Řízení projektů a projektových portfolií ve výrobní společnosti pomocí FlexiProject

Pro většinu výrobních společností je charakteristické, že nejprve vymyslí výrobky, které chtějí prodávat na trhu, a poté nastaví výrobní procesy pro jejich výrobu.
Zde je třeba dodat, že ne každá výrobní společnost je zároveň inovační společností – tj. ne každá společnost vymýšlí nové výrobky, protože některé takové společnosti vyrábějí výrobky jménem jiných společností, které mají na starosti pouze jejich vynalézání a marketing a prodej.
Pro tento článek však předpokládejme, že hovoříme o „klasické“ výrobní společnosti s jejími výrobky.

Kontext řízení projektů ve výrobním podniku

Pokud jde o dříve představené charakteristiky výrobního podniku, můžeme v něm rozlišit několik kategorií projektů:

• Projekty výzkumu a vývoje (R&D) – například v kosmetických nebo farmaceutických společnostech;
• Navrhování a zavádění nových produktů (také rozšíření produktových řad a vylepšení již prodávaných produktů);
• Projekty implementace produktů;
• Marketingové projekty;
• Investiční projekty – zavádění nových technologií, modernizace a obnova výrobní infrastruktury, rozvoj továren atd..;
• Optimalizační projekty:
  • Projekty související s optimalizací podnikových procesů,
  • Restrukturalizační projekty,
  • IT projekty,
  • projekty organizační povahy,
• Legislativní projekty – projekty, jejichž realizace je vyžadována zákonem.

Výrobní společnost má tak širokou škálu probíhajících projektů, že musí zajistit vhodný přístup k realizaci každého z nich.
Obecné zásady, jako je například to, že každý projekt musí mít projektovou chartu nebo projektový plán, mohou být samozřejmě jednotné pro všechny kategorie; v detailech však již bude mnoho rozdílů, které je vhodné zvážit.
Níže se budeme zabývat několika bezprostředně relevantními zásadami pro efektivní řízení projektů ve výrobním podniku.
Tyto zásady představují teoretické koncepty a praktické nástroje, které lze aplikovat na naše probíhající projekty.

Vytvořit portfolia projektů pro každou významnou kategorii projektů.

Projektová portfolia nám pomohou shromáždit všechny projekty se společnými charakteristikami na jednom místě.
Následující obrázek ukazuje seznam projektových portfolií vytvořených ve výrobní společnosti v systému řízení projektů FlexiProject. Projektová portfolia zvyšují efektivitu řízení projektů.
Především vedení společnosti vidí všechny projekty v dané kategorii na jednom místě a na základě strukturovaných informací může rozhodovat o zařazení dalšího projektu do portfolia, vyřazení projektů, které ztratily atraktivitu, apod.
Podívejme se tedy blíže například na portfolio s názvem „Vývoj nových výrobků“, abychom si ukázali výhody řízení prostřednictvím projektových portfolií ve výrobní společnosti.
Takové portfolio projektů vytvořené v systému řízení projektů FlexiProject je znázorněno na následujícím obrázku. Co vidí představenstvo/vedení společnosti na takové obrazovce a jak na jejím základě může přijímat efektivní rozhodnutí:

• Graf v levém horním rohu obrazovky má dvojí účel.
  Řadí projekty v portfoliu podle jejich atraktivity pro společnost, přičemž projekty v zelené oblasti jsou nejatraktivnější.
  Atraktivita se snižuje s postupem do levého horního rohu grafu.
  Kromě toho graf představuje také iniciativy/ideje a potenciální kandidáty na budoucí projekty.
  Pochopení tohoto grafu je pro vedení společnosti klíčové pro diskusi o optimálním složení portfolia projektů vývoje nových produktů.
• Ve spodní části obrazovky se zobrazují tři řádky: aktuální údaje o portfoliu, přijatý plán a odchylka aktuálních hodnot od plánu.
  Pokud tedy společnost vyčlení například 10 milionů PLN na vývoj Nových produktů v určitém období, pak sledováním této obrazovky bude možné kdykoli zjistit, do jaké míry je tento cíl realizován.
  Předpokládejme, že konkrétní parametry portfolia vykazují záporné odchylky.
  V takovém případě nám systém umožní provést konkrétní simulace – například jak se budou sledované parametry chovat, pokud bude projekt z portfolia vyřazen nebo bude zavedena nová iniciativa.

Další výhodou portfolia projektů je možnost sledovat plán, který ukazuje, jak jsou projekty v průběhu času prioritizovány a jak probíhá jejich realizace v porovnání se schváleným plánem.
Takový plán je znázorněn na následujícím obrázku.
Plán každého projektu je znázorněn tenkým černým pruhem a aktuální stav projektu širokým modrým pruhem.
Vedení společnosti tak má kdykoli k dispozici přehledné informace o aktuálním stavu všech projektů v portfoliu strategických projektů.

