Gestionarea proiectelor și a portofoliilor de proiecte într-o companie de producție utilizând FlexiProject

O caracteristică a majorității întreprinderilor de producție este că acestea inventează mai întâi produse pe care doresc să le vândă pe piață și apoi stabilesc procese de producție pentru fabricarea acestora.
Aici, merită să adăugăm că nu orice companie de producție este și o companie de inovare – adică nu orice companie inventează produse noi, deoarece unele astfel de companii produc produse în numele altor companii, care se ocupă doar de inventarea acestora și de comercializarea și vânzarea lor.
Totuși, pentru acest articol, să presupunem că vorbim despre o societate de producție „clasică” cu produsele sale.

Contextul gestionării proiectelor într-o întreprindere de producție

În ceea ce privește caracteristicile unei întreprinderi de producție prezentate anterior, putem distinge mai multe categorii de proiecte în cadrul acesteia:

• Proiecte de cercetare și dezvoltare (R&D) – de exemplu, în companii cosmetice sau farmaceutice;
• Proiectarea și implementarea de noi produse (de asemenea, extinderea liniilor de produse și îmbunătățirea produselor deja vândute);
• Proiecte de implementare a produselor;
• Proiecte de marketing;
• Proiecte de investiții – implementarea de noi tehnologii, modernizarea și renovarea infrastructurii de producție, dezvoltarea fabricilor etc..;
• Proiecte de optimizare:
  • Proiecte legate de optimizarea proceselor de afaceri,
  • Proiecte de restructurare,
  • Proiecte IT,
  • proiecte de natură organizațională,
• Proiecte legislative – proiecte a căror realizare este impusă prin lege.

O companie de producție are o varietate atât de mare de proiecte în desfășurare încât trebuie să asigure o abordare adecvată pentru implementarea fiecăruia.
Desigur, principiile generale cum ar fi, de exemplu, faptul că fiecare proiect trebuie să aibă o cartă de proiect sau un plan de proiect pot fi consecvente pentru toate categoriile; cu toate acestea, vor exista deja multe diferențe în detalii și merită să le luați în considerare.
Mai jos, vom discuta câteva principii imediat relevante pentru gestionarea eficientă a proiectelor într-o companie de producție.
Aceste principii sunt concepte teoretice și instrumente practice care pot fi aplicate la proiectele noastre în curs.

Creați portofolii de proiecte pentru fiecare categorie semnificativă de proiecte

Portofoliile de proiecte ne vor ajuta să adunăm toate proiectele cu caracteristici comune într-un singur loc.
Următoarea ilustrație prezintă o listă de portofolii de proiecte create la o companie de producție în sistemul de gestionare a proiectelor FlexiProject. Portofoliile de proiecte sporesc eficiența gestionării proiectelor.
În primul rând, conducerea companiei poate vedea într-un singur loc toate proiectele dintr-o anumită categorie și, pe baza informațiilor structurate, poate lua decizii privind adăugarea unui alt proiect în portofoliu, eliminarea din portofoliu a proiectelor care și-au pierdut atractivitatea etc.
Așadar, să analizăm mai îndeaproape, de exemplu, un portofoliu denumit „Dezvoltarea de noi produse” pentru a arăta avantajele gestionării prin portofolii de proiecte într-o companie de producție.
Un astfel de portofoliu de proiecte creat în sistemul de gestionare a proiectelor FlexiProject este prezentat în ilustrația de mai jos. Ce vede consiliul de administrație/managementul companiei pe un astfel de ecran și cum poate lua decizii eficiente pe baza acestuia:

• Graficul din stânga sus a ecranului are un dublu scop.
  Acesta clasifică proiectele din portofoliu în funcție de atractivitatea lor pentru companie, proiectele din zona verde fiind cele mai atractive.
  Atractivitatea scade pe măsură ce vă deplasați spre colțul din stânga sus al graficului.
  În plus, graficul prezintă, de asemenea, inițiative/idei și potențiali candidați pentru proiecte viitoare.
  Înțelegerea acestui grafic este esențială pentru ca managementul companiei să poată discuta despre componența optimă a portofoliului de proiecte de dezvoltare a produselor noi.
• În partea de jos a ecranului, sunt afișate trei linii: datele curente ale portofoliului, planul adoptat și abaterea valorilor curente de la plan.
  Astfel, dacă o companie alocă, de exemplu, 10 milioane PLN pentru dezvoltarea de produse noi pe o anumită perioadă, atunci observând acest ecran în orice moment, va fi posibil să se vadă în ce măsură acest obiectiv este realizat.
  Să presupunem că anumiți parametri ai portofoliului prezintă abateri negative.
  În acest caz, sistemul ne permite să efectuăm simulări particulare – de exemplu, cum se vor comporta parametrii observați dacă un proiect este eliminat din portofoliu sau dacă este introdusă o nouă inițiativă.

Un alt avantaj al portofoliului de proiecte este capacitatea de a observa o foaie de parcurs care arată prioritizarea proiectelor în timp și modul în care progresează implementarea acestora în raport cu planul aprobat.
O astfel de foaie de parcurs este prezentată în următoarea ilustrație.
Planul pentru fiecare proiect este prezentat cu o bară neagră subțire, iar starea actuală a proiectului este prezentată cu o bară albastră lată.
În acest fel, conducerea companiei dispune în orice moment, într-un mod evident, de informații cu privire la starea actuală a tuturor proiectelor din portofoliul de proiecte strategice.

