Projektek és projektportfóliók kezelése egy gyártó vállalatnál a FlexiProject segítségével

A legtöbb gyártó vállalatra jellemző, hogy először feltalálják a piacon eladni kívánt termékeket, majd gyártási folyamatokat állítanak fel a gyártásukhoz.
Itt érdemes hozzátenni, hogy nem minden gyártó vállalat egyben innovációs vállalat is – azaz nem minden vállalat talál fel új termékeket, mert egyes ilyen vállalatok más vállalatok megbízásából gyártanak termékeket, amelyeknek csak a feltalálás, a marketing és az értékesítés a feladata.
E cikkhez azonban tegyük fel, hogy egy „klasszikus” gyártó vállalatról beszélünk a termékeivel.

A projektmenedzsment összefüggései egy gyártó vállalatnál

Ami a gyártó vállalat korábban bemutatott jellemzőit illeti, több projektkategóriát különböztethetünk meg benne:

• Kutatási és fejlesztési (K+F) projektek – például kozmetikai vagy gyógyszeripari vállalatoknál;
• Új termékek tervezése és megvalósítása (valamint a termékcsalád bővítése és a már értékesített termékek fejlesztése);
• Termékbevezetési projektek;
• Marketing projektek;
• Beruházási projektek – új technológiák bevezetése, a termelési infrastruktúra korszerűsítése és felújítása, gyárfejlesztés stb…;
• Optimalizálási projektek:
  • Az üzleti folyamatok optimalizálásával kapcsolatos projektek,
  • Szerkezetátalakítási projektek,
  • IT-projektek,
  • szervezeti jellegű projektek,
• Jogalkotási projektek – törvény által előírt, végrehajtandó projektek.

Egy gyártó vállalatnak olyan sokféle folyamatban lévő projektje van, hogy mindegyiknek megfelelő megközelítést kell biztosítania a megvalósításához.
Természetesen az olyan általános elvek, mint például, hogy minden projektnek rendelkeznie kell projekt chartával vagy projekttervvel, minden kategóriában következetesek lehetnek; a részletekben azonban már sok különbség lesz, és ezeket érdemes figyelembe venni.
Az alábbiakban néhány, a gyártó vállalat hatékony projektmenedzsmentjéhez közvetlenül kapcsolódó alapelvet tárgyalunk.
Ezek az elvek elméleti fogalmak és gyakorlati eszközök, amelyeket a folyamatban lévő projektjeinkben is alkalmazhatunk.

Projektportfóliók létrehozása minden egyes jelentős projektkategóriához

A projektportfóliók segítségével egy helyre gyűjthetjük a közös jellemzőkkel rendelkező projekteket.
Az alábbi ábra egy gyártó vállalatnál a FlexiProject projektmenedzsment rendszerben létrehozott projektportfóliók listáját mutatja. A projektportfóliók növelik a projektmenedzsment hatékonyságát.
Először is, a vállalat vezetése egy helyen láthatja egy adott kategóriába tartozó összes projektet, és a strukturált információk alapján döntéseket hozhat arról, hogy újabb projektet adjon a portfólióhoz, vagy eltávolítsa a portfólióból a vonzerejét vesztett projekteket stb.
Nézzük meg tehát közelebbről például az „Új termékfejlesztés” nevű portfóliót, hogy bemutassuk a projektportfóliókon keresztül történő menedzsment előnyeit egy gyártó vállalatnál.
Egy ilyen, a FlexiProject projektmenedzsment rendszerben létrehozott projektportfólió az alábbi ábrán látható. Mit lát a vállalat igazgatótanácsa/vezetése egy ilyen képernyőn, és hogyan tudnak ennek alapján hatékony döntéseket hozni:

• A képernyő bal felső részén található táblázat kettős célt szolgál.
  A portfólióban lévő projekteket a vállalat számára való vonzerejük alapján rangsorolja, a zöld területen lévő projektek a legvonzóbbak.
  A vonzerő a diagram bal felső sarka felé haladva csökken.
  Ezen kívül a diagram a kezdeményezéseket/ötleteket és a jövőbeli projektek potenciális jelöltjeit is bemutatja.
  E diagram megértése kulcsfontosságú a vállalat vezetése számára az új termékfejlesztési projektportfólió optimális összetételének megvitatásához.
• A képernyő alján három sor jelenik meg: az aktuális portfólióadatok, az elfogadott terv és a jelenlegi értékek eltérése a tervtől.
  Így ha egy vállalat például 10 millió PLN-t különít el egy bizonyos időszakra az Új termékek fejlesztésére, akkor ezt a képernyőt figyelve bármikor láthatja, hogy ez a cél milyen mértékben valósul meg.
  Tegyük fel, hogy a portfólió egyes paraméterei negatív eltéréseket mutatnak.
  Ebben az esetben a rendszer lehetővé teszi, hogy bizonyos szimulációkat végezzünk – például, hogy hogyan viselkednek a megfigyelt paraméterek, ha egy projektet kiveszünk a portfólióból, vagy egy új kezdeményezést vezetünk be.

A projektportfólió másik előnye, hogy a projekteket idővel rangsorolni lehet, és hogy a projektek végrehajtása hogyan halad a jóváhagyott tervhez képest.
Egy ilyen ütemtervet mutat be a következő ábra.
Az egyes projektek tervét egy vékony fekete sáv, a projekt aktuális állapotát pedig egy széles kék sáv mutatja.
Így a vállalat vezetése bármikor szemléletesen tájékozódhat a stratégiai projektek portfóliójába tartozó valamennyi projekt aktuális állapotáról.

