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Wie kann das PMO der Unternehmensleitung den Projektstatus effektiver mitteilen?

In meinem vorherigen Job hatte ich die Position des Strategie-Direktors bei einem großen polnischen Unternehmen inne. In dieser Zeit wurde in dem Bereich, den ich leitete, ein Project Management Office (PMO) eingerichtet. Das Unternehmen legte großen Wert auf eine solide Geschäftsstrategie und unternahm erhebliche Anstrengungen, um sie effektiv umzusetzen. Es ist allgemein bekannt, dass, wenn ein Unternehmen eine Reihe von strategischen Zielen entwickelt, für jedes Ziel Projekte festgelegt werden, die dazu beitragen, diese Ziele zu erreichen. Als die Zahl der Projekte in dem Unternehmen, in dem ich arbeitete, wuchs, führte dies zur Gründung des PMO. Die Unternehmensleitung beschloss, jeden Monat einen Tag für die Überprüfung der Umsetzung strategischer Projekte zu reservieren – das Ergebnis war eine ganztägige Veranstaltung namens Strategic Project’s Review, die jeden Monat im Kalender eines jeden Mitglieds des Managementteams auftauchte. In diesem Artikel erläutere ich, wie sich diese Initiative auf die Effizienz der Projektdurchführung ausgewirkt hat und mit welchen Herausforderungen wir bei ihrer Umsetzung konfrontiert waren – ich möchte Sie ermutigen, weiterzulesen, um mehr über die Einzelheiten dieses Prozesses zu erfahren.

Der Kontext der Einrichtung und die Herausforderungen des Project Management Office

Das Management des Unternehmens beschloss, jeden Monat einen ganzen Tag der Überprüfung der Umsetzung strategischer Projekte zu widmen. Infolgedessen hatte jedes Mitglied des Managementteams jeden Monat eine ganztägige Veranstaltung mit der Bezeichnung „Überprüfung der strategischen Projekte“ in seinem Kalender stehen. Das Management verlangte vom PMO-Direktor, dass er für jede monatliche Projektbesprechung eine PowerPoint-Präsentation vorbereitete, in der der Status jedes Projekts auf zwei Folien beschrieben wurde, und zwar nach einem im Voraus entwickelten standardisierten Format. Und hier begannen die ersten Herausforderungen für den PMO-Direktor. Um diese PowerPoint-Präsentation für das Management zu erstellen, versuchte der PMO-Direktor, sich vorher mit jedem Projektmanager zu treffen, um den Projektstatus zu besprechen und dann die beiden Statusfolien entsprechend zu aktualisieren. Ein großes Problem war die Terminierung dieser Treffen. Oft fanden die Projektmanager keine Zeit für ein Treffen, und selbst wenn ein Treffen anberaumt wurde, wurde es häufig mehrfach verschoben, weil „etwas anderes Vorrang hatte“. Infolgedessen gab es Situationen, in denen das Management während der Überprüfung des strategischen Projekts seine Unzufriedenheit mit der Arbeit des PMO zum Ausdruck brachte – und das, obwohl das PMO erhebliche Anstrengungen unternommen hatte, um alles vor dem Treffen vorzubereiten. Ich glaube, dass ähnliche Situationen in vielen Organisationen auftreten können.

Eine Lösung: Die Funktionalität von automatisierten Projektüberprüfungen

Als wir uns entschlossen, die Projekt- und Portfoliomanagement-SoftwareFlexiProject zu entwickeln, bestand unser strategisches Ziel darin, ein Tool zu schaffen, das die Arbeit des PMO bei der Berichterstattung über den Projektstatus des Unternehmens – insbesondere über den Projektstatus für das Managementteam – erheblich erleichtern würde. Um dies zu erreichen, haben wir die Funktion der automatisierten Projektüberprüfung eingeführt. Bevor ich im Detail beschreibe, wie automatisierte Projektüberprüfungen funktionieren, möchte ich betonen, dass sie sich in der Praxis als äußerst effektiv erwiesen haben. Einige große Unternehmen, die FlexiProject bereits seit einiger Zeit einsetzen (sowohl in der Fertigungsindustrie als auch in Finanzinstituten), haben automatisierte Projektüberprüfungen in ihre Projektstatus-Berichtsmechanismen für das Management integriert. Das bedeutet, dass ein Projektmanager oder ein PMO, wenn er dem Projektsponsor, dem Lenkungsausschuss oder der Unternehmensleitung über den Status eines Projekts berichtet, die automatisierten Überprüfungen von FlexiProjectverwenden muss.

Wie funktioniert die Berichterstattung über den Projektstatus an das Management in der Praxis?

Wenn alle Projektmanager ihre Bereitschaft zur Überprüfung melden, können sowohl das PMO als auch der Vorstand alle Projektstatus zusammen mit den Kommentaren der Projektmanager auf einer einzigen Seite anzeigen. Die Kommentare der Projektmanager werden direkt an den Vorstand und andere Beteiligte weitergeleitet. Wenn es zu viele Projekte auf diesem Dashboard gibt und es schwierig ist, in der Liste zu navigieren, kann der CEO beispielsweise nur die Projekte herausfiltern, die einen durchschnittlichen oder schlechten Zustand aufweisen, und sich auf problematische Projekte konzentrieren, bei denen eine Reaktion und Entscheidung eines Vorstandsmitglieds erforderlich ist. Was in Unternehmen nützlich ist, ist die Möglichkeit, historische One Pager einzusehen und zum Beispiel zu sehen, was der Projektleiter vor drei oder sechs Monaten über sein Projekt gesagt hat. Automatisierte Projektübersichten verbessern den Komfort und die Effektivität der Arbeit des PMOs erheblich und versorgen den Vorstand eindeutig mit Informationen über die Projektsituation des Unternehmens.