¿Cómo puede la PMO informar de la situación de los proyectos a la dirección de la empresa de forma más eficaz?
En mi anterior trabajo, ocupé el cargo de Director de Estrategia en una gran empresa polaca. Durante ese tiempo, se creó una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en el área que yo dirigía. La empresa concedía gran importancia a disponer de una estrategia empresarial sólida e hizo grandes esfuerzos para aplicarla eficazmente. Es bien sabido que cuando una empresa desarrolla un conjunto de objetivos estratégicos, a continuación se identifican proyectos para cada objetivo con el fin de ayudar a alcanzarlos. A medida que crecía el número de proyectos en la empresa en la que trabajaba, esto llevó a la creación de la PMO. La dirección de la empresa decidió dedicar un día al mes a revisar cómo se estaban ejecutando los proyectos estratégicos; como resultado, cada mes aparecía en el calendario de cada miembro del equipo directivo un evento de un día entero llamado Revisión de Proyectos Estratégicos. En el artículo, explicaré cómo esta iniciativa repercutió en la eficacia de la ejecución de los proyectos y los retos a los que nos enfrentamos durante su puesta en práctica – te animo a que sigas leyendo para conocer más detalles sobre este proceso.
El contexto de creación y los retos de la Oficina de Gestión de Proyectos
La dirección de la empresa decidió dedicar un día entero al mes a revisar la ejecución de los proyectos estratégicos. Como resultado, cada miembro del equipo directivo tenía programado en su calendario un evento de un día entero de duración llamado Revisión de Proyectos Estratégicos cada mes. La dirección exigía al Director de la PMO que preparara una presentación en PowerPoint para cada revisión mensual de los proyectos, en la que se describía el estado de cada proyecto en dos diapositivas, siguiendo un formato estandarizado desarrollado de antemano. Y aquí empezaron los primeros retos para el Director de la PMO. Para crear esta presentación de PowerPoint para la dirección, el Director de la PMO intentaba reunirse previamente con cada director de proyecto para discutir el estado del proyecto y luego actualizar las dos diapositivas de estado en consecuencia. Un problema importante era programar estas reuniones. A menudo, los directores de proyecto no encontraban tiempo para reunirse, e incluso cuando se programaba una reunión, con frecuencia se reprogramaba varias veces porque «otra cosa tenía prioridad». Como resultado, hubo situaciones en las que, durante la Revisión del Proyecto Estratégico, la dirección expresó su insatisfacción con el trabajo de la PMO, a pesar de que ésta se esforzaba mucho por prepararlo todo antes de la reunión. Creo que en muchas organizaciones pueden darse situaciones similares.
Una solución: La funcionalidad de las revisiones automatizadas de proyectos
Cuando decidimos desarrollar el software de gestión de proyectos y carterasFlexiProject , nuestro objetivo estratégico era crear una herramienta que facilitara significativamente el trabajo de la PMO a la hora de informar sobre el estado de los proyectos de la empresa, en concreto, sobre el estado de los proyectos para el equipo directivo. Para conseguirlo, introdujimos la funcionalidad de las revisiones automatizadas de proyectos. Antes de describir en detalle cómo funcionan las revisiones automatizadas de proyectos, quiero subrayar que han demostrado ser muy eficaces en la práctica. Algunas grandes empresas que llevan tiempo utilizando FlexiProject (tanto en industrias de producción como en instituciones financieras) han integrado las revisiones automatizadas de proyectos en sus mecanismos de información sobre el estado de los proyectos para la dirección. Esto significa que cuando un director de proyecto o una PMO informa sobre el estado de un proyecto al patrocinador del proyecto, al comité de dirección o a la dirección de la empresa, se le exige que lo haga utilizando las revisiones automatizadas de FlexiProject.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
¿Cómo funciona en la práctica la información sobre el estado del proyecto a la dirección?
En el sistema FlexiProject, al crear una nueva revisión de proyecto, la PMO introduce el nombre de la revisión, la fecha en que tendrá lugar y selecciona los proyectos que se revisarán. En este punto, cada gestor de proyecto recibe una notificación por correo electrónico del sistema informándole de que su proyecto será revisado por la junta, el patrocinador o el comité de dirección en el día especificado. Antes de la fecha de revisión, el gestor del proyecto debe actualizar todos los datos en el sistema y completar el llamado One Pager, que equivale a dos diapositivas en .ppt como se ha descrito anteriormente en el artículo. Sin embargo, en el sistema FlexiProject, este proceso es mucho más sencillo, ya que muchos elementos del formulario One Pager se rellenan automáticamente, y el papel del gestor de proyectos consiste únicamente en comentar adecuadamente la situación de su proyecto. Una vez que el gestor de proyecto ha completado su One Pager, hace clic en el botón «listo para revisión», y en ese momento, la PMO ve esta información. La siguiente ilustración muestra un ejemplo de One Pager:
Cuando los gestores de proyectos completan sus One Pagers y notifican que están listos para revisión, la PMO puede ver inmediatamente en su panel de control qué proyectos están listos para revisión. Como se muestra en la siguiente ilustración, siempre que haya un pequeño marcador verde en el lado izquierdo, significa que el gestor de proyecto ha informado de la preparación para la revisión.
Cuando todos los directores de proyecto informan de su preparación para la revisión, tanto la PMO como la junta pueden mostrar todos los estados del proyecto junto con los comentarios de los directores de proyecto en una sola página. Los comentarios de los directores de proyecto se comunican directamente a la junta y a otras partes interesadas. Si hay demasiados proyectos en este tablero y es difícil navegar por la lista, por ejemplo, el director general puede filtrar sólo los proyectos que tienen un estado mediocre o malo y centrarse en los proyectos problemáticos en los que se necesita una respuesta y una decisión de un miembro de la junta. Lo que resulta útil en las organizaciones es la posibilidad de revisar los One Pagers históricos y, por ejemplo, ver lo que dijo el director del proyecto sobre su proyecto hace tres o seis meses. Las Revisiones Automatizadas de Proyectos mejoran significativamente la comodidad y eficacia del trabajo de la PMO, además de proporcionar claramente a la junta información sobre la situación de los proyectos de la empresa.