Irányítási szabványok létrehozása az ismétlődő jellegű projektekhez

Egy gyártó vállalat évente több tucatnyi projektet hajt végre új termékek vagy beruházási projektek kifejlesztése és bevezetése céljából.
Nagyon gyakran az ilyen projektek hasonlóak egymáshoz, és mi több, több gyártó vállalat ésszerű szabványokat szeretne bevezetni az ilyen projektek zökkenőmentes megvalósítása érdekében.
Ebből a célból például az új termékfejlesztési projektekhez egy úgynevezett mester- vagy céloptimalizált folyamatot lehet kidolgozni, és ugyanezt érdemes létrehozni a beruházási projektekhez is (természetesen ilyen sablonokat lehet készíteni a marketing-, HR- vagy IT-projektekhez is).
Egy ilyen sablon gyakran egy mesterprojekt sablonja az ütemezési struktúrának és a költségvetésnek, egy tipp a lehetséges kockázatok listájával, és az ilyen projektben várható termékek leírása.
A termékek meghatározásának részeként érdemes az ilyen szabványokba beletenni például a szükséges dokumentumsablonokat és az úgynevezett legjobb gyakorlatokat, vagyis példákat arra, hogy a legjobb esetben hogyan kell kinézniük bizonyos termékeknek – ezek lehetnek nagyon jól megvalósított korábbi projektekből származó példák.

Minden projekt megfelelő megtervezése és a végrehajtás során az eltérések nyomon követése.

Tekintettel arra, hogy a gyártó vállalatoknál számos különböző természetű projektet hajtanak végre egyidejűleg, ezek megfelelő megtervezése nagy előnyt jelent.
A projektek sok emberi és pénzügyi erőforrást igényelnek; ezért a gyártó vállalatoknak a profit maximalizálása érdekében nagy hatékonyságot kell biztosítaniuk a projektek végrehajtása során.
Azt mondják, hogy a terv hiánya a legjobb terv a projekt kudarcára – ebben a mondásban kétségtelenül van valami.
Amikor egy projektcsapat terv nélkül kezd hozzá egy projekt végrehajtásához, nem tudja, hogy időben elkészül-e, hogy helyesen hajtja-e végre stb., és csak halad előre.
A terv hiánya gyakran káoszt és a következő csapat demotiválódását eredményezi.
A vállalat igazgatótanácsának vagy általában a vezetésnek szüksége van egy viszonyítási pontra, amely alapján nyomon követheti, hogy a projektek végrehajtása eredményesen zajlik-e.
A projektterv létrehozásának első lépése egy jó projekt charta elkészítése kell, hogy legyen. Az alábbi illusztráción bemutatott és a FlexiProject projektmenedzsment rendszerből merített projekt charta hatékony eszköz a projektkoncepció kidolgozásához és az összes érdekelt fél felé történő kommunikálásához.
Biztosítja, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon, és a megértésben mutatkozó eltérések már a kezdetektől fogva orvosolhatók legyenek, elősegítve az egyértelmű kommunikáció és a közös tudás kultúráját. A projekt charta mellett szeretném kiemelni, hogy a projekt ütemtervének felépítését és időbeli eloszlását Gantt-diagramban mutatjuk be.
A projekt ütemterv a projekt fázisait, szakaszait, feladatait és mérföldköveit mutatja be.
Lehetővé teszi továbbá az egyes feladatok határidejének és felelősségi körének meghatározását.
Az ütemtervvel való munka lehetőséget nyújt arra, hogy alaposan átgondolja, mit kell elvégezni, és hogyan lehet azt optimálisan elvégezni.

A gyártó vállalat vezetőségének és menedzsmentjének rendszeresen nyomon kell követnie a folyamatban lévő projektek előrehaladását.

Mindenki ismeri azt a mondást, hogy „az Úr szeme hizlalja a lovat”.
Ugyanez igaz a projektekre is – ha kiesnek a felsővezetés érdeklődésének radarjáról, elkezdenek „örökké gurulni”, amit minden vállalatnak el kellene kerülnie.
Legalább havonta egyszer az igazgatótanácsnak át kellene tekintenie és elemeznie kellene a vállalatnál folyó legfontosabb projekteket.
Egyszer dolgoztam egy jelentős termelővállalatnál, ahol havonta egyszer volt egy úgynevezett stratégiai projektfelülvizsgálat.
Az igazgatótanács és a vállalat kulcsfontosságú vezetői találkoztak, és meghallgatták a stratégiai projektekért felelős projektmenedzserek jelentéseit.
Ez egyrészt lehetővé tette, hogy a szükséges döntéseket időben meghozzák, másrészt pedig motiválta a projektcsapatokat a jó munkára.
Ebben a tekintetben a FlexiProject rendszer automatizált projektértékelések modulja jelentősen segíti a gyártó vállalatok vezetését.

Ha még nincs, akkor hozzon létre egy projektmenedzsment irodát (más néven PMO).

A gyártó vállalatnál végrehajtott projektek sokfélesége, a szabványok bevezetésének szükségessége, valamint annak szükségessége, hogy a vállalat vezetése megfelelő tájékoztatást kapjon a vállalat projekthelyzetéről, indokolja egy projektmenedzsment iroda létét a szervezetben.
Manapság sok szó esik arról, hogy ennek egy úgynevezett digitális PMO-nak kell lennie, azaz megfelelő informatikai eszközökkel kell rendelkeznie, és azokat ügyesen kell használnia, valamint elő kell mozdítania a szervezeten belül a projektmenedzsmentet támogató technológiák használatát.

A projektmenedzsment optimalizálása a gyártó vállalatoknál

A gyártó vállalatok számos különböző jellegű projektet hajtanak végre.
Ezek a projektek jelentős emberi és pénzügyi erőforrásokat vonnak maguk után, ezért a vállalatoknak fokozatosan maximális erőfeszítéseket kell tenniük a projektmenedzsment kiválóságának elérése érdekében.