W jaki sposób PMO może skuteczniej raportować statusy projektów kierownictwu firmy?
W mojej poprzedniej pracy zajmowałem stanowisko Dyrektora Strategii w dużej polskiej firmie. W tym czasie w zarządzanym przeze mnie obszarze powstało Biuro Zarządzania Projektami (PMO). Firma przywiązywała dużą wagę do posiadania solidnej strategii biznesowej i podejmowała znaczne wysiłki w celu jej skutecznego wdrożenia. Powszechnie wiadomo, że gdy firma opracowuje zestaw celów strategicznych, dla każdego z nich identyfikowane są projekty, które mają pomóc w ich osiągnięciu. Wraz ze wzrostem liczby projektów w firmie, w której pracowałem, doprowadziło to do utworzenia PMO. Kierownictwo firmy postanowiło poświęcić jeden dzień w miesiącu na przegląd realizacji projektów strategicznych – w rezultacie w kalendarzu każdego członka zespołu zarządzającego pojawiło się całodniowe wydarzenie o nazwie Przegląd Projektów Strategicznych. W artykule wyjaśnię, w jaki sposób ta inicjatywa wpłynęła na efektywność realizacji projektów i jakie wyzwania napotkaliśmy podczas jej wdrażania – zachęcam do dalszej lektury, aby dowiedzieć się więcej o szczegółach tego procesu.
Kontekst utworzenia i wyzwania związane z biurem zarządzania projektami
Kierownictwo firmy postanowiło poświęcić jeden pełny dzień każdego miesiąca na przegląd realizacji projektów strategicznych. W rezultacie każdy członek zespołu zarządzającego miał zaplanowane w swoim kalendarzu co miesiąc całodniowe wydarzenie o nazwie Przegląd Projektów Strategicznych. Kierownictwo wymagało od dyrektora PMO przygotowania prezentacji PowerPoint na każdy comiesięczny przegląd projektów, w której status każdego projektu był opisany na dwóch slajdach, zgodnie ze standardowym formatem opracowanym z wyprzedzeniem. I tu zaczęły się pierwsze wyzwania dla dyrektora PMO. Aby stworzyć prezentację PowerPoint dla kierownictwa, dyrektor PMO próbował wcześniej spotkać się z każdym kierownikiem projektu, aby omówić status projektu, a następnie odpowiednio zaktualizować dwa slajdy statusu. Istotnym problemem było zaplanowanie tych spotkań. Często kierownicy projektów nie mogli znaleźć czasu na spotkanie, a nawet jeśli spotkanie zostało zaplanowane, często było ono wielokrotnie przekładane, ponieważ „coś innego miało pierwszeństwo”. W rezultacie zdarzały się sytuacje, w których podczas przeglądu strategicznego projektu kierownictwo wyrażało niezadowolenie z pracy PMO – mimo że PMO włożyło wiele wysiłku w przygotowanie wszystkiego przed spotkaniem. Uważam, że podobne sytuacje mogą mieć miejsce w wielu organizacjach.
Rozwiązanie: Funkcjonalność zautomatyzowanych przeglądów projektów
Kiedy zdecydowaliśmy się na stworzenie narzędzia do zarządzania projektami i portfelem projektów FlexiProject , naszym strategicznym celem było stworzenie narzędzia, które znacznie ułatwiłoby pracę PMO w zakresie raportowania statusu projektów firmy – w szczególności statusów projektów dla zespołu zarządzającego. Aby to osiągnąć, wprowadziliśmy funkcjonalność automatycznych przeglądów projektów. Zanim opiszę szczegółowo, jak działają automatyczne przeglądy projektów, chcę podkreślić, że okazały się one bardzo skuteczne w praktyce. Niektóre duże firmy korzystające z FlexiProject od dłuższego czasu (zarówno w branżach produkcyjnych, jak i instytucjach finansowych) zintegrowały automatyczne przeglądy projektów z mechanizmami raportowania statusu projektów dla kierownictwa. Oznacza to, że gdy kierownik projektu lub PMO raportuje status projektu sponsorowi projektu, komitetowi sterującemu lub zarządowi firmy, musi to robić za pomocą automatycznych przeglądów FlexiProject.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
Jak w praktyce wygląda raportowanie statusu projektu do kierownictwa?
W systemie FlexiProject, podczas tworzenia nowego przeglądu projektu, PMO wprowadza nazwę przeglądu, datę, kiedy ma się odbyć i wybiera projekty do przeglądu. W tym momencie każdy kierownik projektu otrzymuje powiadomienie e-mail z systemu informujące go, że jego projekt zostanie poddany przeglądowi przez zarząd, sponsora lub komitet sterujący w określonym dniu. Przed datą przeglądu kierownik projektu musi zaktualizować wszystkie dane w systemie i wypełnić tak zwany One Pager, który jest odpowiednikiem dwóch slajdów w .ppt, jak opisano wcześniej w artykule. W systemie FlexiProject proces ten jest jednak znacznie łatwiejszy, gdyż wiele elementów w formularzu One Pager jest wypełnianych automatycznie, a rolą kierownika projektu jest jedynie odpowiednie skomentowanie sytuacji swojego projektu. Gdy kierownik projektu wypełni swój One Pager, klika przycisk „gotowy do przeglądu” i w tym momencie PMO widzi te informacje. Poniższa ilustracja przedstawia przykładowy One Pager:
Gdy kierownicy projektów wypełnią swoje One Pagery i powiadomią o gotowości do przeglądu, PMO może natychmiast zobaczyć na swoim pulpicie nawigacyjnym, które projekty są gotowe do przeglądu. Jak pokazano na poniższej ilustracji, wszędzie tam, gdzie po lewej stronie znajduje się mały zielony znacznik, oznacza to, że kierownik projektu poinformował o gotowości do przeglądu.
Gdy wszyscy kierownicy projektów zgłoszą swoją gotowość do przeglądu, zarówno PMO, jak i zarząd mogą wyświetlać wszystkie statusy projektów wraz z komentarzami kierowników projektów na jednej stronie. Komentarze kierowników projektów są zgłaszane bezpośrednio do zarządu i innych interesariuszy. Jeśli na pulpicie znajduje się zbyt wiele projektów i trudno jest poruszać się po liście, dyrektor generalny może na przykład filtrować tylko te projekty, które mają średni lub słaby stan i skupić się na problematycznych projektach, w przypadku których potrzebna jest reakcja i decyzja członka zarządu. To, co jest przydatne w organizacjach, to możliwość przeglądania historycznych One Pagerów i na przykład zobaczenia, co kierownik projektu powiedział o swoim projekcie trzy lub sześć miesięcy temu. Zautomatyzowane Przeglądy Projektów znacząco poprawiają komfort i efektywność pracy PMO, a także w przejrzysty sposób dostarczają zarządowi informacji o sytuacji projektowej firmy.