Vytvoření standardů řízení pro projekty opakující se povahy.

Výrobní společnost realizuje ročně desítky projektů na vývoj a uvedení nových výrobků nebo investičních projektů.
Velmi často jsou si takové projekty podobné, a navíc několik výrobních společností chce zavést rozumné standardy pro hladkou realizaci takových projektů.
Za tímto účelem lze například pro projekty vývoje nových výrobků vytvořit tzv. hlavní nebo cílový optimální proces a totéž se vyplatí vytvořit pro investiční projekty (samozřejmě lze takové šablony vytvořit i pro marketingové, personální nebo IT projekty).
Takovou šablonou bývá často hlavní šablona projektu pro strukturu harmonogramu a rozpočtu, nápověda se seznamem možných rizik a popis očekávaných produktů v takovém projektu.
V rámci definování produktů je vhodné do takových standardů zahrnout například požadované vzory dokumentů a tzv. best practices, jinými slovy příklady toho, jak by nejlépe měly určité produkty vypadat – může jít o příklady z velmi dobře realizovaných dřívějších projektů.

Správně plánovat všechny projekty a sledovat odchylky během jejich realizace.

Vzhledem k tomu, že ve výrobních podnicích probíhá současně mnoho projektů různého charakteru, je jejich správné plánování velkým přínosem.
Projekty vyžadují velké množství lidských a finančních zdrojů; z tohoto důvodu musí výrobní podniky zajistit vysokou efektivitu při realizaci projektů, aby maximalizovaly zisk.
Říká se, že absence plánu je nejlepším plánem na neúspěch projektu – na tomto rčení nepochybně něco je.
Když projektový tým začne realizovat projekt bez plánu, neví, jestli to stihne včas, jestli provádí správnou věc atd. a prostě jde dopředu.
Absence plánu často vede k chaosu a demotivaci následujícího týmu.
Představenstvo společnosti nebo obecně management potřebuje referenční bod, který by sledoval, zda jsou projekty realizovány efektivně.
Prvním krokem při tvorbě plánu projektu by mělo být vytvoření kvalitního statutu projektu. Projektová charta, jak je znázorněno na obrázku níže a čerpáno ze systému řízení projektů FlexiProject, je mocným nástrojem pro vypracování a sdělení koncepce projektu všem zúčastněným stranám.
Zajišťuje, že všichni jsou na stejné vlně a případné nesrovnalosti v chápání lze napravit hned na začátku, což podporuje kulturu jasné komunikace a sdílení znalostí. Kromě Charty projektu bych rád upozornil, že konstrukce harmonogramu projektu a jeho rozložení v čase jsou prezentovány v Ganttově diagramu.
Harmonogram projektu zobrazuje fáze projektu, jeho etapy, úkoly a milníky.
Umožňuje také určit termíny a odpovědnosti jednotlivých úkolů.
Práce na harmonogramu poskytuje příležitost důkladně si promyslet, co je třeba udělat a jak to udělat optimálně.

Vedení a management výrobního podniku by měl pravidelně sledovat průběh probíhajících projektů.

Všichni znají rčení, že „oko Páně vykrmuje koně“.
Totéž platí i pro projekty – pokud se dostanou mimo zájem vyššího managementu, začnou se „věčně válet“, čemuž by se měla každá firma vyhnout.
Alespoň jednou měsíčně by mělo představenstvo projít a analyzovat klíčové projekty probíhající ve firmě.
Kdysi jsem pracoval v jedné významné výrobní společnosti, kde se jednou měsíčně konal takzvaný Strategic Project Review.
Představenstvo a klíčoví manažeři společnosti se sešli a vyslechli si zprávy projektových manažerů odpovědných za strategické projekty.
To na jedné straně umožňovalo včas přijímat potřebná rozhodnutí a na druhé straně motivovalo projektové týmy k dobré práci.
V tomto ohledu modul Automatizované revize projektů v systému FlexiProject významně pomůže řízení výrobních společností.

Pokud žádnou nemáte, vytvořte si kancelář pro řízení projektů (tzv. PMO).

Různorodost projektů realizovaných ve výrobním podniku, potřeba zavádět standardy a potřeba poskytovat vedení podniku odpovídající informace o situaci v oblasti projektů odůvodňuje existenci kanceláře projektového řízení v organizaci.
V současné době se hodně hovoří o tom, že by to měla být tzv. digitální PMO, tj. vybavená vhodnými IT nástroji a dovedně je využívající, a také podporující využívání technologií v organizaci na podporu projektového řízení.

Optimalizace řízení projektů ve výrobních podnicích

Výrobní společnosti realizují velké množství projektů různého charakteru.
Tyto projekty zahrnují značné lidské a finanční zdroje, a proto by společnosti měly postupně vyvinout maximální úsilí k dosažení dokonalosti v řízení projektů.