkcyjne, aby maksymalizować zysk muszą zadbać o wysoką efektywność realizacji projektów. Podobno brak planu to najlepszy plan na niepowodzenie projektu – z pewnością coś jest w tym powiedzeniu. Gdy zespół projektowy po prostu zaczyna realizować projekt to bez planu nie wie czy zdąży na czas, czy realizuje właściwą rzecz itd. – po prostu porusza się do przodu. Brak planu często powoduje chaos, a także za tym idącą demotywację zespołu. Zarząd firmy czy też ogólnie mówiąc kierownictwo firmy nie ma punktu odniesienia, aby móc monitorować czy projekty realizowane są efektywnie. Początkiem tworzenia planu projektu powinno być dobre opracowanie Karty Projektu.

Karta Projektu – taka jak pokazana na ilustracji poniżej i pochodząca z systemu do zarządzania projektami FlexiProject – pozwala wypracować koncepcję projektu i odpowiednio ją zakomunikować wszystkim interesariuszom. Mając Kartę Projektu wszyscy wiedzą o co chodzi i w przypadku braku jednakowego zrozumienia można to skorygować już na samym początku.

Poza Kartą Projektu warto zwrócić uwagę na konstrukcję harmonogramu projektu oraz jego rozkład w czasie zaprezentowany na wykresie Gantta. Harmonogram projektu pokazuje fazy projektu, jego etapy, zadania i kamienie milowe. Do tego pozwala określić terminy realizacji poszczególnych zadań oraz odpowiedzialność za nie. Sama praca nad harmonogramem daje możliwość wnikliwego przemyślenia tego co należy wykonać i w jaki sposób zrobić to optymalnie.

Zarząd i kierownictwo firmy produkcyjnej powinni regularnie monitorować przebieg realizowanych projektów

Wszystkim znane jest powiedzenie że „pańskie oko konia tuczy”. Tak samo jest z projektami – jeśli projekty spadają z radaru zainteresowania wyższej kadry kierowniczej to zaczynają „toczyć się w nieskończoność”, a tego każda firma powinna unikać.

Sensowne jest, aby minimum raz na miesiąc kluczowe projekty realizowane w firmie były przeglądane i analizowane przez Zarząd. Pracowałem kiedyś w bardzo dużej polskiej firmie produkcyjnej, gdzie raz w miesiącu odbywał się tzw. Strategic Project’s Review. Zarząd oraz kluczowi menedżerowie firmy spotykali się wspólnie i słuchali raportów kierowników projektów odpowiedzialnych za projekty strategiczne. Pozwalało to z jednej strony na podejmowanie na czas potrzebnych decyzji, a z drugiej strony motywowało zespoły projektowe do dobrej pracy. W tym zakresie dużym ułatwieniem dla zarządów firm produkcyjnych będzie moduł Automatycznych Przeglądów Projektowych w systemie FlexiProject.

Stwórz własne Biuro Zarządzania Projektami

Różnorodność realizowanych projektów w firmie produkcyjnej, potrzeba wdrażania standardów, zapewnienie odpowiedniej informacji o sytuacji projektowej firmy dla kadry kierowniczej zdecydowanie uzasadnia istnienie w organizacji Biura Zarządzania Projektami. Obecnie dużo się mówi o tym, że powinno to być tzw. Cyfrowe PMO czyli wyposażone w odpowiednie narzędzia informatyczne i umiejętnie z nich korzystające oraz promujące korzystanie w organizacji z technologii wspierających zarządzanie projektami.

Optymalizacja zarządzania projektami w firmach produkcyjnych

W firmach produkcyjnych realizowanych jest wiele projektów o różnym charakterze. Projekty te angażują znaczące zasoby ludzkie oraz finansowe i m.in. z tego względu takie firmy powinny dołożyć maksimum starań, aby stopniowo osiągać doskonałość w zarządzaniu projektami.