Crearea de standarde de gestionare pentru proiectele de natură repetitivă

O societate de producție realizează zeci de proiecte anuale pentru a dezvolta și lansa noi produse sau proiecte de investiții.
De foarte multe ori, astfel de proiecte sunt similare între ele și, mai mult, mai multe societăți de producție doresc să pună în aplicare standarde rezonabile pentru implementarea fără probleme a acestor proiecte.
În acest scop, de exemplu, pentru proiectele de dezvoltare de noi produse, poate fi elaborat un așa-numit proces optim master sau țintă, iar același lucru merită creat pentru proiectele de investiții (desigur, astfel de șabloane pot fi realizate pentru proiectele de marketing, resurse umane sau IT).
Un astfel de șablon este adesea un șablon de proiect principal pentru structura programului și a bugetului, un indiciu cu o listă de riscuri potențiale și o descriere a produselor așteptate într-un astfel de proiect.
Ca parte a definirii produselor, merită să se includă în astfel de standarde, de exemplu, modelele de documente necesare și așa-numitele bune practici, cu alte cuvinte, exemple despre cum ar trebui să arate, în cel mai bun mod, anumite produse – acestea pot fi exemple din proiecte anterioare foarte bine implementate.

Planificarea corectă a tuturor proiectelor și monitorizarea abaterilor în timpul implementării acestora

Având în vedere că multe proiecte de natură diferită sunt desfășurate simultan în întreprinderile de producție, planificarea corectă a acestora este de mare folos.
Proiectele implică o mulțime de resurse umane și financiare; din acest motiv, întreprinderile de producție trebuie să asigure o eficiență ridicată în executarea proiectelor pentru a maximiza profitul.
Se spune că absența unui plan este cel mai bun plan pentru eșecul proiectului – există, fără îndoială, ceva în această zicală.
Atunci când o echipă de proiect începe să execute un proiect fără un plan, nu știe dacă va reuși la timp, dacă execută ceea ce trebuie etc., și pur și simplu merge înainte.
Lipsa unui plan duce adesea la haos și la demotivarea următoarei echipe.
Consiliul de administrație al companiei, sau conducerea în general, are nevoie de un punct de referință pentru a monitoriza dacă proiectele sunt implementate eficient.
Primul pas în crearea unui plan de proiect ar trebui să fie realizarea unei bune carte a proiectului. Carta proiectului, așa cum este exemplificată în ilustrația de mai jos și extrasă din sistemul de gestionare a proiectelor FlexiProject, este un instrument puternic pentru dezvoltarea și comunicarea unui concept de proiect tuturor părților interesate.
Aceasta asigură că toată lumea este pe aceeași lungime de undă și că orice discrepanță de înțelegere poate fi rectificată de la început, promovând o cultură a comunicării clare și a cunoașterii comune. În plus față de Carta proiectului, aș dori să subliniez faptul că construirea calendarului proiectului și distribuția acestuia în timp sunt prezentate într-o diagramă Gantt.
Calendarul proiectului prezintă fazele proiectului, etapele, sarcinile și reperele acestuia.
De asemenea, acesta vă permite să determinați termenele limită și responsabilitățile fiecărei sarcini.
Lucrul la program oferă ocazia de a vă gândi cu atenție la ceea ce trebuie făcut și la modul optim de a face acest lucru.

Conducerea și conducerea unei întreprinderi de producție ar trebui să monitorizeze periodic progresul proiectelor în curs

Toată lumea este familiarizată cu zicala conform căreia „ochiul Domnului îngrașă calul”.
Același lucru este valabil și pentru proiecte – dacă acestea ies de pe radarul interesului conducerii superioare, încep să se „rostogolească la nesfârșit”, ceea ce orice companie ar trebui să evite.
Cel puțin o dată pe lună, proiectele-cheie aflate în desfășurare în companie ar trebui să fie trecute în revistă și analizate de Consiliul de administrație.
Am lucrat odată la o companie de producție substanțială, unde exista o așa-numită revizuire strategică a proiectelor o dată pe lună.
Consiliul de administrație și managerii-cheie ai companiei se întâlneau și ascultau rapoartele managerilor de proiect responsabili de proiectele strategice.
Acest lucru a permis, pe de o parte, luarea la timp a deciziilor necesare și, pe de altă parte, a motivat echipele de proiect să lucreze bine.
În acest sens, modulul Automated Project Reviews din sistemul FlexiProject va ajuta în mod semnificativ managementul companiilor de producție.

Dacă nu aveți unul, creați un birou de gestionare a proiectelor (PMO)

Varietatea proiectelor desfășurate într-o întreprindere de producție, necesitatea de a pune în aplicare standarde și nevoia de a furniza conducerii informații adecvate cu privire la situația proiectelor întreprinderii justifică existența unui birou de gestionare a proiectelor în cadrul organizației.
În prezent, se vorbește mult despre faptul că acesta ar trebui să fie un așa-numit PMO digital, adică dotat cu instrumente IT adecvate și care să le utilizeze cu pricepere, precum și să promoveze utilizarea tehnologiilor în cadrul organizației pentru a sprijini gestionarea proiectelor.

Optimizarea gestionării proiectelor în întreprinderile de producție

Întreprinderile de producție realizează un număr mare de proiecte de natură diferită.
Aceste proiecte implică resurse umane și financiare semnificative, astfel încât întreprinderile ar trebui să depună treptat eforturi maxime pentru a atinge excelența în gestionarea proiectelor.