Como é que o PMO pode comunicar o estado dos projectos à direção da empresa de forma mais eficaz?
No meu anterior emprego, ocupei o cargo de Diretor de Estratégia numa grande empresa polaca. Durante esse tempo, foi criado um Gabinete de Gestão de Projectos (PMO) na área que eu geria. A empresa dava grande importância à existência de uma estratégia empresarial sólida e fazia esforços significativos para a implementar eficazmente. É do conhecimento geral que, quando uma empresa desenvolve um conjunto de objectivos estratégicos, são identificados projectos para cada objetivo, para ajudar a alcançá-los. O aumento do número de projectos na empresa onde trabalhei levou à criação do PMO. A administração da empresa decidiu dedicar um dia por mês para analisar a forma como os projectos estratégicos estavam a ser implementados – como resultado, um evento de um dia inteiro chamado Revisão do Projeto Estratégico apareceu no calendário de cada membro da equipa de gestão todos os meses. No artigo, explicarei como esta iniciativa teve impacto na eficiência da execução dos projectos e os desafios que enfrentámos durante a sua implementação – encorajo-te a continuar a ler para saberes mais sobre os detalhes deste processo.
O contexto da criação e os desafios do Gabinete de Gestão de Projectos
A direção da empresa decidiu dedicar um dia inteiro por mês à revisão da implementação dos projectos estratégicos. Como resultado, cada membro da equipa de gestão tinha um evento de um dia inteiro chamado Revisão do Projeto Estratégico agendado no seu calendário todos os meses. A administração exigia que o Diretor do PMO preparasse uma apresentação em PowerPoint para cada revisão mensal do projeto, onde o estado de cada projeto era descrito em dois diapositivos, seguindo um formato normalizado desenvolvido antecipadamente. E foi aqui que começaram os primeiros desafios para o Diretor do PMO. Para criar esta apresentação em PowerPoint para a direção, o Diretor do PMO tentava reunir-se previamente com cada gestor de projeto para discutir o estado do projeto e, em seguida, atualizar os dois diapositivos de estado em conformidade. Um problema significativo era o agendamento destas reuniões. Muitas vezes, os gestores de projeto não conseguiam encontrar tempo para se reunirem e, mesmo quando uma reunião era marcada, era frequentemente remarcada várias vezes porque “outra coisa tinha prioridade”. Como resultado, houve situações em que, durante a Revisão do Projeto Estratégico, a gestão expressou insatisfação com o trabalho do PMO – apesar de o PMO ter feito um esforço significativo para preparar tudo antes da reunião. Acredito que situações semelhantes podem ocorrer em muitas organizações.
Uma solução: A funcionalidade das revisões automáticas de projectos
Quando decidimos desenvolver o software de gestão de projectos e portfóliosFlexiProject , o nosso objetivo estratégico era criar uma ferramenta que facilitasse significativamente o trabalho do PMO na comunicação do estado dos projectos da empresa – especificamente, o estado dos projectos para a equipa de gestão. Para tal, introduzimos a funcionalidade de revisões automáticas de projectos. Antes de descrever em pormenor como funcionam as revisões automáticas de projectos, gostaria de sublinhar que, na prática, se revelaram altamente eficazes. Algumas grandes empresas que utilizam o site FlexiProject há algum tempo (tanto em indústrias de produção como em instituições financeiras) integraram as revisões automáticas de projectos nos seus mecanismos de relatório de estado do projeto para a gestão. Isto significa que quando um gestor de projeto ou PMO reporta o estado de um projeto ao patrocinador do projeto, ao comité de direção ou à direção da empresa, é obrigado a fazê-lo utilizando as revisões automáticas do FlexiProject.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
Como funciona na prática a comunicação do estado do projeto à direção?
No sistema FlexiProject, ao criar uma nova revisão de projeto, o PMO introduz o nome da revisão, a data em que esta deve ter lugar e seleciona os projectos a rever. Nesta altura, cada gestor de projeto recebe uma notificação por e-mail do sistema informando-o de que o seu projeto será revisto pelo conselho de administração, patrocinador ou comité diretor no dia especificado. Antes da data de revisão, o gestor de projeto deve atualizar todos os dados no sistema e preencher o chamado One Pager, que equivale a dois diapositivos em .ppt, tal como descrito anteriormente neste artigo. No entanto, no sistema FlexiProject, este processo é muito mais fácil, uma vez que muitos elementos do formulário One Pager são preenchidos automaticamente e o papel do gestor de projeto é apenas comentar a situação do seu projeto de forma adequada. Depois de o gestor de projeto ter preenchido o seu One Pager, clica no botão “pronto para revisão” e, nesse momento, o PMO vê essa informação. A ilustração seguinte mostra um exemplo de One Pager:
Quando os gestores de projeto completam os seus One Pagers e notificam a prontidão para revisão, o PMO pode ver imediatamente no seu painel de controlo quais os projectos que estão prontos para revisão. Como mostra a ilustração abaixo, sempre que houver um pequeno marcador verde no lado esquerdo, significa que o gestor de projeto informou sobre a prontidão para revisão.
Quando todos os gestores de projeto comunicam a sua prontidão para revisão, tanto o PMO como o conselho de administração podem apresentar todos os estados do projeto juntamente com os comentários dos gestores de projeto numa única página. Os comentários dos gestores de projeto são comunicados diretamente ao conselho de administração e a outras partes interessadas. Se houver demasiados projectos neste painel e for difícil navegar na lista, por exemplo, o CEO pode filtrar apenas os projectos que têm um estado médio ou mau e concentrar-se nos projectos problemáticos em que é necessária uma resposta e uma decisão de um membro do conselho. O que é útil nas organizações é a capacidade de rever o histórico dos One Pagers e, por exemplo, ver o que o gestor de projeto disse sobre o seu projeto há três ou seis meses. As Revisões Automatizadas de Projectos melhoram significativamente o conforto e a eficácia do trabalho do PMO, bem como fornecem claramente ao conselho de administração informações sobre a situação dos projectos da empresa.
